3. Les services et les activités du Service de
Documentation
3.1 Quels sont les utilisateurs et leurs besoins
documentaires ?
3.1.1 Les utilisateurs internes aux attentes
hétérogènes
Le Service de Documentation a une orientation plutôt
interne. Le public est composé des élus, des agents et des
collaborateurs du cabinet. Avec ces populations très différentes,
les besoins exprimés ou latents, les comportements, les centres
d'intérêts de mêmes que les modes de diffusion sont bien
distincts.
Du côté des élus, de façon
générale, ils portent un intérêt aux sujets suivants
: - Vie politique ;
- Actualité locale ;
- Opinion publique ;
- Echos des actions conduites par la collectivité ;
- Images des élus ;
- Information juridique ;
- Actualité parlementaire.
Ils ont tendance à privilégier la presse dans
leurs sources d'information et sollicitent souvent de nombreux abonnements. En
matière de produits documentaires, leurs préférences vont
plutôt vers les revues de presse, les dossiers de presse...
Certains d'entre eux ont accès à des sources et
des prestations documentaires extérieures du fait de leurs autres
mandats électoraux ou par l'intermédiaire de leurs groupes
politiques.
Les agents, quant à eux, demandent des informations
professionnelles, de nature
technique ou réglementaire. Leurs centres
d'intérêt sont fonction de leurs métiers.
Ce sont aussi les missions des services auxquels ils sont
rattachés et des compétences de la collectivité. Ils
doivent se tenir informés des changements techniques et juridiques
susceptibles d'influer sur leur activité et sur les actions et les
services qu'ils conçoivent ou réalisent pour la
collectivité. A titre d'exemple, un agent employé au service du
personnel sera particulièrement attentif aux évolutions propres
à la fonction publique (statut, primes) et à la gestion du
personnel (droit du travail, rémunération, évaluation). De
son côté, un ingénieur chargé de la construction des
établissements scolaires souhaitera être tenu au courant de
l'actualité dans le domaine de la construction : normes,
matériaux, réalisations architecturales. L'un et l'autre
s'intéresseront à des expériences conduites par d'autres
collectivités ou d'autres organismes dans leurs domaines de
compétence. De façon générale, les agents sont
demandeurs de services ou de produits documentaires qui leur permettent de
suivre l'actualité territoriale et les évolutions techniques qui
concernent leur métier : abonnement à des revues
professionnelles, repérage et acquisition d'ouvrages
spécialisés, veille réglementaire, bulletin
bibliographique...Le cabinet et ses collaborateurs constituent une population
à michemin entre ces deux groupes. Les emplois de cabinet sont tenus par
des collaborateurs politiques et par des conseillers techniques. Ils
gèrent d'une part les affaires relevant de la sphère politique,
et offrent d'autre part une expertise complémentaire à celle des
services territoriaux, ainsi qu'une assistance particulière pour le
courrier et les interventions de l'élu. Directeurs ou chefs de cabinet,
chargés de mission, attachés de cabinet, chargés de
communication accordent généralement une grande importance
à l'information et à la documentation. Les cabinets exigent ainsi
souvent d'être abonnés à un grand nombre de quotidiens,
notamment locaux ou
régionaux, qui leur permettent de suivre
l'actualité locale et de connaitre les tendances qui animent l'opinion
publique. Ils sollicitent régulièrement le Service de
Documentation pour des recherches documentaires pointues ou
l'élaboration de dossiers documentaires. Ils attendent de la
documentation réunie qu'elle facilite ponctuellement leur
activité de communication, leur travail de communication et leur travail
de rédaction des discours que l'élu prononcera au cours de ses
interventions.
Cette distinction agents/cabinet/élus constitue un
premier niveau de segmentation du public. D'ailleurs, les frontières qui
séparent ces groupes sont ténues et loin d'être
étanches.
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