Chapitre 2 : Les points d'attention pour une mise en
oeuvre effective du projet ERP
A/ Phases d'implémentation d'un ERP
La réussite globale d'un projet ERP dépendra
avant tout de la bonne synchronisation et coordination des différentes
phases de son implémentation.
Les auteurs ont identifié différentes phases de
la mise en place de ce système. Nous allons tenter de les
synthétiser autour de 6 phases : la planification, la conception, le
développement, la phase de test, le déploiement et enfin le
suivi.
planification conception développement test
déploiement suivi
Figure 8: les six étapes clé de
l'implémentation d'un ERP
La planification : Une équipe de projet se
crée. Durant cette phase, les acteurs identifient les problèmes
actuels et les différentes solutions en prenant en compte les
opportunités et les risques de chacune. Cette même équipe
définira un plan projet, qui servira de guide tout au long de ce
dernier. C'est au cours de cette phase que les objectifs de performance sont
discutés et déterminés.
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La conception de la solution : Le choix du produit se
réalisera au cours de cette étape et il s'appuiera sur des
grilles de comparaison des critères techniques, fonctionnels et
commerciaux. L'équipe de projet définira ensuite les
différentes configurations de l'ERP, ses fonctionnalités, les
rôles de chaque acteur ainsi que les procédures standards. Il y
aura une formation de l'équipe projet. Pendant cette phase, la solution
globale se concrétise. Selon la complexité du projet, cette phase
sera plus ou moins longue.
Le développement : La phase de
développement consiste à décider de l'ensemble de la
solution du système. Cela inclut les activités de
paramétrage, de développement de la formation des utilisateurs et
toutes les personnalisations nécessaires. Une documentation sera
établit pour fournir aux utilisateurs toutes les informations dont ils
auront besoin pour son utilisation.
La phase de test : Cette étape consiste
à vérifier si les fonctionnalités de l'ERP sont
effectivement alignées avec les objectifs initiaux. La phase de test et
de développement sont souvent menées en parallèle afin
d'ajuster certains paramètres. Il s'agira de détecter les
dysfonctionnements dus à la non-conformité du progiciel. Des
scénarios de tests sont réalisés pour s'assurer que
l'architecture et les procédures du système sont les bonnes.
À la fin de cette étape, les utilisateurs devraient avoir
à leur disposition un système intégré leur
permettant d'exercer leurs tâches de façon optimale.
Le déploiement de la solution : L'équipe
de projet évaluera une dernière fois la solution choisie et fera
les derniers ajustements. On formera ensuite les derniers utilisateurs. Les
employés commencent alors à travailler avec le nouveau
système et cesseront d'utiliser le ou les systèmes existants. Il
est, dans ce sens, très important que tous aient
bénéficié d'une bonne formation et qu'ils aient
accepté au préalable cette nouvelle technologie.
Le suivi : Une fois que le système a
été correctement implémenté au sein de
l'entreprise, les missions de l'équipe de projet évolueront.
Cette dernière devra s'assurer que tout fonctionne de la manière
dont les utilisateurs l'entendaient. Cependant, la façon dont ces
derniers travailleront avec l'ERP va évoluer. Il y aura donc des
ajustements et des modifications à apporter au système. Par
exemple, s'il y a des changements structurels, il sera nécessaire de
déployer de nouvelles fonctionnalités dans le système.
Ainsi, même si la planification et les tests ont été
correctement réalisés, il y aura toujours un besoin d'alimenter
l'ERP pour que l'entreprise puisse se développer comme elle le souhaite
et selon les contraintes qui s'exercent
en permanence sur elle. Cette phase est aussi celle où
les premiers résultats sont mesurés par l'entreprise.
Ces différentes étapes montrent qu'il est
essentiel d'identifier de façon précise les besoins
stratégiques et opérationnels de l'entreprise afin de
réaliser des choix cohérents et optimaux pendant les longues
étapes de mise en oeuvre du projet.
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