Memoire Online - Contribution à une meilleure gestion du temps de travail au SG de la Sonacop.

Dans cette rubrique, nous allons présenter le tableau de bord avant d'aborder la revue de littérature.

Ce tableau présente un récapitulatif des niveaux d'analyse, des problèmes, des objectifs fixés ainsi que des causes supposées être à la base des problèmes et les hypothèses formulées.

Niveaux d'analyse		Problèmes	Objectifs	Causes	Hypothèses
Niveau Général		Gestion peu rationnelle du temps de travail au SG de la SONACOP	Contribuer à une meilleure gestion du temps de travail au SG de la SONACOP	_	_
N I V E A U X S P E C I F I Q U E S	1	Mauvaise planification des tâches	Amener à adopter de meilleures méthodes de planification des tâches	L'absence de classification des tâches par priorité.	L'absence de classification des tâches par priorité est à l'origine de la mauvaise planification des tâches
	2	Recherches infructueuses des références du courrier	Proposer une gestion informatisée du courrier	La gestion manuelle	La gestion manuelle du courrier est à l'origine des recherches infructueuses des références du courrier

L'utilisation de l'électro copieur du SG par d'autres directions est à l'origine de la perte de temps lors de la reproduction de documents

Contribution à une meilleure gestion du temps de travail au SG de la SONACOP

Elément indispensable à tout travail scientifique, la revue de littérature vise à s'assurer, au préalable, de l'état des connaissances acquises à partir de la documentation consultée sur les problèmes identifiés. Pour y arriver, nous allons dans un premier temps procéder à une clarification terminologique et dans un second temps faire le point des contributions des auteurs sur chaque problème spécifique, ce qu'ils en pensent et les solutions proposées.

Selon le dictionnaire le Nouveau Petit Robert 2010, dérivée du latin « gestio », la gestion signifie l'action de gérer les affaires d'autrui et par extension, ses propres affaires. Elle signifie également administration, direction, management, organisation.

Le Petit LAROUSSE illustré 2011 la définit comme action ou manière de gérer, d'administrer, de diriger, d'organiser quelque chose, période pendant laquelle quelqu'un gère une affaire.

La gestion serait donc « l'action de gérer les affaires d'un autre et par extension, ses propres affaires ; administration, direction, organisation ». Elle est également « l'action ou la manière de gérer, d'administrer, de diriger, d'organiser quelque chose. »

Du latin « tempus », il est défini selon le Nouveau Petit Robert 2010 comme un milieu où paraissent se dérouler irréversiblement les existences dans leur changement, les événements et les phénomènes dans leur succession.

Selon le Petit LAROUSSE illustré 2011, le temps est une notion fondamentale conçue comme un milieu indéfini dans lequel se succèdent les événements et souvent ressenti comme une force agissant sur le monde, les êtres. C'est aussi une durée considérée comme une quantité mesurable, un paramètre permettant de repérer les événements dans leur succession.

Le dictionnaire Universel définit le temps comme « une dimension de l'univers selon laquelle semble s'ordonner la succession irréversible des phénomènes ».

L'expression temps de travail doit se comprendre comme étant la durée pendant laquelle les agents au sein d'une administration doivent travailler. Cette durée est comprise entre 08h00 et 12h30 et entre 15h00 et 18h30.

Dans son ouvrage « Qu'est-ce donc le temps ? », le philosophe Saint Augustin apporte sa conception du temps en ces termes : « Quand personne ne me le demande, je crois le savoir ; mais dès qu'on me le demande, je ne le sais plus ». Cette inquiétude que cet homme religieux exprime, traduit bien la difficulté à définir ce concept.

Pour J.L. SERVAN-SCHREIBER, « le paradoxe du temps c'est que rares sont ceux qui estiment en avoir suffisamment, alors que chacun dispose de sa totalité ».

A en croire PARKINSON, « plus on dispose du temps pour faire un travail, plus ce travail prend du temps ».

Pour Peter DRUCKER « le temps est le capital le plus rare et si on ne sait pas le gérer, alors on ne peut gérer rien d'autre ».

Selon Samuel JOHNSON, le temps est comparable à une charge, un lourd fardeau incontournable par conséquent il faut l'avoir de justesse. Il dit « l'argent et le temps sont les plus lourds fardeaux d'une vie et de tous les mortels, les plus malheureux sont ceux qui en ont plus qu'il le faut ».

Pour Friedrich NIETZSCHE, « le temps est une éternité profonde, un milieu infini où tout se succède » dans « Ainsi parlait ZARA Thoustra» édition Gallimard 1947.

D'après Blaise PASCAL, « le temps est de ces choses qu'il est impossible et même inutile de définir. Chacun sait à quel aspect de son expérience correspond le mot «temps» ».

ALCAN cité par GODONOU (2008) nous dit que : «le temps est ce qui fait que tout se fait».

Au total, nous retenons que le concept temps est une notion « panier », chacun y met ce qui lui semble bon selon sa sensibilité, sa disposition psychologique, son aptitude et pourquoi pas sa culture.

Une bonne gestion du temps permet d'être organisé, efficace, et performant. Le temps doit d'abord être consacré à des tâches prioritaires entrant de façon certaine dans le champ des objectifs fixés.

Gérer son temps, revient donc à gagner en efficacité et en rendement car pour quiconque ayant un objectif à atteindre, le temps à l'instar de l'argent, apparait comme une ressource précieuse.

Selon LEE cité par MONTEIRO (2009), le secret essentiel de la gestion de son temps tenait dans la technique suivante : «porter sur une feuille de papier les tâches les plus importantes que vous devez accomplir le lendemain et les numéroter par ordre d'importance décroissante». C'est pour ainsi dire que le secret essentiel de la gestion de son temps n'est rien d'autres que la planification de ses tâches.

« Time is money » ou « No time to waste » sont les expressions souvent utilisées par les Anglo-saxons pour exprimer que le temps est une richesse.

Cette puissance du temps est également reconnue par Victor HUGO qui pense que « peu de temps suffit pour changer toutes choses ».

En tant que ressource précieuse, l'importance de la gestion du temps n'est plus à démontrer.

Ainsi Pulchérie ZEHE, parlant de l'efficacité personnelle dans « Comment manager son Secrétariat ? », semble accorder plus de valeur au temps que les Anglo-saxons lorsqu'elle affirme que «Qui perd son temps, perd sa vie».

Aussi retenons-nous avec Alain FERNANDEZ que « Mieux gérer son temps au quotidien est désormais un impératif ».

v Contributions des auteurs à la résolution des problèmes spécifiques identifiés.

· Contributions des auteurs à la résolution du problème de la mauvaise planification des tâches

Selon le Petit Larousse illustré 2011, la planification est l'action de planifier.

Jean-Denis MENARD, dans son ouvrage intitulé « Savoir gérer son temps », nous dit que :

Vouloir « planifier » relève de la logique du « temps compté ». Vous considérez le temps comme un capital à faire fructifier, et de la même façon que vous passez du temps à rechercher les meilleurs placements, vous allez passer « un certain temps » à planifier. Ce qui compte ici est de bien comprendre que ce temps passé n'est pas une dépense mais un investissement, un investissement somme toute raisonnable car on estime que quinze minutes en moyenne peuvent suffire chaque soir, pour préparer la journée du lendemain.

La planification se comprend également comme l'organisation dans le temps de la réalisation d'objectifs dans un domaine avec la mise à disposition des moyens et sur une durée et des étapes précises. On ne peut donc pas parler de la planification des tâches sans mettre un accent particulier sur la dimension temps qui est sa caractéristique principale. C'est pour ainsi dire que la notion de planification est indissociable de la notion de temps.

En effet, selon MENARD (2001), la planification est une méthode complète de gestion du temps. Selon cet auteur, il est nécessaire de s'organiser pour les différents travaux à effectuer pour limiter ou éviter les pertes du temps. La gestion du temps implique, selon MENDES (1998) cité par ALLOKPON (2011), «une organisation rationnelle des activités, une planification de leur exécution et un contrôle des délais».

Dans une communication présentée en 2008 sur la gestion du temps par le Directeur de Cabinet du Ministère de la Réforme Administrative et Institutionnelle, nous avons pu retenir ce qui suit :

Bien gérer le temps consiste à planifier, placer par priorité, déléguer et organiser les activités quotidiennes.

Mener à bien une activité suppose l'accomplissement de tâches et la résolution de problèmes selon un ordre déterminé :

Selon GUERTAOUI et al. cité par DONVIDE (2009), la planification des activités consiste à définir l'importance et l'urgence des tâches à accomplir. C'est dans cet ordre d'idée qu'abonde DRUCKER cité par CHARRON et SEPARI (2004) lorsqu'il affirme qu'il faut «penser en fonction des priorités» ; l'un des principaux ennemis du suivi d'une bonne planification, donc d'une gestion efficace du temps, étant l'urgence.

Le terme « urgent » ne signifie pas grand-chose car la notion est éminemment relative et liée au tempérament du demandeur comme le souligne la plaisanterie : « il n'y a pas d'urgence, il n'y a que des gens pressés ! ». Par conséquent, accepter sans discussion la formule « c'est urgent » et croire que les urgences sont toutes des priorités, serait une grave erreur. Cela reviendrait à laisser de côté les activités moins urgentes, celles qui ne se rappellent pas à votre attention, mais qui sont parfois les plus importantes. Cela reviendrait à traiter les choses au fur et à mesure qu'elles arrivent, dans une ambiance survoltée. Cette façon d'agir s'appelle la lipholie néologisme créé par le sigle LIFO (Last In First Out).

Pour bien planifier et ne pas tomber sous le coup des urgences, MENDES (1998) cité par ALLOKPON (2011), nous propose la méthode NERAC.

· Noter : lister les objectifs à atteindre ; lister les tâches, activités à faire ;

· Arbitrer: tenir compte de l'importance de chaque tâche ; déterminer l'ordre d'exécution ;

· Contrôler l'exécution : ce contrôle se fait en se posant un certain nombre de questions à savoir : les tâches prévues ont-elles été réalisées ? les objectifs ont-ils été atteints ? quels sont les écarts ? comment y remédier ?

La planification peut tout de même se faire sur le long terme. Planifier à long terme consiste à écrire, sur le plan annuel d'un agenda les étapes qui mènent à un objectif. Cette écriture est un engagement, un contrat envers soi-même, une tentative pour faire émerger du brouillard de la quotidienneté des réalisations voulues et choisies.

Dans « Savoir gérer son temps » de J. D. MENARD, on retient les étapes suivantes pour une planification :

Ecrire est le premier conseil de cette première étape et ce n'est pas un hasard. L'expérience prouve qu'on n'écrit pas assez, soit par manque de matériel sous la main, soit par fainéantise, soit par confiance trop grande en la mémoire, soit parce qu'on a envie, inconsciemment bien sûr, de ne pas retenir l'information.

La conséquence est que l'esprit est encombré de mille choses à faire, auxquelles on repense en voiture (mais sans avoir la possibilité d'agir en aucune façon), ou dans une soirée entre amis, ou avant de s'endormir.

Après avoir écrit les différentes tâches à exécuter, on doit définir les degrés de priorité de ces tâches.

La question des priorités ne se pose pas pour les quelques rares personnes qui réussissent à gérer leur temps. La journée leur suffit pour absorber l'ensemble de leurs tâches et c'est à peine si, parfois elles doivent rester un peu plus tard le soir « pour finir quelque chose », afin de pouvoir le lendemain, « redémarrer à zéro » comme d'habitude.

Mais c'est une obligation hautement stimulante car elle fait appel à une fine réflexion et à toute la connaissance intime que vous avez de votre métier et de votre environnement.

L'aptitude à définir les priorités est obligatoire car nous sommes dans un monde où la charge de travail excède nos capacités de traitement. Admettre cela, c'est déjà gagner en sérénité puisque nous abandonnons deux fausses croyances : « je peux être à jour ce soir en partant » et « je peux redémarrer à zéro demain en arrivant »

L'une des plus grandes difficultés que l'on rencontre dans l'organisation du travail quotidien est l'affectation d'un ordre de priorité à chacune des tâches qui se présentent. La tendance naturelle pousse à agir dans une vision du court terme. Un outil utile pour établir des priorités claires qui tiennent compte à la fois de l'urgence et de l'importance est la matrice de priorité (Principe d'Eisenhower).

· Contributions des auteurs à la résolution du problème de recherches infructueuses de références du courrier

Le Petit LAROUSSE 2011 illustré définit le courrier comme une correspondance (lettres, imprimés, paquets) reçue ou envoyée par la poste. C'est également l'ensemble des lettres qu'une personne écrit ou reçoit. Quant au thème « courrier électronique », il est désigné par le mot « courriel ».

Dans « Le Courrier » (1965), Jean FAVIER développe deux séries de courrier à savoir le courrier « arrivée » et le courrier « départ ».

Le courrier «arrivée» est l'ensemble des lettres reçues chaque jour par une organisation, une administration.

Le courrier «départ» est l'ensemble des lettres qu'un service transmet à un autre (interne ou externe).

La gestion du courrier peut se faire de façon manuelle à l'aide des registres et des cahiers (supports papiers).

Cette manière de gérer le courrier n'est pas certes mauvaise mais admet toutefois des insuffisances auxquelles il convient d'apporter des améliorations.

En effet, la secrétaire est obligée de parcourir des registres ou plusieurs cahiers d'enregistrement avant de vérifier la réception, le niveau dans le traitement ou l'envoi d'une lettre. Il urge donc de trouver une solution à cet état de chose. L'informatisation de la gestion du courrier constitue donc la meilleure solution.

«Rechercher un document est dix fois plus coûteux que de le reproduire. Il est donc tentant de numériser un document ou de souhaiter ne traiter que sa forme digitale pour réduire les difficultés de recherche et assurer à l'entreprise un système d'information plus performant et plus efficace».

Pour dématérialiser (effectuer des opérations de traitement, d'échange et de stockage d'informations sans recours au support papier) le courrier par sa gestion informatisée, le Cabinet Pellycan Concept, dans le Module 2 de la brochure « Gérer les courriers », parle de la nécessité d'enregistrer le courrier sur son ordinateur pour en assurer le suivi. Il affirme que:

«Il est étonnant de rencontrer encore des secrétaires qui utilisent les bons vieux registres-cahiers pour enregistrer le courrier. La saisie manuelle et chronologique des données ne facilite pas les recherches dans le temps : on recherche habituellement un document sur son origine et objet et non sur une date précise»

Selon Eric SUTTER (2004), dans « Dictionnaire de l'information », la gestion électronique des documents est la gestion informatisée d'un ensemble de documents encodés ou numérisés.

Pour Frédéric MATTHEY (2008), la dématérialisation de la gestion du courrier, semble mieux convaincre sur l'utilité de l'informatisation de la gestion du courrier, à partir du moment où il nous en montre quelques avantages. Selon cet auteur, la gestion électronique du courrier permet de :

Abondant dans le même sens de gestion automatisée du courrier, Pulchérie ZEHE dans « Comment réussir son secrétariat ? », déclare : « le traitement du courrier a beaucoup évolué avec l'avènement de l'informatique. Dans l'ensemble, même si les registres papiers tiennent encore une place prépondérante, le traitement informatique du courrier est aujourd'hui fortement recommandé ».

Pulchérie ZEHE, parlant du suivi du courrier dans «Comment manager son secrétariat ? », affirme que : « la bonne gestion du courrier permet d'améliorer les délais de réponse à toute demande. Les demandes et rappels sont du ressort du secrétariat ». Elle propose à cet effet une méthode informatisée simple et efficace de suivi du courrier.

L'utilisation d'un logiciel d'une gestion informatisée du courrier est donc la meilleure solution quant au problème de la gestion manuelle du courrier. A cet effet, nous avons proposé un logiciel de gestion informatisée du courrier.

· Contributions des auteurs à la résolution du problème de la perte de temps lors de la reproduction de documents

Selon le Petit Larousse 2010, la perte désigne le fait d'être privé de ce que l'on possédait, de ce dont on pouvait disposer, tel un bien matériel ou moral.

La perte de temps revient donc au fait d'être privé de ce temps, le fait de ne plus disposer de ce temps.

Les matériels de travail sont d'une importance cruciale dans l'exécution des tâches dans toute structure.

La reproduction d'un document nécessite un appareil électro copieur. L'inexistence de cet appareil par exemple, engendre d'énormes pertes de temps dans les différents services dans lesquels il doit être utilisé. Mieux, l'existence d'un seul électro copieur dans une direction dans laquelle il en faut plus, entraine une longue file d'attente et par conséquent engendre une perte cruciale de temps.

GIRAULT O. et B. CHAUVOIS affirment dans « Organisation et Méthodes Administratives » (1998), ce qui suit :

« Le coût de l'attente est parfois mesurable (par exemple, il correspond à la rémunération du chauffeur de camion pour le temps d'immobilisation à un péage, majorée des bénéfices perdus du fait de la sous utilisation du camion) ; le coût peut parfois être estimé (ventes manquées du fait de la longueur des files d'attentes aux caisses, laquelle a découragé certains acheteurs). Souvent il résulte de l'attente une moindre qualité de la vie pour les utilisateurs, qu'il est bien difficile d'estimer en unités monétaires ».

La revue de littérature ainsi dressée, abordons à présent la méthodologie de l'étude.

Contribution à une meilleure gestion du temps de travail au SG de la Sonacop.

B. Tableau de bord de l'étude et la revue de littérature