Développement d'une application web pour l'optimisation du processus d'archivage et d'accès aux données d'une entreprise. Cas de Bell Equipement.

I.2. TYPES D'ARCHIVES

Les archives sont classées principalement en deux grandes familles à savoir les archives privées et les archives publiques.

- Archives privées : sont celle qui ne possède pas un caractère légal. On peut y rattacher ainsi les papiers de famille, les documents personnels, les archives d'entreprises, d'associations politiques ou religieuses. Elles peuvent être données, léguées ou même confiées en dépôt à des services d'archives publiques ou privés et leur communication peut obéir alors à des règles particulières fixées par leurs propriétaires. Elles restent propriétés de leurs détenteurs originels, mais l'administration publique des archives doit être avisée de tout ce qui pourrait affecter leur intégrité (aliénation, restauration, etc.).

- Archives publique : sont celle produite par les pouvoirs publiques et par les organisations chargés d'une mission de service publique (parquet, organisme consulaire, organisme de droit privé, officier ministériels). Elles désignent aussi dans la langue courante les fonds d'archives conservés par les services d'archives publiques. Leur délai de consultation est fixé par la loi.

La distinction entre archives privées et archives publiques est parfois difficile à établir.

Les papiers d'un homme politique par exemple, peuvent comporter des documents en rapport avec ses fonctions officielles qui sont donc des archives publiques et des documents découlant de ses activités de parlementaire et de responsable d'un parti politique qui sont des archives privées.

I.3. ARCHIVAGE PAPIER vs ARCHIVAGE ELECTRONIQUE

I.3.1. PRESENTATION DE L'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE

Avec l'introduction des nouvelles technologies dans les collectivités et dans les administrations, beaucoup des documents autrefois tenus sous format papier sont aujourd'hui gérés sous format électronique.

A l'instar de l'archive papier, l'archivage électronique est l'ensemble des procédures définies par une collectivité pour assurer la conservation de son patrimoine documentaire conformément à un référentiel défini par l'autorité chargée du stockage et de la mise à disposition future des documents effectivement versés. Il représente, au sens général, « l'ensemble des actions, outils et méthodes visant à identifier, recueillir, classer et conserver des informations électroniques, qui sont mis en oeuvre pour conserver à moyen et long terme ces informations dans le but de les exploiter^11(*)». En comparaison avec l'archivage papier, l'archivage électronique gère les documents numériques, qui sont des « ensembles composés d'un contenu, d'une structure logique, d'attributs de présentation permettant leur représentation, dotés d'une signification intelligible par l'homme ou lisible par une machine». Il peut être crée à l'état natif ou obtenu par un processus de transformation d'un document physique, par exemple par numérisation (scannage). Les documents bureautiques, les bases de données, les messages électroniques, les dossiers numérisés sont considérés comme des documents numériques.

* ¹¹ ABBASI Rafiki, ABOMO AKONDO, BOUZIZI Sif Douala, et al. Stage technique international des archives : l'archive électronique [En ligne]. [Consulté 17 Mars 2015]. P.2. Disponible sur :  www.archivesdefrance.gouv.fr