Conception et réalisation d'une base de données pour la gestion du personnel. Cas de la direction générale de l'institut national de préparation professionnelle (INPP en sigle).

I.1.4. ORGANISATION D'UN SYSTEME D'INFORMATION

A) Système d'information et informatique

^5(*) Tout système d'information n'est pas obligatoirement informatisé. En effet, un certain nombre d'information se prête mal à un usage

Informatique. D'autre part, informatiser à 100? une entreprise a parfois un cout très élevé, alors que pour un coût plus faible, on peut traiter par l'informatique 80? des problèmes et laisser à l'homme les traitements les plus complexes.

Cependant, on confond souvent les deux aspects car la grande majorité des systèmes d'informations sont de systèmes informatiques. En effet, l'informatique a apporté au traitement des informations :

- L'économie du temps ;

- La fiabilité des traitements ;

- La vitesse de traitement, la rapidité de transmission ;

- Le stockage facile sur des mémoires de masse ;

- La disparition des tâches ennuyeuses et répétitives ;

- Plus d'informations pour un coût inferieur ;

Le problème est souvent de faire adapter l'organisation du système d'information à l'organisation et à la structure de l'entreprise que Robert Reix distingue :

- L'information centralisée : où toutes les opérations de traitement et stockage se font sur un site central, les utilisateurs ne disposent que des terminaux.

- L'information répartie : c'est-à-dire totalement décentralisée, où chaque utilisateur a la matière complète de son outil et est totalement autonome dans son utilisation.

- L'information distribuée : c'est la solution intermédiaire ou une partie de traitement et de stockage est centralisée, et une autre partie est réalisée localement en autonomie par l'utilisateur.

Par ailleurs, l'information ne nécessite pas obligatoirement l'acquisition des matériels. On peut recourir aux solutions suivantes :

- Sous-traitance des travaux à une société de service et d'ingénierie informatique ;

- Achats d'heures machines à une société de service ;

- Recours au système d'ordinateurs partagé ;

- Utilisation du crédit-bail (location avec option d'achat).

En tout état de cause, chaque solution est à envisager en fonction des disponibilités financières de l'entreprise et du degré de maitrise des traitements qui lui parait nécessaire.

B) le contenu d'un système

- Le matériel informatique : c'est un équipement électronique ou mécanique pour réaliser les entrées et les sorties, les mémoires de masse pour le stockage des données et des programmes ; le processeur central pour le traitement, le réseau de processeur central pour le traitement, le réseau de communication pour la transmission des données ou massage.

- Le logiciel : ce terme désigne les instructions qui dirigent les opérations du matériel informatique.

- La base de données : une base de données contient toutes les données utilisées par le logiciel d'application. Il existe trois types de documentation concernant les processus liés à l'informatique : le guide de l'usage, les instructions pour la préparation des données d'entrées, le manuel d'instruction pour l'exploitation du système.

* ⁵ ROBERT REIX, cours d'analyse informatique et SGBD, 3^ème éd., paris, 2007, p 25.