Quelles sont les impacts de la transformation du digital sur la fonction des ressources humaines ?

B. Mise en place de nouveaux outils/logiciels

Dans un premier temps, le logiciel Silaexpert propose des options qui ne sont pas obligatoires mais qui peuvent être optés par l'entreprise. Mais ces options « supplémentaires » sont couteuses pour l'entreprise mais elles pourraient favoriser la digitalisation et la satisfaction des salariés ou des clients. Si le cabinet SEREGEC accepte et prend l'option du portail collaboratif, les salariés seront connectés sur un espace dédié afin de saisir leurs demandes de congé, leurs notes de frais et de consulter et/ou de télécharger leurs bulletins. Le cabinet SEREGEC possède seulement le portail collaboratif pour les clients et non pour ses salariés.

Si la SEREGEC met ce programme en place et donc partage un accès à ses salariés, elle fera gagner du temps aux collaborateurs concernés. Avec la mise en place d'une formation au sein de l'entreprise pour les salariés, ils pourront donc saisir leurs informations du mois et le collaborateur pourra se concentrer sur le fait de réaliser les attestations de salaire suite aux absences. Par exemple, la déclaration des charges sociales, la vérification des taux (mutuelle et prévoyance) pour chaque salarié et d'éviter les erreurs sur les fiches de paie.

Envoi des bulletins directement aux salariés : (Annexe 2 : Paramétrage du logiciel)

Après la confirmation des bulletins de paie, il est possible via Silaexpert d'envoyer directement les bulletins de paie aux salariés. Il suffit juste de renseigner l'adresse mail du salarié dans sa fiche sur le logiciel et donc chaque mois nous aurons juste à sélectionner le bulletin et réaliser l'envoi aux salariés. Nous pouvons alors envoyer dans un premier temps une copie au dirigeant de l'entreprise et ensuite envoyer chaque bulletin au salarié correspondant. Un gain de temps sera notable au gérant de l'entreprise tout comme au collaborateur grâce à l'envoi automatique.

Mise en place des virements sur le logiciel Silaexpert : (Annexe 3 : Mise en place des virements)

Après l'envoi des bulletins de paie aux salariés, nous pourrions en plus rajouter dans la fiche du salarié, son RIB afin de réaliser le virement directement via le logiciel Silaexpert. En effet, le logiciel peut mettre en place pour chaque dossier client des virements après la réalisation et validation des bulletins de paie. Après que les bulletins soient effectués, nous aurons juste à vérifier les montants nets et à procéder aux virements. De plus, il est possible d'automatiser le paiement des bulletins dans le paramétrage du logiciel et de fixer une date limite de versement.

Mise en place des signatures électroniques : (Annexe 4 : L'utilisation du logiciel Primobox)

C'est le règlement eIDAS (electronic IDentification Authentification and trust Services) qui a été mis en place pour qu'il y ait un règlement concernant la signature électronique. En effet, ce règlement est applicable depuis 2016 et celui-ci met en avant la signature électronique car

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elle ne peut plus être contesté par les tribunaux et aura donc la même valeur qu'une signature manuscrite.

Nous allons définir la signature électronique. Cette signature appelé aussi signature numérique est un processus qui va permettre de signer des documents à distance, et de garantir l'intégrité du document. La signature électronique à la même valeur que la signature papier, nous n'avons donc plus besoin de rencontrer la personne afin de signer le ou les documents. Cette mise en place permettrait à notre cabinet de supprimer les tâches chronophages.

Afin de mettre cette signature en place, nous pourrions utiliser l'espace Primobox. Après la création de l'espace pour les différents salariés, chaque mois le salarié pourra recevoir les bulletins de paie et il pourra utiliser cet espace pour la mise en place de sa signature électronique.

Le cabinet aura juste à déposer les documents sur l'espace Primobox et le salarié pourra en quelques clics signer les documents comme par exemple, le contrat de travail, les avenants et d'autres documents sociaux qui doivent être signés. De plus, nous pourrions à tout moment suivre en temps réel les contrats en cours, mais aussi relancer les signataires de façon automatique et nous pourrions consulter les documents signés directement sur l'espace à tout moment.

Les bénéfices de la mise en place de cet outil seront notables. Dans un premier temps il réduira les coûts. En effet, une signature électronique coûte beaucoup plus chère qu'une signature papier (environ 48%). Ensuite grâce à la possibilité de suivi de la signature, nous aurons une meilleure traçabilité, et à tout moment relancer la personne pour la signature des contrats ou avenant en temps réel. Pour terminer, l'image de notre cabinet sera en hausse grâce à ce logiciel qui est moderne et conforme au règlement.

Mise en place d'un espace de tchat rapide entre collaborateurs : (Annexe 5 : L'utilisation de l'espace Hangouts)

Afin de faciliter la communication interne entre les différents bureaux, ou les différents sites, nous pourrions mettre en place une plateforme de communication. Un espace de tchat rapide dédié pour les collaborateurs qui permettrait de poser des questions entres eux et donc d'éviter de passer par le téléphone. Le premier avantage est de libérer le téléphone pour d'éventuelles questions des clients ou alors des salariés, mais aussi d'éviter de passer trop de temps sur une question.

Pour cela, nous pouvons utiliser le logiciel Hangouts.

En effet, Hangouts est une plateforme de messagerie simple et rapide qui va permettre à tout moment d'envoyer un message à n'importe quelle personne qui possède cette plateforme. Il est possible de créer différents groupes, et de réaliser un groupe pour chaque équipe dans les différents bureaux. Cette plateforme peut en plus être jointe à la messagerie Gmail. Nous aurions une partie avec les groupes de tchat avec les salariés ou même l'utiliser pour poser des questions aux clients via

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les mails pour des sujets importants, comme les éléments variables, nouvelles embauches, etc...

Cette plateforme aura un impact sur l'organisation des collaborateurs et sur le gain de temps car ils retrouveront les mails plus facilement et trieront leurs mails plus rapidement.

C. Mise en place de formations pour les collaborateurs

Nous avons vu voir précédemment que les tâches du service RH/Paie évoluent notamment avec l'arrivée du digital. Les compétences ne cessent d'évoluer mais aussi de changer. Nous avons besoin du Pack Office de plus en plus suite à la réduction du papier en entreprise mais il faudrait accompagner les collaborateurs aux différents changements mais surtout sur l'automatisation des logiciels.

Le cabinet pourrait mettre en place des formations « e-learning » afin de former les salariés le plus rapidement.

A quoi correspondent les formations « e-learning » ? (Annexe 6 : Plateforme de « e-learning »)

Selon Favier et al. (2004, cité par Brillet et al, 2010) l'e-learning peut être défini comme :« un processus d'apprentissage par lequel les individus acquièrent de nouvelles compétences ou connaissances grâce à des technologies de l'information et de la communication ».

D'après Favier et al. (2004), l'e-learning est défini grâce à trois critères fondamentaux. Dans un premier temps, l'e-learning correspond à un réseau qui permet de stocker, rechercher et partager des informations et des connaissances. Ensuite l'e-learning peut être utilisé à partir d'un ordinateur grâce à différents logiciels développés pendant les confinements. Pour finir, cette méthode a pour but premier de faire apprendre de nouvelles compétences aux salariés. Elle aura donc un impact sur le capital humain et donc sur les compétences des collaborateurs sans que celui-ci se déplacent.

Quels sont les avantages du « e-learning » ?

Les avantages du « e-learning » sont dans un premier temps le gain de temps pour les salariés qui suivent les formations directement en entreprise. En effet, contrairement aux formations classiques, c'est-à-dire en présentiel, le salarié devra se rendre au lieu de la formation alors que pour celles-ci, le salarié pourra suivre à tout moment les formations depuis son ordinateur professionnel.

Le salarié n'a donc plus besoin de se déplacer dans les différents centres de formation. Donc l'entreprise qui met en place cette formation va réduire ses coûts car elle n'aura pas les frais des logements et de déplacements.

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Quels sont les inconvénients du « e-learning » ?

Malgré que cette méthode de formation soit plus pratique et qu'elle soit très peu couteuse, l'« e-learning » présente des inconvénients :

v Premièrement, l'absence de contacts physique entre les formateurs et le collaborateur

en cours de formation. Elle peut représenter pour certaines personnes des difficultés ;

v Ensuite la non-maîtrise des logiciels ou des outils informatiques peut devenir un obstacle pour suivre les formations en ligne ;

v De plus le manque de motivation peut se faire ressentir à cause de la formation à distance et de son outil informatique.

Cette méthode de formation digitale a donc des avantages et des limites. Malgré tout l'apprentissage à distance est plus facile et moins couteuse, et peut se faire au sein de l'entreprise avec tous les collaborateurs.

D. Mise en place d'une sauvegarde des documents sociaux pour les salariés

Depuis la loi El

dématérialisation des bulletins de paie, mais si un salarié ne souhaite pas ce processus soit mis en place alors il pourra manifester son refus au format papier ou alors par mail à l'employeur.

Khomri du 1^er janvier 2017, l'employeur peut maintenant opter pour la

L'objectif de l'enregistrement des bulletins sur un coffre-fort :

La mise en place d'un coffre-fort électronique va permettre de garantir la protection des différents documents enregistrés, mais aussi son intégrité et la confidentialité des bulletins de paie. Le salarié n'aura donc plus le risque de vol, de falsification ou alors de perte des bulletins de paie qui sont très importants.

L'objectif est de permettre aux collaborateurs de stocker les bulletins de paie et/ou de mettre à disposition des salariés une plateforme qui va faciliter la sauvegarde de leurs documents professionnels et celle-ci sera sécurisée. Pour utiliser cette plateforme, nous avons plusieurs prestataires qui proposent cette sauvegarde mais nous allons nous concentrer plus précisément sur la plateforme EDocGroup.

EDocGroup : (Annexe 7 : Utilisation de la plateforme eDocGroup)

Nous allons maintenant voir que nous pourrions mettre en place dans le cabinet la plateforme eDocGroup. eDocGroup est composé de deux « espaces », nous avons

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dans un premier temps Desk RH ou alors aussi appelé eDocPerso et l'eDocSign.

L'espace Desk RH est un coffre-fort numérique qui va permettre d'enregistrer numériquement les documents RH. Les salariés ont donc un compte suite à la création de l'employeur et chaque salarié pourra à tout moment visualiser ses documents en se rendant directement sur son compte personnel.

Ensuite pour l'interface eDocSign elle permet de signer tous types de documents. Il est donc possible grâce à cette interface de signer différents documents comme par exemple des contrats de travail, des avenants, les chartes et les règlements. Elle permettrait de gagner du temps dans la signature et d'être en conformité avec les lois.

(Via le site web : www.edoc.fr)

Nous allons maintenant voir le point de vue des salariés et celui des entreprises les avantages et les inconvénients de la mise en place de cette plateforme :

ü Pour l'entreprise :

Desk RH est rapide à ouvrir, simple à utiliser et cette plateforme est compatible avec le logiciel de paie Silaexpert. Nous pourrons donc rejoindre Desk RH à notre logiciel.

Pour l'entreprise, cette plateforme va faciliter le travail pour les collaborateurs en ressources humaines :

o Desk RH sécurise les échanges ;

o Avoir une meilleure fiabilité des données RH ;

o Améliorer la traçabilité des documents ;

o Faciliter l'envoi des fiches de paie ;

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o Permettre de faire signer des documents numériquement.

ü Pour les salariés :

Du côté du salarié, eDocGroup propose aux membres un espace d'archivage, sur lequel le salarié peut stocker ses documents personnels, mais surtout d'avoir une sauvegarde de ses bulletins de paie et des différents documents sociaux. L'avantage de cette plateforme est que si le salarié quitte l'entreprise il pourra alors conserver son espace. De plus, l'interface Desk RH est rattachée au Compte Personnel d'Activité (CPA), elle permet pour les salariés d'avoir un suivi de leur carrière et de sécuriser leur parcours professionnel.

Quelle est la différence entre un document reçu par mail et un document reçu par eDocGroup ?

Les différences sont qu'eDocGroup assure la sécurité, la confidentialité et la légalité des documents reçus et stockés. De plus elle permet d'éviter de perdre les documents qui sont au format papier.

Si nous envoyons les bulletins de paie par exemple par mail cela ne garantit pas la sauvegarde des bulletins de paie mais aussi ne garantit pas la validité juridique des documents électroniques car :

·

et surtout que

Lorsque nous envoyons un document par mail, elle ne facilite pas la sauvegarde l'envoi par mail ne facilitera pas la mise en place de la signature ;

· De plus, lorsque nous envoyons le document par mail, nous ne sommes pas sûr de la personne qui va recevoir le bulletin de paie par exemple et nous ne savons pas si la personne recevra le document.

E. Uniformisation des méthodes

Ensuite nous allons voir qu'il faudrait mettre en place au sein du cabinet une uniformisation des méthodes.

Comment définir l'uniformisation des méthodes ?

Afin de faciliter le travail de tout le monde mais aussi de faciliter l'intégration des nouveaux salariés au sein du cabinet, il faudrait que le cabinet uniformise le rangement des fichiers dans les différents dossiers sur le serveur Netexplorer. Malgré la mise en place d'une fiche guide, les salariés ne connaissent pas cette feuille et donc ne respecte pas le classement des documents. Nous pourrions inclure des modèles de contrat mais aussi des avenants afin que tous les collaborateurs réalisent les contrats plus facilement et plus rapidement.

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Uniformiser grâce à une fiche de guide : (Annexe 8 : Création d'une fiche de guide)

Suite à la mise en place d'une fiche guide afin de faciliter le classement des dossiers, peu de collaborateurs ont pris connaissance de cette fiche. Il faudrait alors refaire cette fiche afin de la rendre plus simple à la comprendre afin de faciliter le rangement mais aussi que chaque collaborateur puisse retrouver les documents dans les dossiers. Si chaque collaborateur range ses documents de la même façon alors cela facilitera les autres collaborateurs à retrouver ses documents et de répondre plus facilement aux clients.

Création de modèles :

Nous pourrions mettre en place sur le Google Drive du cabinet un dossier avec différents modèles de contrats, mais aussi des avenants, ou alors des modifications de contrat de travail. Il aura un impact sur le temps de travail des collaborateurs, ils passeront moins de temps sur la réalisation de certains contrats. De plus sur le logiciel Silaexpert, il est possible de paramétrer et de créer des modèles de contrat afin de réaliser directement le contrat sur le logiciel avec les informations du futur salarié.

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