4.2.3.4 Identification des
dispositifs de maîtrise et risques opérationnels liés
à la réception et conservation des offres
Cette phase peut être exposée à de risques
variés si elle n'est pas séparée de la réception
des autres courriers ou si elle était assurée par l'acheteur
lui-même. Le tableau suivant récapitule de façon claire et
précise les risques et les dispositifs de leur maîtrise à
l'UNFPA au Sénégal.
Tableau 13: identification
des dispositifs de maîtrise et risques opérationnels liés
à la réception et conservation des offres
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Etape : réception des offres
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Tâches
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Risques opérationnels
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Sources de risques
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Dispositif de maîtrise du risque
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Réception des offres et tenue d'une liste
d'émargement de dépôt des offres par les fournisseurs
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18. Inexistence de tenue systématique de liste
émargée de dépôt des offres par les
soumissionnaires
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Personne ou
Procédure
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Réception des offres/ transmission à la
hiérarchie
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19. Confusion des offres avec le courrier ordinaire ;
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Personne
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Réception des offres/sauvegarde à un endroit
sûr/transmission à la représentante
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20. Réception des offres dans des enveloppes non
séparées (offre financière et technique);
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Procédure
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Apposition de la mention pli fermé sur l'enveloppe
contenant les informations concernant le prix
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Source : nous mêmes
4.2.3.5 Identification des
dispositifs de maîtrise et risques opérationnels liés
à la comparaison des offres et attribution du marché au
fournisseur
La comparaison des offres peut être influencée
par la subjectivité des membres du comité de dépouillement
et entraînent ainsi la non transparence et donc la multiplicité
des risques opérationnels. Les risques opérationnels ainsi que
les dispositifs de leur maîtrise mis en place par l'UNFPA au
Sénégal se résument dans le tableau ci-dessous:
Tableau 14: identification
des dispositifs de maîtrise et risques opérationnels liés
à la comparaison des offres et attribution du marché au
fournisseur
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Etape : comparaison des offres et attribution du
marché au fournisseur
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Tâches
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Risques opérationnels
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Sources de risques
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Dispositif de maîtrise du risque
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Constitution du comité de dépouillement
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21. Choix orienté des membres du
comité ;
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Personne
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Composition d'un comité composé du personnel
d'UNICEF, PNUD, UNFPA
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22. Incapacité des membres du comité à
faire une bonne évaluation ;
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Personne
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Choix des membres du comité parmi personnel d'UNICEF,
PNUD, UNFPA
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Elaboration de la grille d'analyse des offres
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23. Absence de grille d'analyse des offres ;
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Personne
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Etablissement d'un tableau récapitulatif du nom des
fournisseurs, des critères d'évaluation
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Evaluation des offres
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24. Non exhaustivité des critères
d'évaluation ;
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Personne
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Définition des critères suivant le
besoin/Approbation par l'OM
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25. Absence de transparence dans le processus de
dépouillement ;
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Personne
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Ouverture des offres devant témoin/ lecture à
haute voix du nom du soumissionnaire et du montant total consignés dans
les offres
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26. Non ouverture d'un procès verbal de
dépouillement ;
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Personne ou procédure
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Ouverture systématique du PV de dépouillement
pour chaque AO/ signature du PV de dépouillement par le président
et un membre du comité
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27. Non émargement de la feuille de présence par
les membres du comité ;
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Personne ou procédure
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Existence d'une feuille de présence comportant le nom
et la date de dépouillement est ouverte
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attribution du marché au fournisseur
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28. Non approbation du choix du fournisseur par la
hiérarchie ;
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Personne
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Avis formel d'acceptation du choix par le représentant
ou son adjoint
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29. Non négociation des termes des offres
financières ;
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Procédure ou personne
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Cotation des offres financières à 20%/ choix de
l'offre techniquement la moins-disant
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Source : nous-mêmes
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