5.3.2 Recommandations relatives à la maîtrise
des risques opérationnels importants du processus achats par appel
d'offres
Pour respecter le guide de principes des achats de l'UNFPA, le
respect strict des procédures d'achat par appel d'offres est
nécessaire. Nous encourageons l'application des procédures telles
que formalisées en sa version de 2007. C'est-à-dire, n'appliquer
le code des marchés du Sénégal qu'aux achats
effectués par l'UNFPA sur demande du gouvernement
Sénégalais, ou des procédures des ONG sur demande de ces
dernières.
Pour chaque étape donnée, nous tenons à
donner quelques éléments d'amélioration du dispositif de
maîtrise des risques opérationnels.
5.3.2.1 Recommandations relatives à la
présélection des fournisseurs
Pour la présélection des fournisseurs, nous
suggérons qu'une visite régulière par année chez
les fournisseurs habituels voire nouveaux et locaux soit intégrée
dans les critères d'évaluation de leur performance. Cette
solution évite UNFPA à se retrouver avec des fournisseurs fictifs
ou n'ayant aucune capacité logistique, opérationnelle,
financière. Elle l'éloigne tout de même de la
sous-traitance.
Aussi, un format standard de la grille de
présélection avec les éléments invariables et
d'autres variables tels que prescrits dans les procédures d'achat permet
d'éviter le choix arbitraire des critères par besoin et de leur
non exhaustivité. La vérification formalisée de la grille
par la hiérarchie pour s'assurer que les éléments
importants ont été intégrés. La validation des
critères de présélection par le management permet de
couvrir le risque de choix orienté ou inapproprié des
critères pour favoriser un fournisseur. Enfin, la validation du choix
des fournisseurs homologués par le comité interne des achats,
aboutit à un choix objectif.
5.3.2.2 Recommandations relatives à la
réalisation du DAO
Pour la rédaction du document d'appel d'offres, la
revue et validation du processus de collecte des informations par l'OM est
essentielle pour éviter la prise en compte des seules informations
techniques en lieu et place des données générales. Dans le
contexte de l'UNFPA, la revue du DAO par l'OM et le comité interne des
achats permet d'éviter la description insuffisante des
spécifications souhaitées par les chargés de
programmes.
En outre, nous avons constaté que contrairement aux
offres liées aux achats de services, les offres financières et
techniques liées aux achats de biens ne sont pas séparées
au dépôt. Pour cela, nous suggérons que celles-ci soient
traitées au même titre que les premières. Il conviendrait
dans ce cas, de préciser dans le DAO que celles-ci doivent être
séparées au dépôt sous pli fermé.
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