II - Les problèmes administratifs
détectés dans l'institution.
Pour susciter une grande audience auprès du public en
vue d'une large mobilisation de l'épargne, il faut les fonds
mobilisées soient bien gérés. La bonne gestion de cette
épargne ne peut se faire que dans un environnement approprié
possédant les valeurs administratives, techniques et éthiques
pouvant coexister ensembles pour la promotion de la mobilisation de
l'épargne. C'est dans cette optique que cette partie de notre
étude se penchera sur l'étude de certains problèmes
d'ordre administratifs et éthiques qui ne sont pas de nature à
promouvoir une mobilisation croissante de l'épargne. L'éthique
dont nous parlons ici est relative aux agents commerciaux et met en exergue
leur état de moralité professionnelle pouvant leur permettre
d'être dévoué au travail.
1 - L'absence de certaines directions
présentées dans l'organigramme.
La micro finance a pour base, l'activité de
terrain. Cette activité doit être organisée,
supervisée, et coordonnée par une direction commerciale et du
marketing. C'est cette direction qui doit se charger d'encadrer et de former
les agents commerciaux pour la promotion et la vente des produits
d'épargne. Aussi le produit qui est manipulé ici est de l'argent
qui est un besoin pour tout le monde. Il faut pour cela que les agents
commerciaux, les caissières et les gérants soient
contrôlés afin de combattre les malversations financières.
A cette fin, une direction de contrôle et d'inspection doit exister et
jouer pleinement sa mission d'inspection. L'organigramme que nous avons
présenté montre l'existence de toutes ces structures. Cependant
nous avons noté que ces directions n'existent que théoriquement
et ne sont pas effectives dans les faits. Ce qui fait que le rôle du
service commercial est assumé par le directeur de l'exploitation et des
ressources humaines. Le contrôle est assuré par une commission de
fait qui ne tient pas vraiment lieu de service inspection et contrôle.
Cette situation n'est pas de nature à promouvoir la mobilisation de
l'épargne dans l'institution, dans la mesure où le service
inspection et contrôle assure la sécurité des
dépôts des membres, et le marketing contribue à
l'accroissement du nombre de membres de la conception et présentation
des produits et donc des dépôts.
2- Insuffisance du matériel.
La rigueur et l'efficacité dans la gestion de
l'institution restent l'une des lignes directrices que prônent ses
dirigeants. Cela doit permettre de répondre à l'un des besoins
les plus importants des membres, qui est la sécurité de leur
dépôt. Cette sécurité passe par une gestion
adéquate ayant pour exigence l'utilisation de certains matériels
modernes de gestions. Cependant, de part nos observations il est à
remarquer que plusieurs traitements comptables et financiers (gestions des
retraits et dépôts, le calcul des soldes sur les fiches compte
dépôt...) se font encore manuellement, ce qui ne met pas les
acteurs à l'abri des erreurs. Les seuls ordinateurs disponibles
uniquement au niveau des gérants sont d'une gamme technique
dépassée qui entraîne une lenteur dans les traitements. De
plus, ces ordinateurs ne sont pas équipés de
périphériques (imprimante par exemple) indispensables aux travaux
des gérants de mutuelle. Ceux-ci pour imprimer tout document, doivent se
déplacer et parfois l'unique imprimante n'est pas disponible.
Nous avons aussi noté l'absence de logiciel comptable
approprié pour la gestion comptable et financière des mutuelles.
Les logiciels existants sont de simples programmes ne répondant pas
toujours à tous les traitements.
3- Etat des relations sociales, et motivation dans
l'institution.
Les produits d'épargne qui permettent la mobilisation
de l'épargne sont vendus par les agents commerciaux. Ceux-ci pour
pouvoir jouer pleinement leur rôle doivent avoir un état moral
professionnel au point. Les relations sociales ont une part non
négligeable pour le maintient de ce moral.
Cependant de notre analyse du climat social au sein de
l'institution, il ressort que les relations sociales n'ont pas toujours
été bonnes. Il y a très souvent une très grande
disparité de traitement entre les cadres de la faîtière et
les gérants d'une part et surtout entre ces cadres et les agents
commerciaux d'autre part. La motivation au sein de l'institution est
très faible. Les agents commerciaux ne sont aucunement motivés,
ce qui se remarque par la baisse de leurs performances en matière de
collecte de l'épargne. Il va de même pour certains
gérants en qui on sent parfois l'exécution de certaines
tâches contre leur gré.
Cette situation fait que les agents commerciaux ne prennent
pas les mutuelles comme leur propriété, mais pensent plutôt
que c'est celle des cadres de la faîtière.
Le développement de l'institution dépend des
solutions à apporter à tous ces éléments que nous
venons de relever. Pour que l'institution fonctionne d'une manière
équilibrée, et pour promouvoir une grande mobilisation de
l'épargne, il faut que ces problèmes soient abordés dans
le sens de leur résolution. C'est dans cette vision que, nous avons
essayé de proposer des approches de solutions que nous mettons dans la
rubrique suggestion.
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