I.3.4.4. Phases de l'organisation d'un
événement
Comme nous l'avons mentionné tantôt, un
événement nécessite une préparation minutieuse
malgré les imprévus, mais aussi demande un investissement
important en vue d'une mobilisation considérable de la cible.
Il présente quatre phrases principales pour sa
réalisation Phase 1 : préliminaires. Il s'agit ici de :
- Définir les objectifs du futur
événement
- Définir la ou les cibles qu'on chercher à
atteindre - Définir les cibles de relais
Phase 2 : la conception de l'événement. La
conception ici passe par le fait de trouver l'idée de loin de
l'événement qui doit être en rapport avec l'entreprise et
son produit. Il faut aussi trouver un nom sachant qu'un bon titre est un
attrait car il a l'avantage d'inviter les cibles à participer. Les
messages à passer dans l'animation au moment de
l'évènement doivent être bien préparé dans
cette phase à côté de la précision sur la
durée, le conducteur et les animateurs des détails sur
différentes formalités administratives sont aussi
précisés dans cette phase.
Phase 3 : la promotion de l'événement. Ici, la
presse écrite, la télévision, la radio, les sites internet
sont nécessaires à côté de l'affichage qui est aussi
d'un apport important dans l'organisationnel l'événement.
Phase 4 : le bilan. Après l'événement, il
est nécessaire d'évaluer les actions que ce soit en termes de
réussite et pour tirer des leçons. Un bilan sous forme d'audit de
l'événement s'impose donc et aura comme préoccupation :
- L'audience c'est-à-dire de nombre des personnes
présentes, leurs profils éventuels. - Les retombées
médiatiques c'est-à-dire les différentes passages dans les
médias
L'exemple type ci-dessous montre, en fait, la
complexité et la préparation minutieuse que nous avons
évoquée ci-haut.
Organisation d'un salon (donné par CCI)35 :
A 6 mois (compte à rebours)
35 ILUNGA KASAMBAY C., Op cit, p. 16
33
- Réservation du stand
- Planification de l'aménagement
- Choix des produits à présenter
- Planification des actions de presse
A 4 mois
- Préparation des fiches produits, fiches techniques,
cartes de visite
- Préparation des documents, prospectus, catalogue avec le
nom de l'événement, numéro de stand, etc.
A 1 mois
- Insertions publicitaires signalant la présence au
salon
- Annonce sur le site internet, messages
téléphoniques, sms - Envoi des invitations pressent
- Envoi des invitations clients, prospects, ...
A 15 jours
- Relance des clients, prospects, presse
- Envoi des plans d'accès
- Vérifications des badges, accès parking,
accès exposants pour montage du stand, accréditations
A 1 jour :
- Vérifier si la marchandise et le matériel soit
disponibles sur le stand - Répartir les rôles des personnes
présentes au salon
- Dernière vérification des accès,
d'électricité, d'informatique.
I.4. NOTIONS SUR L'ENTREPRISE
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