CHAPITRE DEUXIEME : APPROCHES DE SOLUTIONS ET
CONDITIONS DE MISE EN OEUVRE
Les problèmes ainsi relevés, il serait bien d'y
proposer des approches de solutions (section 1) et il serait encore mieux de
préciser les conditions de leur mise en oeuvre (section 2).
SECTION 1 : APPROCHES DE SOLUTIONS
Dans cette section, nous allons proposer des approches de
solutions au problème de la mauvaise planification des tâches
(Paragraphe 1) et aux problèmes de recherches infructueuses des
références du courrier et de la perte de temps lors de la
reproduction de documents (Paragraphe2).
Approches de solutions au problème de la
mauvaise planification des tâches
Paragraphe 1 :
La planification des tâches est d'une importance
cruciale pour toute structure. Une bonne planification permet un gain de temps.
Mais on ne peut arriver à une meilleure gestion du temps que si les
agents d'une structure ont une compréhension de l'importance de la
planification des tâches et que s'ils planifient les tâches tout en
utilisant les méthodes adaptées.
Pour bien planifier leurs tâches, nous proposons aux
agents du SG de la SONACOP la méthode NERAC de Paula MENDES. Elle
consiste à :
·Noter : lister les objectifs
à atteindre ; lister les tâches, activités à
faire ;
·Estimer : évaluer la
durée de chaque tâche ;
·Réserver :
prévoir 40% du temps total pour les imprévus ;
·Arbitrer : tenir compte de
l'importance de chaque tâche ; déterminer l'ordre
d'exécution ;
·Contrôler
l'exécution : ce contrôle se fait en se posant un certain nombre
de questions à savoir : les tâches prévues ont-elles
été réalisées ? les objectifs ont-ils
été atteints ? quels sont les écarts ? Comment y
remédier ?
Nous proposons également aux
agents du SG la mise en application de la matrice de priorité (principe
d'Eisenhower) qui est un outil très utile pour établir des
priorités claires qui tiennent compte à la fois de l'urgence et
de l'importance des tâches. Ce principe se résume comme
suit :
Tableau n° 6: Matrice de priorité
d'Eisenhower
|
Importance de la tâche/ urgence de la
tâche
|
Tâche non urgente
|
Tâche urgente
|
|
Tâche importante
|
Tâche importante non urgente : A
planifier
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Tâche importante et urgente : A
exécuter en priorité
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Tâche peu importante
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Tâche peu importante et non urgente : A
laisser de côté
|
Tâche peu importante mais urgente : A
déléguer si possible
|
Source : Communication du Directeur de
Cabinet du MRAI 2008
Pour une bonne gestion du temps, le principe de Pareto doit
être pris en compte. Ce principe appliqué au temps peut se
résumer comme suit : « attaquer les
problèmes essentiels peu nombreux avant les problèmes secondaires
nombreux ». De ce principe découle la technique de
l'analyse ABC qui repose sur l'expérience pratique suivant laquelle la
proportion des tâches importantes et moins importantes est constante par
rapport au total des tâches. Les différentes tâches sont
classées en trois catégories selon leur degré d'importance
pour atteindre les objectifs selon la grille ci-dessous :
|
Nature des tâches
|
Pourcentage par rapport au volume total des
tâches
|
Valeur de ces tâches pour atteindre les
objectifs
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Groupe A : tâches très importantes
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15 %
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65 %
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Groupe B : tâches importantes
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20 %
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20 %
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Groupe C : tâches moins importante ou sans
importance
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65 %
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15 %
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Source : Communication du Directeur de
Cabinet du MRAI 2008
Approches de solutions aux problèmes aux
problèmes de recherches infructueuses des références du
courrier et de la perte de temps lors de la reproduction de documents
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