Evaluation de la maitrise des risques liés au processus d'achat par appel d'offres: Cas de l'UNFPA au Sénégal

1.2.3 Etapes du processus d'appel d'offres

L'AO est un moyen efficace pour l'acheteur vers la réduction des charges de l'entreprise. L'atteinte de cet objectif passe nécessairement par la mise en oeuvre de certaines actions telles que la comparaison objective et méthodique des offres, la connaissance du marché en vue d'atteindre les résultats escomptés (telles que la sélection de fournisseurs performants, l'obtention de prix bas) (Caverivière, 2007 :34-35).

Les auteurs ci après ont proposé les différentes étapes du processus d'appel d'offres illustrées comme suit:

Tableau 2: synthèse des étapes du processus d'AO

Auteurs Etapes	Caverivière (2007 :55)	Bouvier (1990:84-86)	Loubere (1997:132)	Blanchard &al (1999 :64-101)
1. Présélection des fournisseurs	X			X
2. Réalisation du dossier d'AO	X	X	X	X
3. Envoi des dossiers d'AO/ Publication d'un avis d'appel d'offres	X			X
4. Réception et conservation des offres		X		X
5. Dépouillement des offres et attribution du marché à un fournisseur	X	X	X	X

Source: à partir de Caverivière (2007 :55), Loubere (1997:132), Blanchard &al (1999 :64-101), Bouvier^5(*) (1990:84-86)

Ainsi, la synthèse de ce tableau donne cinq étapes principales du processus d'AO qui sont: la présélection des fournisseurs ou prestataires, la réalisation du dossier d'AO, l'envoi des dossiers d'AO/ publication d'un avis d'appel d'offres, la réception et la conservation des offres, le dépouillement des offres et l'attribution du marché à un fournisseur.

a) Présélection des fournisseurs ou prestataires

Cette étape englobe les opérations de consultation des fournisseurs potentiels et homologués, l'analyse (ou revue) de la liste des fournisseurs anciens et nouveaux, le repérage des fournisseurs susceptibles de couvrir l'achat à réaliser, la définition des critères de présélection. Ces opérations sont effectuées par l'acheteur. Selon Bouvier (1990: 84), l'acheteur peut recevoir aussi la proposition des demandeurs quand aux meilleurs fournisseurs possibles du marché sans pour autant se laisser influencer par la décision de ceux-ci.

Pour Blanchard & al (1999:64), la présélection des fournisseurs est une pré-consultation ayant pour avantage d'une part de consulter l'ensemble des fournisseurs potentiels du marché et d'autre part, de limiter le nombre de fournisseurs auxquels le dossier d'AO (DAO) sera envoyé. Elle est rarement utilisée par les acheteurs, affirment (Blanchard & al, 1999:64). C'est la première classification des fournisseurs possibles du marché dont le DAO sera destiné (Bruel, 1998:117). On dit qu'elle est utilisée lorsque l'appel d'offres est restreint au mieux disant ou au meilleur prix.

b) Réalisation du dossier ou document d'appel d'offres

Le DAO peut être la pièce maîtresse du processus d'AO. Sa réalisation englobe toutes les opérations de recherche des informations et d'élaboration du dossier d'appel d'offres et sont effectuées par l'acheteur. La plupart des informations recherchées proviennent des services demandeurs à travers une demande d'achat faite par ces derniers (Caverivière, 2007 :63; Blanchard & al, 1999 :64).

Selon Blanchard & al (1999:64), le DAO comporte: l'avis d'AO, la présentation de l'organisation qui émet le DAO, la description sommaire de l'objet de l'appel d'offres, le rappel des grands objectifs de l'organisation dans le cadre de l'achat à effectuer, les critères de choix afin que le fournisseur puisse bien orienter sa réponse, la définition précise et claire de l'adresse du destinataire, la date limite de réception des offres, la validité de l'offre, l'existence de l'organigramme de l'organisation, la description des compétences de l'acheteur, le planning de déroulement du marché, le cahier des charges, la confidentialité de l'avis d'AO pour interdire qu'il y ait sous-traitance de la part d'un fournisseur.

c) Envoi du dossier d'appel d'offres

Cette étape regroupe toutes les opérations d'envoi du DAO aux fournisseurs présélectionnés dans le panel ou liste. Pour Caverivière (2007:64), c'est l'acheteur qui s'en occupe. Mais pour Bouvier (1990:87), une personne différente de l'acheteur et donc impartiale doit être chargée des opérations d'envoi du DAO. Selon Cova & al (in Simon & al, 1997 :158), les opérations d'envoi du DAO aux fournisseurs présélectionnés sont effectuées pour un appel d'offres restreint au mieux disant ou au meilleur prix. En ce qui concerne l'appel d'offres ouvert au mieux disant ou au meilleur prix, l'acheteur fait le plus de publicité possible du DAO ou sa publication dans un journal ou un site internet; les fournisseurs intéressés par l'avis d'AO passeront faire le retrait du DAO dans l'entreprise (Cova & al in Simon & al, 1997 :158).

d) Réception et conservation des offres

Selon Bouvier (1990:86-87), elle concerne les opérations de nomination d'un responsable, de préparation d'un bureau fermé non accessible à l'acheteur ainsi qu'à une autre personne, de réception et d'enregistrement des offres. Elle couvre aussi la conservation des offres jusqu'au jour de dépouillement. Il affirme que cette tâche est souvent confiée à la secrétaire du service achats et qu'elle peut aussi être confiée à une autre personne. Blanchard & al (1999:67) disent que, la réception des offres des fournisseurs doit se faire au jour et à l'heure indiquées dans le DAO. Ils affirment que des restrictions peuvent être accordées aux fournisseurs qui effectueront les offres en retard si l'acheteur les considère pertinentes (Blanchard & al, 1999:67).

e) Comparaison des offres ou dépouillement et attribution du marché

Elle englobe les opérations d'élaboration d'une grille de dépouillement des offres, de détermination du coefficient de pondération ou de cotation des critères définis dans le DAO. Elle couvre aussi les opérations d'ouverture des offres, d'évaluation des propositions techniques et commerciales et de mise au point technique des offres. Cette étape est souvent effectuée par une commission composée de l'acheteur, du gestionnaire des offres, du responsable du service achats. Contrairement à Bruel (1998:135), qui dit qu'elle doit être effectuée par un ou plusieurs employés nouveaux en vue de faire un choix objectif et non la commission ci-dessus citée.

* ⁵ Il n'a pas expressément décrit les différentes étapes de l'appel d'offres, mais a décrit les étapes de l'audit sur certains points dont la rédaction de l'appel d'offres et la station de contrôle des appels d'offres, le dépouillement dont nous trouvons intéressant.