I.3.3 Rôle du contrôle de gestion
D'abord, le contrôle de gestion peut trouver sa place
à la fois dans les entreprises de production et de négoce
(commerce). Mais également et de plus en plus dans les entreprises de
service, les hôpitaux ou encore dans les associations.
Ensuite, le contrôle de gestion est une fonction clef de
l'organisation : il fait le lien entre la dimension stratégique
(les dirigeants), la dimension tactique (managers) et
la dimension opérationnelle (les salariés).
~ 19 ~
I.3.3.1 La démarche du contrôle de
gestion peut s'effectuer :
· À priori à travers la mise en place de
prévisions, de budgets
· Au quotidien à travers des études, des
tableaux de bord
· À posteriori via des états de reporting ou
des notes de synthèse
I.3.3.2 On peut ranger les différentes
missions du contrôle de gestion en 3 catégories :
· Mettre en place les processus et méthodes
nécessaires au pilotage de l'entreprise
· Garantir l'interaction et la cohérence entre la
stratégie de l'organisation et son fonctionnement quotidien (suivi de
l'action et évaluation des résultats)
· Participer à la gestion des objectifs
économiques et des ressources nécessaires pour les atteindre
I.3.3.3 Les principales missions de
contrôle de gestion :
§ La mise en place et le suivi de la
comptabilité de gestion (ou analytique)
Les entreprises plus développées ont
besoin d'un système d'information comptable plus
précis, plus poussé : il s'agit de la
comptabilité de gestion qui permet en interne
de distinguer les différents «pôles» de
l'entreprises (ateliers, secteurs géographiques, domaines
d'activités ou produits) et de leur affecter leurs propres charges et
leurs propres produits. De plus, elle sert de base d'information pour :
· Le calcul des coûts des différentes
fonctions de l'entreprise
· Contrôler et évaluer certains
éléments d'actif (notamment les stocks)
· Le calcul du coût de revient des biens et services
de l'entreprise
§ Le calcul et l'analyse des
coûts
En s'appuyant sur la comptabilité de gestion et sur
différentes méthodes, le contrôleur de gestion va calculer
et analyser les coûts de l'entreprise :
· Frais généraux
· Coûts de revient des produits
· Coût du travail (contrôle de gestion des
RIT)
~ 20 ~
Un coût c'est donner une valeur
à une ressource qu'utilise l'entreprise dans son
activité. Comme les coûts diminuent le patrimoine de l'entreprise
et impactent la trésorerie, ils doivent être
évalués avec pertinence. On prête souvent au
contrôleur de gestion d'une entreprise le rôle de cost
killer car il a pour mission de «traquer» certains
coûts voire de les supprimer.
v La valorisation des stocks
Le Code de commerce oblige toutes les entreprises détenant
des matières premières et/ou des
produits finis à «contrôler par
inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur de
tous les éléments actifs et passifs du patrimoine de
l'entreprise».
Le contrôle de gestion a pour rôle de :
· Récolter les informations issues
des inventaires
· Contrôler ces différentes
données
· Valoriser les stocks à partir de
ces informations
§ L'établissement des prévisions
budgétaires
C'est la fonction a priori du contrôle de
gestion : à partir des chiffres des exercices passés, de la
conjoncture et de la stratégie de l'entreprise, le contrôleur de
gestion va devoir établir des prévisions
budgétaires puis contrôler et analyser les
éventuels écarts.
Il s'appuie également sur les objectifs
des dirigeants et sur l'avis des différents managers.
v Confection des états de contrôle de
gestion
Ces états servent à rapprocher les informations
issues de la comptabilité analytique avec d'autres données :
prévisions, budgets, données sectorielles... Et de mettre
en évidence les écarts, positifs ou négatifs.
On parle la plupart du temps d'états de reporting ou de
tableaux de bord de gestion :
· Reporting : présentation
(souvent sous la forme d'un rapport ou de tableaux) de l'activité et des
résultats de l'entreprise, sur une période donnée
· Tableau de bord : document
constitué d'un ensemble d'indicateurs synthétiques qui permettent
de suivre la performance d'une entité
Enfin, le contrôleur de gestion peut
accéder au quotidien de l'entreprise. Comprendre son
fonctionnement et avoir une vision globale de
l'activité.
~ 21 ~
II. DEMARCHE DE MISE EN PLACE DES
TABLEAUX DE BORD DE GESTION
II.1 Techniques de prévision et
gestion
II.1.1 Prévision des
ventes
La prévision des ventes client est une activité
sensible qui rythme de nombreuses opérations de l'entreprise. Il s'agit
d'un exercice difficile à aborder à cause de sa dimension
technique. En effet, prévoir les ventes revient à
modéliser les comportements clients et la complexité relative des
marchés étudiés. Il s'agit alors de réaliser des
modèles requérant des équations mathématiques
complexes et le paramétrage d'outils statistiques puissants. Bref dans
l'univers du marketing, souvent commandé par le bon sens, la
prévision est exactement la discipline qui requiert une
méthodologie fine, une maîtrise d'outils scientifiques.
Par ailleurs, la prévision des ventes
vise à anticiper les ventes hebdomadaires, mensuelles,
trimestrielles ou annuelles d'un commercial, d'une équipe de vente ou
d'une entreprise. Les responsables s'appuient sur les prévisions
établies par les commerciaux pour estimer le chiffre d'affaires
prévisionnel de leurs équipes. Les directeurs commerciaux
projettent ensuite ces estimations à l'échelle d'un service ou
d'une entreprise entière. Les rapports de prévision sont
généralement transmis à la direction de l'entreprise,
ainsi qu'au conseil d'administration et aux actionnaires, le cas
échéant.
Généralement, les prévisions alimentent
plusieurs fonctions clés de l'entreprise. Le dimensionnement des moyens
et ressources (financières, de production, d'expédition,
d'entreposage...) est souvent corrélé à ces
prévisions.
II.1.1.1 L'importance de la prévision
des ventes
La prévision des ventes influence de nombreuses
décisions, du recrutement à la gestion des ressources, en passant
par la définition des objectifs et du budget. Par exemple, si les
prévisions annoncent 26 % d'opportunités de vente en plus, des
recrutements doivent être envisagés pour faire face à la
demande. Si, au contraire, une baisse d'activité est anticipée,
les ressources humaines doivent être gérées en
conséquence. De plus, il pourra s'avérer judicieux d'investir du
temps dans le marketing et dans la prospection afin de contrer cette baisse.
~ 22 ~
La prévision des ventes peut également être
vectrice de motivation. Par exemple, il est possible de publier des
prévisions trimestrielles afin d'encourager l'équipe commerciale
à atteindre ses objectifs. Des prévisions quotidiennes peuvent
également aider un commercial en difficulté à
améliorer ses performances.
En matière de prévision des ventes, le
perfectionnisme est inutile. En effet, il est pratiquement impossible
d'établir des prévisions exactes. S'appuyer sur des
données fiables et une méthodologie adéquate permet
néanmoins d'établir des prévisions réalistes, afin
de faciliter la planification et de soutenir la croissance.
| 
