I.1.2.4 PRINCIPES DE
GESTION DES ARCHIVES
Les principes et les techniques relatifs à la gestion
des archives font l'objet d'une des disciplines participante des sciences de
l'information: l'archivistique. Les deux concepts de base de cette
discipline sont :
· Le principe du respect des fonds : qui impose de
traiter les documents en fonction de leur provenance et non de leur sujet, ce
qui implique de les classer et de les inventorier sans perdre de vue leur lien
organique avec l'entité qui les a produit.
· La théorie des trois âges : cette
théorie a déjà était signalé un peu plus au
déçu. En archivistique, on considère que le cycle de vie
du document est divisé en trois périodes : courantes
(Active), intermédiaire et définitive (1èr, 2èm,
3èm).
Les archives naissent dans les bureaux en vue d'une action
plus précise, puis conservent un intérêt plus ou moins
à long terme. Des bureaux aux Archives, les documents
connaissent trois étapes d'utilisation :
Ø Les archives courantes (Dossiers
vivants): regroupent les documents qui sont nécessaire à
l'activité des services qui les ont produits. Les services les
conservent à proximité des utilisateurs et de leur bureau pour le
traitement des affaires courantes.
Ø Les archives intermédiaires:
celle qui ne sont plus d'usage courante mais doivent être
conservées temporairement, pour des besoins administratives et
juridique. Ils sont conservés à proximité des bureaux,
souvent dans un local dédié dit de pré archivage.
Ø Les archives
définitives : celle dont l'utilité administrative
ou de gestion est éteinte et qui ont vocation à être
conservé pour des raisons historiques ou patrimoniales. Elles sont
versées dans les services d'archives compétentes pour être
conservés indéfiniment.
Tableau de cycle de vie des archives
Figure 2:Tableau de cycle vie des archives
A l'issu de la durée légale ou
règlementaire de conservation, les archives intermédiaires font
l'objet d'un tri et sont soit conservées définitivement soit
éliminées.
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