4.2.4.2 Test de
permanence
Ce test consiste à vérifier que les
procédures d'appel d'offres telles que décrites dans le manuel de
procédures sont effectivement celles qui font l'objet d'une application
permanente. En d'autres termes, le test de permanence consiste à
s'assurer de l'application permanente de conformité des
procédures par les opérationnels. Notre échantillon
d'études a porté sur trois dossiers d'appel d'offres et trois
memos d'achat, respectivement pour les mois de mai, juin et aout 2008. Les
résultats à chaque étape du processus d'appel d'offres
sont résumés dans les tableaux ci-dessous:
Tableau 20: résultat
du test de permanence des procédures de présélection des
fournisseurs
|
Libellé
|
N° de la pièce et date22(*)
|
Existence de la pièce
|
Etablissement/ réception
|
Approbation (visa)
|
|
Assistante administrative
|
OM
|
UNFPA Representative
|
|
Lettre d'autorisation de la prospection du marché23(*)
|
_
|
_
|
_
|
Non
|
Non
|
Non
|
_
|
_
|
_
|
Non
|
Non
|
Non
|
_
|
_
|
_
|
|
Fichier des24(*) fournisseurs
|
Active Vendors SN40/2008
|
Active Vendors SN40/2008
|
Active Vendors SN40/2008
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Ok
|
Ok
|
Ok
|
_
|
_
|
_
|
|
Annuaire téléphonique des fournisseurs au
Sénégal, Afrique et ailleurs
|
Active Vendors FPA40/ 2008
|
Active Vendors FPA40/ 2008
|
Active Vendors FPA40/ 2008
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Non
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
|
Liste des fournisseurs non admis dans ATLAS
|
Banned Vendors FPA40 du 01/2008
|
Banned Vendors FPA40 du 01/ 2008
|
Banned Vendors FPA40 du 01/ 2008
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Ok
|
Ok
|
Ok
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
|
Tableau récapitulatif des données de la prospection
|
FPA/SN/VEN/SEL/07/05/08
|
FPA/SN/VEN/SEL/16/06/08
|
FPA/SN/VEN/SEL/20/08/08
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Ok
|
Ok
|
Ok
|
_
|
_
|
_
|
|
Grille de présélection des fournisseurs25(*)
|
FPA/SN/VEN/07/05/08
|
FPA/SN /VEN/13/06/08
|
FPA/SN/VEN/21/08/08
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Non
|
Ok
|
Non
|
_
|
_
|
_
|
|
Cota de notation26(*)
|
_
|
_
|
_
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Ok
|
Non
|
Non
|
_
|
_
|
_
|
|
Critères de présélection
|
FPA Procurement Policy A.4.1.2 du 13 /12/2007
|
FPA Procurement Policy A.4.1.2 du 13 /12/2007
|
FPA Procurement Policy A.4.1.2 du 13 /12/2007
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Non
|
Oui
|
Oui
|
_
|
_
|
_
|
Source: nous-mêmes
Tableau 21 :
résultat du test de permanence des procédures de
présélection des fournisseurs
|
Libellé
|
N° de la pièce et date
|
Existence de la pièce
|
Elaboration
|
Approbation (visa)
|
|
Assistante administrative
|
OM
|
UNFPA Representative
|
|
Mémo d'achat
|
FPA/SN/07/05/08
|
FPA/SN/09/06/08
|
FPA/SN/04/08/08
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Ok
|
Ok
|
Ok
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
|
DAO
|
FPA/SN/DAO/09/05/08
|
FPA/SN/DAO/11/06/08
|
FPA/SN/DAO/09/08/08
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Non
|
Ok
|
Ok
|
_
|
_
|
_
|
Source : nous-mêmes
Tableau 22: résultat
du test de permanence des procédures de publication et de retrait du
DAO
|
Libellé
|
Existence de la pièce
|
Recherche de journaux /définition du
délai/établissement
|
Validation (visa)
|
|
Assistante administrative
|
OM
|
UNFPA Representative
|
|
Liste de journaux agrées d'annonce
|
Non
|
Non
|
Non
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Non
|
Non
|
Non
|
_
|
_
|
_
|
|
Délai standard de soumission27(*)
|
Non
|
Oui
|
Non
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Non
|
Ok
|
Non
|
Ok
|
Non
|
Ok
|
|
Liste émargée de retrait du DAO par les
fournisseurs
|
Non
|
Non
|
Non
|
Non
|
Non
|
Non
|
Non
|
Non
|
Non
|
_
|
_
|
_
|
Source : nous-mêmes
Tableau 23: résultat
du test de permanence des procédures de réception et de
conservation des offres
|
Libellé
|
Numéro et date
|
Existence
|
Tenue/vérification /Enregistrement/transmission
|
|
Validation (décharge/conservation)
|
|
Secrétaire de l'UNFPA Representative
|
Assistante administrative
|
OM
|
UNFPA Representative
|
|
Liste émargée de dépôt des offres
|
_
|
_
|
_
|
Non
|
Non
|
Non
|
Non
|
Non
|
Non
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
|
Mention pli fermé sur l'enveloppe
|
_
|
_
|
_
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui28(*)
|
Oui
|
Oui
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
|
Courrier de transmission
|
02/2008
|
06/2008
|
06/2008
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
Ok
|
Ok
|
Ok
|
Source : nous-mêmes
Tableau 24 :
résultat du test de permanence des procédures de
dépouillement des offres et d'attribution du marché à un
fournisseur
|
Libellé
|
Numéro et date
|
Existence
|
Secrétaire de l'UNFPA Représentative
|
Ouverture/visas29(*)
|
Composition30(*)/définition/conception31(*)
|
Validation
|
Approbation (observations)
|
|
CRC
|
Assistante administrative
|
OM
|
UNFPA Représentative
|
|
PV de dépouillement
|
|
|
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
_
|
_
|
_
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
_
|
_
|
_
|
Ok
|
Ok
|
Ok
|
|
Critères d'évaluation des offres
|
|
|
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
Non
|
Non
|
Non
|
_
|
_
|
_
|
|
Grille d'analyse des offres des fournisseurs
|
|
|
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
|
Feuille de présence des membres du CRC
|
|
|
|
Oui
|
Oui
|
Oui
|
_
|
_
|
_
|
Ok
|
Ok
|
Ok
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
_
|
Source : nous-mêmes
Conclusion
Le processus d'appel d'offres est de nos jours un instrument
important pour faire valoir les valeurs de justice et de transparence dans un
contexte aussi multidimensionnel que l'UNFPA. Faute d'appliquer de telles
valeurs, l'UNFPA au Sénégal s'exposerait à une
vulnérabilité certaine dans son processus d'achat par appel
d'offres. La connaissance de ces procédures d'appel d'offres à
l'UNFPA ainsi que les tests d'existence et de permanence que nous venons
d'effectuer, était nécessaire pour appréhender les points
ou zones à risques. Ainsi, l'objet du chapitre suivant est de faire
l'évaluation de la maîtrise des risques opérationnels
liés au processus d'appel d'offres de l'UNFPA au
Sénégal.
* 22 Les trois colonnes
représentent respectivement les mois de mai, juin et aout
* 23 Cette pièce
n'existe pas pour le moment à l'UNFPA au Sénégal
* 24 VENDOR est le fichier
des fournisseurs dans le logiciel ATLAS de l'UNFPA
* 25 Une grille manuelle est
établie pour l'évaluation des fournisseurs
* 26 80% pour la
capacité technique et 20% pour la capacité financière du
fournisseur
* 27 Délai choisi en
fonction de l'achat effectué
* 28 La mention figure sur
les enveloppes contenant les offres dans les archives du mois de septembre
2008
* 29 Visa du
président et d'un membre du comité
* 30 Du comité de
dépouillement
* 31 De la feuille et de la
grille
| 
