2. La place et les moyens du Service de
Documentation
Le Service de Documentation du Conseil Général
est rattaché à la Direction générale des services.
Cette position lui permet de travailler dans l'intérêt de tous les
services de la collectivité. Les services du Conseil
Général travaillent sur la base de l'information. L'unité
documentaire a un rôle central et jouit d'un grand prestige au sein de
cette administration. Quatre-vingt-huit(88%) des services saluent la pertinence
et la rapidité des réponses apportées à leurs
demandes d'informations. Un service de documentation d'un Conseil
Général a pour mission première de rassembler l'ensemble
des documents qui, après avoir subi le traitement nécessaire,
doivent être répertoriés, rangés et
présentés de manière à répondre rapidement
et commodément aux demandes. Il doit à la fois archiver et
communiquer, deux tâches essentielles qui ne peuvent s'accomplir avec
bonheur qu'à l'aide d'une installation matérielle, rationnelle et
attrayante. Rappelons que dans les services de documentation d'autrefois, on
distinguait nettement les locaux où le public était admis et ceux
où il n'avait pas accès. Cependant, cette distinction a disparu
et la tendance actuelle est de mettre à la portée des usagers, de
préférence dans une grande surface à aire ouverte, les
livres et autres médias afin d'en faciliter l'approche et même
d'en provoquer l'utilisation. C'est ce système moderne que le service de
documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne a
adopté pour ne pas être en reste. Il gère son fonds
documentaire avec deux applications à savoir, Galipe pour la gestion des
périodiques et AIRS pour la base documentaire Système
Inter-collectivité de Documentation Administrative (SIDOCA). Son
aménagement a
tenu compte des divers aspects des activités.
L'équipement, quant à lui, a été choisi selon la
nature des documents réunis, le genre de public, le personnel et le
budget limité. Le montant des crédits de fonctionnement s'est
élevé pour 2007 à cent vingt huit (128 000) euros. Le
matériel technique est composé d'un(1) photocopieurscanner,
d'un(1) lecteur-reproducteur de microfiches et de six (6) micro-ordinateurs
équipés d'imprimantes. Ces outils jouent un rôle essentiel
dans les tâches documentaires du service. Le mobilier est composé
de rayonnages à livres, de présentoirs à
périodiques, de meubles à journaux ainsi que de meubles à
dossier. Considérés comme la base de l'aménagement, les
rayonnages ont été choisis après une étude
objective des moyens et des objectifs du service. Ils sont tous en métal
et sont destinés à ranger les quatre mille cinq cent(4500)
ouvrages. Ils mettent ainsi en valeur ces livres tout en leur assurant un
accès convenable. Les rayonnages à simple face sont placés
le long des murs. Par contre, ceux qui sont à double face sont
installés au centre du local. Ils sont bien orientés. Ils ne font
pas écran à l'éclairage naturel car cela peut être
préjudiciable à la bonne conservation des documents. Chaque
travée est légèrement décalée par rapport
à sa voisine pour apporter plus de souplesse dans la modulation de
l'espace. Quant aux périodiques, ils tiennent au courant d'une certaine
actualité, présentent un attrait que les livres, pour beaucoup
n'ont pas. La lecture des revues, magazines ou divers hebdomadaires est
à la fois une détente et un enrichissement au sein du Conseil
Général de Tarn-et-Garonne. C'est pourquoi ce genre de
publications bénéficie d'une installation et d'un
équipement particuliers. C'est ainsi qu'un coin de périodiques
est aménagé avec chauffeuses, tables basses, lampadaires, mais
aussi des meubles de présentation et de rangement comme des
présentoirs à double face. Le service possède des meubles
à
revues monobloc pour assurer une bonne visibilité de
toutes les couvertures de périodiques même pour les personnes qui
se tiennent debout. Ces meubles comportent des casiers pour la
présentation et le rangement des revues. Le dernier numéro de la
revue est posé sur le support incliné et la collection de
l'année rangée dans la case. Avec ce type de présentoir,
la signalisation se fait rapidement. Quand le lecteur veut replacer le
périodique emprunté, il sait immédiatement sur quelle case
le déposer. Pour manipuler les portes basculantes, il n'est pas
nécessaire de tenir d'une main car il existe un système
autobloquant qui maintient le volet en position horizontale. Par contre, les
mobiliers sont en métal et ainsi le maniement de ces portes entraine un
bruit, ce qui serait le contraire s'ils étaient en bois. Concernant les
journaux, ce sont des armoires de petite taille qui sont utilisées pour
les ranger. Les dossiers, autrement dit les délibérations du
Conseil Général, sont gardés dans des rayonnages à
simple face. Dans un souci d'économie et de facilitation de la gestion
de son fonds, le service profite de la ré-informatisation de la
Médiathèque départementale pour changer son système
d'information. Il utilise une version simplifiée du logiciel de la
Médiathèque départementale de Tarn-et-Garonne, ALOES de la
société Opsys afin de faire disparaître Galipe. Cet outil
était implanté et employé pour la gestion des
périodiques.
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