La selection du prestataire est une question particulierement
cruciale. Comme le dit Jerome Barthelemy, « la faible
reversibilite des operations d'externalisation implique qu'il faut absolument
eviter de se retrouver lie a un prestataire qui ne donne pas
satisfaction». '
I Barthelemy J. Strategies d'extemalisation, Dunod,
2007, P.109.
C'est done un exercice a prendre au serieux. Pour faire une
bonne selection, des techniques tenant compte non seulement de la qualite
technique, mais aussi relationnelle doivent etre prise en compte.
Nous allons examiner certaines d'entre elles : l'appel d'offre,
l'appel d'offre avec preselection et la selection directe.
L'appel d'offre simple: c'est une procedure
qui recommande de porter a une tres large diffusion ]'information selon
laquelle l'entreprise cherche un partenaire pour un contrat de prestation de
service. Ici tous les moyens de communication sont utilises. Il s'agit de
maximiser les chances d'avoir le meilleur prestataire proposant les meilleurs
services aux meilleurs prix. L'idee est de jouer sur la concurrence. Mais le
probleme ici c'est la quantite importante des candidatures que l'on peut avoir
; tout en sachant que tous les postulants ne sont pas serieux et ne respectent
pas les termes de references exiges par ['avis d'appel d'offre. Cela peut
ralentir le processus de selection. Toutefois, c'est une methode beaucoup
utilisee. Une etude menee par le KPMG Management Consulting sur 123 cas
d'externalisation au Royaume-Uni a montre que les deux tiers des entreprises
ont eu recours a une procedure d'appel d'offre pour selectionner leur
prestataire.'
L'appel d'offre avec preselection : c'est la
solution intermediaire entre l'appel d'offres simple et la selection directe.
Il s'agit de diffuser ['information a un cercle reduit des eventuels
candidats pour ['appel d'offre. La nature du prestataire est déjà
ciblee. Et naturellement, le nombre de postulants sera reduit. L'avantage ici
c'est le cotit reduit des propositions a depouiller et aussi le fait que les
candidats proposent des offres plus allechantes car ils pensent que les chances
de succes sont plus grandes.
La selection directe : it s'agit de
selectionner un prestataire sans avoir diffuse un appel d'offre. Cette
procedure est souvent utilisee pour un prestataire avec lequel l'entreprise
etait déjà en collaboration peut-etre sur un autre domaine ou
dans le m'eme domaine, et qui a donne satisfaction. On est sin- de
ses capacites a nous
1 The Maturing of outsourcing, KPMG Research Report,
1997.
satisfaire et on connait le prestataire a la mesure de fa
fiche. lei, it n'y a pas de coins lies a l'etablissement de l'appel d'offre et
de depouillement.
Nous venons de voir que plusieurs possibilites existent pour
l'entreprise afin de selectionner le meilleur prestataire pour ses projets
d'extemalisation. Un comite mis en place pourra faire la preselection et
soumettre, pour decision au manager une liste avec des indications en terme de
"Points forts/Points faibles" pour chacun.
On fera alors appel au coup d'ceil du manager en tant que
dernier decideur. 11 Iui sera demande de pouvoir selectionner le prestataire
qui respecte non seulement le critere dsefficacite, mais aussi de longevite et
de partage de vision avec l'entreprise externalisatrice. Ces criteres sont
entre autre : la duree, le prix, la mesure de la performance, l'evolutivite de
la prestation, la resolution des conflits, la sortie de contrat. Cela
commencera dela en terme de clarification des interets des deux parties.
