Evaluation de la maitrise des risques liés au processus d'achat par appel d'offres: Cas de l'UNFPA au Sénégal

5.1.2 Evaluation de l'impact des risques opérationnels

De même pour la probabilité, cette évaluation est aussi qualitative. Nous tenons compte de quatre éléments d'appréciation pouvant être les plus pertinents pour évaluer l'impact des différents risques identifiés. Ceux-ci sont: la perte financière, l'atteinte à la réputation, le non respect des procédures et la perte de temps, le litige. Même si ce dernier élément peut aussi avoir pour finalité la perte financière et celle du temps.

Cependant, l'évaluation est aussi influencée par les types de biens achetés (de plus les matériels et fournitures de la santé) et par le guide de principes d'achat de l'UNFPA. En conséquence, un impact financier peut ne pas être considéré comme étant très important. De même, un impact peut être considéré important même s'il n'est qu'opérationnel. L'idéal est de faire une évaluation très approximative et nous tenons compte du souci des opérationnels à bien effectuer leurs attributions.

Ainsi, elle se fait aussi en référence à des critères que nous proposons et qui sont résumés dans le tableau ci-dessous:

Tableau 26: proposition d'échelle d'évaluation de l'impact des risques opérationnels liés au processus d'achat par appel d'offres

Niveau de mesure du risque	Description
Très important	Incidences très élevées de la perte financière et de temps, de la qualité des opérations effectuées, de la réputation, de litige, du suivi des informations
Important	Effets élevés de la perte financière et de temps, de la qualité et de la transparence des opérations effectuées, de la réputation, litige, exploitation ultérieure des données
Modéré	Conséquences moyennes de la perte financière et de temps, de la qualité et de la transparence des opérations effectuées, de la réputation, suivi des données
Mineur	Incidences faibles de la perte financière et de temps, de la qualité et de la transparence des opérations effectuées, de la réputation, de litige, suivi des informations
Insignifiant	Incidences négligeables voire nulles sur l'atteinte de l'objectif du développement durable

Source : nous mêmes

Des deux éléments d'évaluation du risque opérationnel, nous nous proposons de résumer cette évaluation dans le tableau ci-dessous en vue de faire la matrice d'évaluation:

Tableau 27: évaluation de la probabilité de survenance et de l'impact des risques opérationnels

Risques opérationnels	Impact du risque	mesure de la probabilité de réalisation	mesure de l'impact du risque
1. Collusion entre l'acheteur et les fournisseurs	Choix de fournisseur non approprié pouvant entraîner litiges et pertes financières	Faible	Très important
2. Non suivi de l'évolution du marché ;	Achat de biens technologiquement dépassés/ perte financière	Forte	Important
3. Absence d'identification précoce des besoins	Réputation et perte financière dans le cas par exemple d'achat de préservatifs	Forte	Très important
4. Limitation de la prospection aux produits des anciens fournisseurs	Manque de compétition et risque de prix plus élevé entraînant perte financière	Forte	Modéré
5. Absence de visite régulière chez les fournisseurs habituels ;	Absence de capacités logistique, opérationnelle, financière fournisseurs fictifs et sous-traitance	Très forte	Très important
6. Absence de compte rendu clair et formalisé des données de la prospection à la hiérarchie ;	Difficulté de percevoir la tendance du marché/ perte de temps	Faible	Modéré
7. Choix orienté ou inapproprié des critères pour favoriser un fournisseur ;	Choix de fournisseurs inappropriés/ mauvaise réputation/perte financière	Très forte	Important
8. Erreur de saisie des données ;	Retard dans le processus d'AO/ perte de temps	Faible	Modéré
9. Choix subjectif du fournisseur ;	Choix de fournisseur inapproprié/perte financière	Forte	Très important
10. Absence de réexamen périodique de la compétitivité des fournisseurs habituels ;	Contrat de travail avec des fournisseurs non satisfaisants et entraînant la perte financière	Moyenne	Modéré
11. prise en compte des seules informations techniques ;	Non prise en compte des données générales comme les dates d'exécution du contrat ou de soumission des offres	Faible	Modéré
12. Description insuffisante des spécifications souhaitées ;	Livraison de produits ou services inadaptés entrainant litige	Moyenne	Très important
13. Rédaction orientée du DAO ;	Favoritisme d'un fournisseur entrainant malversation	Moyenne	Important
14. Annonce dans des journaux non renommés et non agréés ;	Choix de fournisseurs qui ne sont pas les meilleurs ; Frustration de certains fournisseurs non informés	Forte	Important
15. Annonce tardive de l'avis,	Retard dans le processus et mise en concurrence non favorisée	Moyenne	Très important
16. Insuffisance du délai de soumission ;	Nombre limité de soumissionnaires;	Forte	Important
17. Absence de tenue systématique de liste de fournisseurs ayant procédé au retrait du DAO ;	Non maîtrise du taux de réponses à l'appel d'offres	Très forte	Mineur
18. Inexistence de tenue systématique de liste émargée de dépôt des offres par les soumissionnaires ;	Perte d'information, Impossibilité d'effectuer une analyse pertinente des données sur l'AO	Très forte	Modéré
19. Confusion des offres avec le courrier ordinaire ;	Obtention et analyse des données d'AO non facilitées/ perte de temps	Très faible	Mineur
20. Réception des offres dans des enveloppes non séparées (offre financière et technique);	Absence de confidentialité des offres pouvant engendrer des manoeuvres frauduleuses	Moyenne	Important
21. Choix orienté des membres du comité ;	Connivence	Très forte	Important
22. Incapacité des membres du comité à faire une bonne évaluation ;	Non qualité de l'évaluation	Faible	Important
23. Absence de grille d'analyse des offres ;	Difficulté de suivi des données et peut retarder le processus de dépouillement	Très faible	Modéré
24. Non exhaustivité des critères d'évaluation ;	Choix d'un fournisseur qui n'est pas le meilleur/ mauvaise réputation	Très forte	Important
25. Absence de transparence dans le processus de dépouillement ;	Contournement de la procédure de dépouillement/ Choix du fournisseur peut être biaisé du fait d'une cotation inappropriée des paramètres d'évaluation des offres/ perte financière	Forte	Très important
26. Non ouverture d'un procès verbal de dépouillement ;	Absence de transparence et de respect des procédures	Très faible	Modéré
27. Non émargement de la feuille de présence par les membres du comité ;	Non assurance de l'effectivité de la présence des membres du comité au dépouillement	Très faible	Mineur
28. Non approbation du choix du fournisseur par la hiérarchie ;	Nouvelle mise en concurrence entrainant une perte financière et une perte de temps	Très faible	Modéré
29. Non négociation des termes des offres financières;	Perte financière	Très forte	Très élevé

Source : nous mêmes

La figure ci après, donne une image synthétique des risques opérationnels et de leur poids respectif ou criticité. Elle sera alimentée par le tableau d'identification effectué dans le chapitre précédent.

Probabilité

Figure 5: poids des risques opérationnels liés au processus d'appel d'offres

Très forte			17. Absence de tenue systématique de liste de fournisseurs ayant procédé au retrait du DAO	18. Inexistence de tenue systématique de liste émargée de dépôt des offres par les soumissionnaires	7. Choix orienté ou inapproprié des critères pour favoriser un fournisseur  21. Choix orienté des membres du comité  24. Non exhaustivité des critères d'évaluation	5. Absence de visite régulière chez les fournisseurs habituels  29. Non négociation des termes des offres financières
Forte				4. Limitation de la prospection aux produits des anciens fournisseurs	2. Non suivi de l'évolution du marché  16. Insuffisance du délai de soumission  14. Annonce dans des journaux non renommés et non agréés	3. Absence d'identification précoce des besoins 25. Absence de transparence dans le processus de dépouillement  9. Choix subjectif du fournisseur
Moyenne				10. Absence de réexamen périodique de la compétitivité des fournisseurs habituels	13. Rédaction orientée du DAO  20. Réception des offres dans des enveloppes non séparées (offre financière et technique)	12. Description insuffisante des spécifications souhaitées  15. Annonce tardive de l'avis
Faible				6. Absence de compte rendu clair et formalisé des données de la prospection à la hiérarchie  11. prise en compte des seules informations techniques  8. Erreur de saisie des données	22. Incapacité des membres du comité à faire une bonne évaluation	Collusion entre l'acheteur et les fournisseurs
Très faible			27. Non émargement de la feuille de présence par les membres du comité  19. Confusion des offres avec le courrier ordinaire	23. Absence de grille d'analyse des offres  26. Non ouverture d'un procès verbal de dépouillement  28. Non approbation du choix du fournisseur par la hiérarchie

Très élevé

Elevé

Moyen

Faible

Très faible

Insignifiant

Impact

Modéré

Important

Très important

Niveau de mesure du risque Source : nous même

Cette évaluation permet de connaître les risques opérationnels importants conduisant le management de l'UNFPA au Sénégal, à se focaliser sur les risques importants identifiés en vue d'évaluer les dispositifs de contrôle interne mis en place pour ce processus d'appel d'offres.