Développement d'une application web pour l'optimisation du processus d'archivage et d'accès aux données d'une entreprise. Cas de Bell Equipement.

I.3.3. SIMILITUDES ET DIFFERENCES

Le plus grand enjeu de l'archivage électronique est de traiter les archives électroniques selon les mêmes règles que les archives papier. Les principes restent identiques à ceux des archives papiers. Mais les moyens sont plus lourds et les risques plus grands pour assurer l'intégrité et la sécurité. La plus grande différence entre les deux qui peut être ressortie est due en partie aux technologies informatiques.

Ø Concordances

L'archivage électronique intègre donc, tout comme le papier, les notions de plan de classement, délais de conservation, sort final des documents, identification, recherche, et restitution. Il reprend en quelque sorte les étapes du processus du Records Management.

Ø Différences

Une grande différence existe entre papier et numérique. Marie-Anne CHABIN^12(*) a clairement identifié quartes caractéristiques  fondamentales qui identifient le papier et le numérique :

- L'unité de mesure : le papier se compte en page, en maitres de rayonnages, tandis que le document numérique se compte en octets.

- La sensorialité: les documents numériques sont immatériels et ne réunissent aucun de cinq sens. Contrairement au papier qui peut être touché, feuilleté, etc.

- L'espérance de vie: pour les documents papiers, le support et le contenu sont indissociables, le document peut être conservé à long terme (30 ans et plus) sans altérer son intégrité. Avec les documents électroniques le problème de pérennité se pose à cause des contraintes technologiques fortes. La plupart des fichiers informatiques de plus de 10 ans sont aujourd'hui illisibles, ce qui a pour conséquence plusieurs risques et contraintes inéluctables.

- L'accessibilité: Un problème subsiste avec le papier, l'éloignement des archives, qui se trouve parfois dans un lieu reculé et difficilement accessible. Pour consulter au plus rapide les archives papiers, il fallait penser à mettre en place un magasin archives se trouvant au plus près des services producteurs. Avec les archives numériques, les distances sont rompues. Les services peuvent ainsi accéder rapidement aux informations, par le biais d'une simple base de données, ou par l'accès à un logiciel de gestion électronique de documents.

* ¹²CHABIN Marie-Anne. Archiver, et après ? Paris : Djakarta, 2007. p.66-69[en ligne] [consulté le 17 Mars 2015]