Paragraphe 2 :
A. Approches de solution au problème de
recherches infructueuses des références du courrier
En ce qui concerne ce problème spécifique, il
s'avère indispensable d'adopter une gestion informatisée du
courrier.
La mise en oeuvre de cette solution aura pour avantages
de :
o gagner du temps en supprimant l'enregistrement du courrier
«arrivée» au niveau des autres secrétariats en aval
;
o assurer la gestion informatisée de toutes les
informations relatives au traitement du courrier quel qu'en soit le
détenteur ;
o accélérer le traitement du courrier ;
o répartir systématiquement le courrier suivant
une organisation fonctionnelle ;
o introduire un fichier permettant de réduire le temps
de traitement du courrier ;
o informer les usagers sur les dossiers incomplets mis en
instance en attendant leur arrivée ;
o informer sur la position d'une requête tous les
secrétariats reliés au réseau unique (intranet) ;
o valoriser la fonction "Secrétariat" devenue plus
efficiente vis-à-vis des usagers par une meilleure gestion du
courrier.
Le logiciel de gestion informatisée du courrier dont se
dotera le Secrétariat Général de la SONACOP sera mis en
réseau afin de permettre à chaque utilisateur de se connecter
quel que soit son poste, et d'effectuer entre autres les tâches suivantes
:
· enregistrer le courrier «arrivée» ;
· enregistrer le courrier «départ» ;
· enregistrer les affectations du courrier
«arrivée» ;
· suivre les traces du courrier notamment ce dont on
attend une réponse au niveau des services ;
· permettre l'affectation du courrier par service ;
· enregistrer les traitements effectués sur chaque
courrier.
La sécurité au niveau du logiciel commence par
l'identification des utilisateurs, l'accès à différents
niveaux afin de limiter certains utilisateurs à des
fonctionnalités du logiciel. La sauvegarde de la base de données
devra s'effectuer quotidiennement pour permettre non seulement la
rapidité dans le traitement du courrier, mais aussi la fiabilité
du processus de réponses données ou à donner au courrier.
La SONACOP pourra par exemple expérimenter le logiciel "KLASTOO".
KLASTOO est un logiciel de suivi et d'organisation de
documents (courriers, fax, mails...) qui permet de gérer, classer,
suivre, répondre et archiver des documents reçus et
envoyés. Il s'adresse à tout type de structure (service courrier,
PME-PMI, administration, secrétariat, département et services
internes).
KLASTOO permet : l'enregistrement des documents ; le lien avec
des fichiers offices (Word, Excel,...) ou scannés (archives) ; le suivi
des réponses ; la gestion des dossiers et de l'archivage ;
l'édition d'étiquettes codes à barres pour
l'identification des documents ; le suivi des expéditeurs et
destinataires externes et internes ; l'établissement des listes et
statistiques diverses ; la redistribution interne des documents.
Le descriptif dudit logiciel figurant aux annexes 4 à 9
inclus passe par :
· l'enregistrement du courrier reçu ;
· l'enregistrement du courrier expédié ;
· la recherche et le suivi des documents par service et
destinataire ;
· le filtrage des documents reçus;
· la gestion des dossiers ;
· l'archivage ;
· les statistiques et recherches.
Pour chaque document reçu, nous avons :
ü la date du document, son support et sa nature ;
ü le délai de réponse souhaité par
l'expéditeur ;
ü l'objet du document ;
ü les commentaires ;
ü le dossier auquel le document est rattaché ;
ü le lien avec un document expédié ;
ü la liste des destinataires en interne ;
ü le type de document et les références
;
ü l'indexation de documents ;
ü les pièces jointes ;
ü les signataires et les différentes observations.
Pour chaque document expédié, nous avons :
ü la date du document ;
ü le délai de réponse attendu ;
ü l'objet du document ;
ü l'expéditeur (service et personne) ;
ü le signataire ;
ü les commentaires ;
ü le dossier auquel le document est rattaché
ü le lien avec le document reçu ;
ü la liste des destinataires externes ;
ü le type de document et les références
;
ü le lien avec le document associé ;
ü l'indexation de documents.
A tout instant, avec ce logiciel, nous avons la
possibilité de trier, rechercher et gérer les documents en
fonction :
ü de la date du document ;
ü de la date de réponse ;
ü de l'objet du document ;
ü du type du document ;
ü des index ;
ü des destinataires ;
ü des expéditeurs.
Ce logiciel permet également de :
ü suivre l'évolution de la base de données
;
ü visualiser le volume des entrées-sorties ;
ü visualiser le délai moyen de réponse
(optionnel) ;
ü visualiser le délai d'acheminement à
l'attributaire final (optionnel) ;
ü suivre le coût de l'affranchissement
(optionnel).
KLASTOO permet aussi de :
ü relier des documents entre eux ;
ü faire suivre un document entre service et personnel
;
ü marquer un document comme répondu ;
ü gérer la nature des documents ;
ü éditer des étiquettes ;
ü gérer des utilisateurs ;
ü archiver des documents ;
ü activer le mailing et/ou le publipostage ;
ü créer des documents types ;
ü réaliser un plan de classement.
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