Paragraphe 2 : Du point de vue des procedures
La SNDE comme nous l'avons déjà souligne a
plusieurs reprises est une structure qui possede un manuel de procedures.
Mais ces procedures sont-elles de nature a favoriser l'action
du DRH en vue de participer A la gestion strategique de
l'entreprise ? D'appuyer et de soutenir la politique de la
direction dans l'atteinte des objectifs ?
Nous allons retracer deux procedures comme exemple et en tirer
les paralleles.
a. Procedure de recrutement
L' article 10 du "Manuel des procedures de Gestion" traite de la
question d'embauche et de reembauche.
Au moment du declenchement du processus d'elaboration du
budget n+1, le DRH instruit le chef de service GRH, qui extrait du plan
pluriannuel de GRH la partie concemant l'annee n+1. Le DRH le valide et le met
a la disposition du departement CGG.
La procedure est alors la suivante :
le chef de service demandeur fait parvenir la demande sign&
par ses soins a la DRH ;
le DRH instruit le Chef de service GRH de proceder a la
valorisation de 1 ' embauche ;
la fiche de demande d'embauche evaluee est retournee au demandeur
qui remplit la fiche de consultation budgetaire.
le demandeur retoume les deux fiches a la DRH,
- le DRH signe la fiche et la transmet au departement CGG,
apres l'avis du chef de departement CGG, les fiches sont
transmises au delegue du
Controle financier
- apres le visa du delegue du controle financier, les fiches
sont transmises au
Directeur General pour requerir sa decision,
apres accord du directeur general, la Fiche est transmise a la
DRH avec instruction d 'engager le processus d'embauche.
Notes :
1. Lorsqu y a refus, la fiche est retournee au
demandezt
·.
2. lorsque le refus ou le report est du chef DCGG ou du
delegue du contrOle financier, les .fiches sont quand meme
transmises au directeur general.
L'etape suivante est la redaction et la publication de l'offre
d'emploi.
Sur instruction du DRH, le Chef de Service GRH, a la reception
de la fiche de Demande d'Embauche, redige 1'Offre d'emploi en collaboration
avec le Chef de Service Formation. Cette offre est d'abord publiee a
l'interieur de I'entreprise. Lorsque l'offre n'est pas satisfaite a l'interieur
de l'entreprise, le Chef de service GRH, sur instruction du
DRH, la transmet par cahier avec accuse de reception au Directeur
general pour sa publication, grand public, dans les medias.
Les dossiers des candidats sont recus par le secretariat du
directeur general, qui les transmet au DRH, qui lui, a son tour les transmet au
Chef de service GRH. Le Chef GRH les transmet au Chef de section Administration
et Personnel. Celui-ci les classe en dossiers complets et incomplets.
Sur proposition du Chef de service GRH, le DRH convoque la
reunion d'un comite de selection qui procede a la premiere selection des
dossiers selon les criteres séance tenante. Une lettre initiee par le
Chef de Service GRH, visee par le DRH, signee par le Directeur General est
envoy& aux candidats non retenus. Les autres dossiers sont transmis au DRH
pour organisation du test.
Le chef de Service Formation concoit, avec l'aide du service
demandeur, les sujets du test. 11 en concoit au moins trois, les garde dans des
enveloppes et une d' elles sera tiree au sort par une main innocente le jour du
test.
Le lendemain ils elabore un corrige et procedent a la correction
des copies.
Le Chef de service Formation convoque les entretiens sur
proposition de la liste arrete par les correcteurs, par ordre decroissant. Une
note est attribuee a chaque candidat.
Un proces verbal de deliberation signe par tous les correcteurs
donne la liste de tous les candidats, leurs moyennes.
Le chef de service formation transmet ce proces verbal au DRH
avec ampliation au directeur general, a l'attention du Chef de service GRH.
Le chef de service GRH arrete la liste au nombre de places
predefinies par l'Offre d'emploi, le signe et le transmet au DRH qui, apres
signature, la transmet au directeur general.
Une correspondance visee par le DRH et sign& par le directeur
general est envoyee aux candidats n' ayant pas ete retenus.
Le directeur general recoit la liste des candidats retenus. Il
convoque une reunion de direction a l'issue de laquelle la liste definitive des
candidats recus, visee par le chef de service GRH, le DRH et signee par le
directeur general est rendue publique.
b. Procedure de formation
L'article 13 du "Manuel des procedures de gestion" stipule :
<< les parties contractantes
reconnaissent l'utilite de la formation professionnelle. La
responsabilite de la promotion
et de la formation incombe a la Direction Generale qui, en
collaboration avec le syndicat,
met en place les structures intemes et recherchera les structures
permettant de :
donner aux travailleurs, par un enseignement approprie, les
connaissances theoriques et pratiques de base necessaires au bon exercice d'un
metier ;
leur permettre d'acquerir des connaissances theoriques pour
s'elever dans la hierarchie professionnelle et pour maitriser les techniques
professionnelles nouvelles ;
assurer une promotion culturelle des travailleurs.
La societe doit mettre en oeuvre tour moyens necessaires pour
assurer le bon fonctionnement des services de formation professionnelle.
>>
b.l. Formation a ('engagement
Au niveau de la SNDE, it est institue une formation
professionnelle a l'embauche. Voici la procedure :
- la demande emane du service du nouvel arrivant ;
le chef de Formation procede a l'analyse de la fiche de demande
et juge de l'opportunite de faire faire la formation en interne ou a
l'exterieur de I'entreprise.
Le chef de Service Formation instruit le chef de section
Programme et Planification de concevoir le contenu de la formation. Celui-ci
determine les modules de formation et leur duree, les formateurs, le cat,
propose un calendrier du deroulement de la formation. Cet etat est soumis au
controle du Chef de Service Formation, qui apres adoption initie une Note de
Presentation au Directeur General qu'il fait viser par le DRH.
Apres sa signature, it fait monter la Fiche de Consultation
Budgetaire prenant en compte le coat de la formation.
Lorsque la logistique est prete, le Chef de Service Formation
fait initier, vise et fait signer par le DRH le programme de formation en meme
temps avec les convocations des agents concernes par la formation.
Et la formation peut alors commencer.
Pour la formation en externe, le Chef de Service Formation
fait initier un courrier pour contacter des ecoles et instituts ; ces notes
sont visees par le DRH et signees par le Directeur General. A la reception des
organismes de formation, le Chef de Service Formation instruit le Chef de
Section Programme et Planification de proceder a Ia selection de celui qui
propose la meilleure offre Qualite/Prix.
Le Chef de Section Programme et Planification monte la Fiche
Analytique de selection qui compare les offres d'au moins trois organismes de
formation, se prononce sur l'organisme a choisir, vise la Fiche et la transmet
au Chef de Service Formation, qui a son tour se prononce et vise la Fiche et
fait une note de presentation requerant la decision du DRH.
Apres Ia decision du DRH, le Chef de Service Formation monte la
Fiche de Consultation Budgetaire.
Lorsque la logistique est prete, le Chef de Service Formation
convoque les candidats et les met en relation avec le Chef de Section Protocole
pour les formalites de depart.
A la fin de la formation, chaque agent forme redige un rapport de
fin de formation.
b.2. Formation professionnelle continue
En debut du mois de septembre de chaque annee, le Chef de
Service Formation met a la disposition des directions et departements des
fiches de proposition de formations qui doivent, en principe, lui etre
retournees sous huitaine, avec commentaires et suggestions du directeur ou du
chef de departement. Ces fiches sont des extraits du plan pluriannuel de
formation.
Au retour de ces fiches, le Chef de Service Formation instruit
le Chef de Section Programme et Planification d'en faire la synthese, de
distinguer celles qui pourront etre organisees en interne et celles qui le
seront en externe, d'en evaluer le coin et de les retoumer au Chef de Service
Formation.
Le chef de Service Formation procede aux verifications a la suite
desquelles it vise le dossier et le transmet au DRH pour signature.
La formation professionnelle continue peut etre dispensee en
interne comme en externe. Dans les deux cas, la procedure reste la meme.
c. Procedure de promotion
pour toute periode de 24 mois, de service, les agents
beneficient d'un avancement automatique a l'echelon immediatement superieur de
la categorie a laquelle ils sont classes, sauf si ['agent fait au cours de
cette periode ]'objet de deux avertissements, d'un blame, d'une mise A pied.
Tout agent a le droit de demander a la Direction Generale de
faire verifier si la categorie oir ii est class& correspond a l'emploi
qu'iI occupe normalement sous reserve de remplir les conditions de recrutement
prevues pour l'acces a la categorie superieure.
Le reclassement intervient dans les deux cas suivants : cas des
agents ayant plafonnes et ce[ui des agents ayant subi une formation
qualifiante.
- Le chef de section GAP dresse la liste des candidats
eligibles, la soumet au visa du chef de service GRH et a la signature du DRH
qui par la suite la met a la disposition de la commission de reclassement qui
statue sur la question.
L'agent ayant subi tine formation qualifiante soumet une
demande de reclassement avec le diplOme obtenu au DG, qui le transmet aux DRH
avec instruction. Lorsque ['instruction du DG consiste en la prise en compte du
diplOme par ['agent, le DRH instruit le Chef de service GRH de preparer la
decision de reclassement. Cette decision est par la suite soumise a la
signature du DG apres le visa du DRH.
- (>9 -
- La SNDE, du moins la Direction des Ressources Humaines n'a
pas un site Internet pour faire la publication des vacances de postes. Et meme
pendant notre sejour dans la structure nous n'avons pas vue des offres d'emploi
publiees alors que dans la meme periode, it y a bien eu des nouvelles recrues.
Donc, les procedures pour le recrutement existent, mais ne sont pas utilisees
de maniere a encourager la concurrence et recruter le candidat avec le meilleur
niveau de qualification possible. On peut alors se demander quel est le role du
DRH dans cette procedure. Nous avons bien note que meme la lettre de refus a
envoyer aux candidats malheureux doit etre signee par le DG.
- au niveau de la formation, nous avons note avec regret la
fermeture de l'ecole de formation professionnelle qui dans le passé
permettait aux agents de se reconvertir dans les métiers specifiques qui
constituent le cceur du metier de la SNDE. D'autre part, nous n'avons pas
trouve dans la procedure le cas ou ]'agent demande lui-meme la formation. Cet
aspect est pourtant tres important.
- au niveau des promotions, nous voyons que nulle part it
n'est fait mention de l'evaluation. Cette notion, tres importante, montre la
part ou la contribution de chaque agent dans Ia realisation des objectifs
strategiques de I'entreprise. Cette notion n'est pas beaucoup valorisee a la
SNDE.
Nous venons de faire une presentation de Ia SNDE en general et
celle de sa direction des ressources humaines en particulier.
Gene presentation nous a permis de comprendre comment la SNDE
se structure, comment circule l'information, notamment en detaillant les
certaines procedures (recrutement, formation, promotion).
Dans le chapitre suivant, nous allons faire ]'analyse en terme
de Atouts/Faiblesses -- Opportunites/Menaces pour positionner noire entreprise
et voir les voies d 'amelioration. Cela sera suivi par ]'analyse des attentes
des clients de la DRH pour cibler les domaines dans lesquels ]'accent doit etre
mis pour maximiser les avantages de ]'externalisation.
Chapitre II : L'ANALYSE SWOT ET LES ATTENTES DES CLIENTS
DE LA DRH
Le positionnement de l'entreprise est essentiel dans la
definition de la strategie a mettre en place. Celui de la SNDE se fera grace a
l'analyse SWOT (Strengths Weaknesses --Opportunities -- Threats), qui
constituera nos sections 1 et 2. Cette analyse combine a la fois les facteurs
intemes et extemes, en maximisant les potentiels des forces et des opportunites
et en minimisant les effets des faiblesses et des menaces. Nous regarderons
apres les attentes des clients de la DRH, section 3, pour faire coincider la
politique a mettre en place avec la strategie.
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