2.3.2
Dispositifs de contrôle interne du processus d'appel d'offres
La maîtrise des risques passe nécessairement par
l'existence des dispositifs de CI ou cadre de référence. Lorsque
ce cadre est cohérent, la majeure partie des risques liés au
processus d'AO seront anticipés. Un regroupement de ce cadre de CI en
six rubriques a été proposé par Renard (2006 :153),
à savoir:
2.3.2.1 Objectifs
Pour faire un achat par AO efficient, les objectifs seront de
procéder à des choix exhaustifs et pertinents des critères
de présélection, de s'assurer que toutes les informations claires
et suffisantes ont été prises en compte pour réaliser le
dossier d'AO afin d'éviter toutes tentatives de traitement inégal
des fournisseurs, de s'assurer que seuls les fournisseurs
présélectionnés et tous ont reçu le DAO, de
s'assurer aussi qu'un responsable est désigné pour la
réception des offres et que celles-ci sont gardées au bon
endroit, de procéder enfin au choix au mieux disant (Bécour
&&al, 1996 :134 ; Caverivière, 2007 :
58-65 ; Schick &al, 2001 :15). L'objectif principal est de
s'assurer que la procédure d'AO est respectée dans son
application.
L'inefficacité de ce dispositif constituera une
faiblesse du cadre de CI et rendra difficile l'identification des risques
opérationnels liés au processus d'AO mais aussi la
définition des mesures de contrôle pour les couvrir. Le premier
devoir de chaque chef d'entreprise est de définir les objectifs à
atteindre pour chaque processus de l'entreprise. L'auditeur est chargé
d'évaluer à intervalles de temps réguliers la pertinence,
l'effectivité et l'efficience de ces objectifs.
2.3.2.2 Moyens mis en oeuvre pendant le processus d'appel
d'offres
Ces moyens sont d'ordre humain, financier et technique. Ils
doivent être adéquats aux objectifs fixés en vue de leur
réalisation. Le processus d'AO est l'un des processus de l'entreprise le
plus exposé à des malversations. Ceci est
généralement dû au fait qu'il est difficile pour l'acheteur
de refuser à un service offert par un fournisseur ou éviter de se
laisser influencer dans sa décision par ce geste (Mikol, 1998 :73).
Tout est que pour bien réaliser les objectifs de ce processus,
l'acheteur doit posséder ou du moins travailler les qualités
humaines suivantes: collaborateur, relationnel, communicateur, patient,
confiant, analyste, stratège, indépendant, ambassadeur (c'est lui
qui rencontre les fournisseurs, participe aux salons,) (De Faultrier,
2004 :154). Les moyens techniques complèterons les premiers et
sont: les logiciels, le e-sourcing c'est-à-dire faire des recherches
permanentes de manière logistique sur les fournisseurs, les produits et
les marchés (De Faultrier, 2004 :95).
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