I.3.2. EXIGENCE DE L'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE
L'archivage électronique est un
processus (système) sensible, pour sa réalisation il doit
répondre à certaines exigences.
§ L'intégrité des documents : cela
consiste en la protection du document garantir qu'il ne subisse aucun ajout, ni
aucune modification qui pourrait altérer ou entrainer sa destruction.
§ La pérennité des données :
elle consiste à maintenir dans le temps l'intégrité des
données. En effet, un document doit être lisible à
n'importe quel moment. Un stockage sur de formats standards normalisés
et pérennes facilite les choses (PDF, etc.).
§ La sécurité des documents : il
s'agit ici d'assurer la sécurité physique des locaux et des
données. Ça se fait par le biais des règles de
sécurité pour les bâtiments (l'anti-intrusion, lutte contre
l'incendie, etc.), la sauvegarde ou duplication des documents.
§ L'authenticité des documents : le manuel de
spécifications Moreq2 explique qu'il s'agit de prouver qu'un document
est bien original. Pour cela, il faut prouver que le document est bien celui
qu'il prétend être, qu'il a été créé
ou envoyé, et qu'il a été créé ou
envoyé à la date prétendue.
C'est là en quelque sorte les exigences qu'il faudrait
observer sur l'archivage électronique.
Ces exigences permettent ainsi de faciliter
l'accès à l'information, de répondre aux exigences
légales de conservation et de communication et de relever le défi
de l'obsolescence technologique.
Il reste à signale que l'archivage électronique
est une fonction à ne pas confondre ni avec la « sauvegarde
informatique » ni avec la « gestion électronique des
documents (GED)». Effectivement, la sauvegarde informatique se
contente uniquement à stocké les données pour les
restauré en cas de pannes elle est conçue pour une conservation
à court terme et son support est inexploitable en dehors de son
environnement technique. De plus, la sauvegarde ne respecte pas les
règles de classement, de mise à disposition, de
sécurité, de pérennité et de
traçabilité. La gestion électronique des documents
appelé aussi `'GED'', contrairement à l'archivage
électronique, permet la modification de documents et la coexistence de
plusieurs versions d'un même document par leur propriétaires. Elle
peut même permettre la destruction des documents ce qui viole
l'intégrité des documents et trahit les exigences de l'archivage
électronique.
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