5.3.2.3 Recommandations relatives à la publication et
au retrait du DAO
Pour l'avis d'AO, nous proposons que la liste des supports
médiatiques retenus pour la publication soit revue et approuvée
par le management. Ceci permet d'éviter la publication dans des journaux
non renommés et d'atteindre l'objectif d'une réelle mise en
concurrence.
Aussi, la définition claire et formalisée du
nombre de jours après la rédaction du DAO et l'avis d'appel
d'offres permet de surmonter le risque d'annonce tardive de l'avis d'AO. Ceci
permet de traiter tous les fournisseurs de façon équitable en
termes d'informations et de permettre à ceux-ci de pouvoir réunir
toutes les pièces demandées dans l'avis. La supervision de l'OM
pour s'assurer que le processus de l'avis et ses délais sont
respectés complète la procédure.
Par ailleurs, en vue d'éviter le risque d'insuffisance
du délai de soumission, nous proposons également de
définir un délai standard pour les achats de fournitures et de
services (par exemple 20 jours pour les fournitures de biens et 30 jours pour
les prestations de services). Ainsi, les fournisseurs n'éviteront pas de
soumissionner à cause du délai de soumission trop court et le
principe d'une réelle mise en concurrence sera respecté.
Enfin, il est nécessaire d'ouvrir par AO une liste de
fournisseurs ayant procédé au retrait du DAO en vue de la
maîtrise du taux de réponses à l'appel d'offres. Si ce taux
est faible, l'acheteur s'interrogera sur les raisons profondes de cette
situation et prendra les mesures nécessaires pour corriger les anomalies
rencontrées. Le classement de toutes les listes par années dans
un chrono, facilite le suivi des informations ainsi que le travail de
l'auditeur interne.
5.3.2.4 Recommandations relatives à la
réception et conservation des offres
Pour couvrir les risques opérationnels liés
à la réception des offres, nous suggérons l'ouverture
d'une liste ou fiche standard par AO d'enregistrement des offres et un chrono
séparé pour les AO sera ouvert pour classer l'ensemble de ces
listes. A défaut un registre par année peut être ouvert.
Ainsi, nous proposons un exemple de fiche standard comme suit :
Tableau 32: proposition de fiche standard
d'enregistrement des offres à la réception
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Entête d'UNFPA
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N°05/10/2008 (*)
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N°
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Nom et prénoms du soumissionnaire/
Représentant
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Heure et date d'arrivée
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Emargement
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1
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2
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Arrêtée le 20/10/2008 à 12h30mn (**)
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Responsable administrative (***)
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Directeur des opérations (***)
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(*) : Appel d'offres n°05, octobre 2008 par exemple,
(**) : Ces date et heure (par exemple) doivent être conformes
à celles figurant dans l'avis d'AO, (***) : Signature des
intervenants
Source : nous mêmes
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