Suivi informatisé des affectations des stagiaires dans une entreprise publique.

II.2.2. Inventaire des rubriques

L'inventaire des rubriques autrement appelé « inventaire des données »

c'est un tableau qui répertorie un ensemble de données prises sur les documents utilisés dans le système ou domaine étudié.¹³

C'est une étape dans l'analyse qui permet d'inventorier les rubriques (d'information atomique) qui proviennent des documents existants en les représentant dans le tableau dont le nombre des colonnes correspond au nombre des documents et le nombre des lignes correspond à celui des rubriques se trouvant sur les documents. Lorsqu'une information est trouvée sur le document on place un astérisque (*) à l'intersection de la ligne représentant l'information et la colonne représentant le document.

No RUBRIQUES FICHE DE		LISTE DE

FICHE

RECEPTION PRESENCE D'AFFECTATION

01	Numérofiche	*	*	*
02	Nomstagiaire	*	*	*
03	Postnomstagiaire	*	*	*
04	Prenomstagiaire	*	*	*
05	Sexestagiaire	*	*	*
06	Provenancestagiaire	*		*
07	Datejour	*	*	*
08	Gradestagire	*		*
09	Contactstagiaire	*		*
10	Tuteurstagiaire	*		*
11	Adressestagiaire	*		*
12	Departement	*		*
13	encadreurstagiaire	*	*	*

II.2.3. Description des traitements

La description des traitements est une partie dans laquelle nous

présentons les personnes qui entrent en jeux pour le processus des affectations des stagiaires, les liens entre eux, et de quelle manière ils communiquent.

¹³ R.Reix, Informatique appliquée à la gestion, tome 1, 2001

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a. Tableau des acteurs

Ici, il s'agit d'un tableau répertoriant les personnes physiques qui

interviennent lorsqu'il faut affecter et gérer les stagiaires dans cette entreprise publique.

NO ACTEURS TYPES SIGNIFICATIONS

01	Stagiaire	Externe	Dépose sa demande au secrétariat
02	Secrétaire	Interne	Lit la demande ou la recommandation et l'envoi chez le directeur provincial.
03	Directeur Provincial	Interne	Il lit à son tour la demande, valide (signe) et retourne la demande au secrétariat.
04	Secrétaire	Interne	Vérifie la demande, au cas où cette dernière est validée, il appelle le nouveau stagiaire, et l'amène chez le chef de département.
05	Chef de département	Interne	Lit la demande, vérifie toutes les signatures possibles, pose quelques questions au future stagiaire et l'amène chez le maitre de stage ou son encadreur.
06	Maitre de stage (encadreur)	Interne	Il encadre le stagiaire pendant une période bien déterminée, l'évalue et dépose les côtes du stagiaire au département.
07	Chef de département	Interne	Vérifie les cotes obtenues par le stagiaire, et envoi ou amène ces cotes à l'institution du stagiaire si ceci est nécessaire

b. Graphe de flux

Dans ce chapitre de notre travail, le graphe de flux nous permet de

représenter schématiquement la communication entre les acteurs et la circulation des informations au sein de cette entreprise.

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[1]

Secrétaire

Stagiaire

[4]

[3]

[6]

[9]

[2]

[5]

Chef de
département

[10]

Directeur provincial

[8]

[7]

Maitre de stage

Légende

1. Demande déposée ;

2. Demande lue et transférée ;

3. Demande validée ;

4. Stagiaire convoqué ;

5. Demande présentée au département ;

6. Stagiaire présenté au département ;

7. Stagiaire présenté chez son encadreur ;

8. Stagiaire fait connaissance avec son encadreur ;

9. Maitre de stage encadre et évalue le stagiaire ;

10. Stagiaire évalué et la cote déposée.

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