Développement d'une application web pour l'optimisation du processus d'archivage et d'accès aux données d'une entreprise. Cas de Bell Equipement.

I.1.2.3 PROCESSUS D'ARCHIVAGE

Le projet d'archivage s'appuie sur le processus d'archivage, selon les principes du Records Management. Articulé avec les processus métiers, il se décompose en trois sous-processus chronologiques, qui suivent le cycle de vie du document engageant : versement, conservation et destruction, et un sous-processus transverse : la mise à disposition ou l'accès aux utilisateurs. Le tableau ci -dessous illustre les huit étapes du processus de gestion des documents :

Figure 1:Processus d'archivage^9(*)

Les principales étapes de ce processus sont :

· Analyse et classement du document produit ou reçu

Cette étape d'analyse permet d'identifier les types de documents produits ainsi que les activités des différents services. Le document est alors classé dans une rubrique du plan de classement des activités. Cette opération indique si ce dernier sera ou non enregistré dans le système d'archivage et précise les règles de conservation dans le cas où il est archivé.

· Capture et enregistrement du document

Cette étape montre le rattachement d'un document à un plan de classement. A ce document, sera ajouté des ajouts de description, afin que celui-ci puisse être facilement retrouvé.

· Analyse et ajout de métadonnées

Cette étape a pour but la description complète du document. Celle-ci se fait par l'intégration de métadonnées, qui sont « des données structurées ou semi-structurées qui permettent de qualifier et de gérer les documents archivés tout au long de leur cycle de vie^10(*)». Trois types de métadonnées peuvent être distingués :

- les métadonnées descriptives : description du contenu intellectuel (ex.: titre, auteur, date, mots clés...),

- les métadonnées de gestion (ou de structure) : elles aident à organiser, à valider puis à archiver les ressources organisationnelles,

- les métadonnées de préservation (ou administratives): métadonnées destinées à assurer la conservation à long terme de ressources électroniques. Elles incluent les données techniques telles que le contrôle d'accès, les conditions d'utilisation...).

Les métadonnées permettent ainsi de :

- gérer le cycle de vie (savoir combien de temps on doit conserver l'information, à quelles autres informations elle est rattachée, quand on peut la détruire),

- gérer les droits d'accès,

- gérer la recherche,

- gérer l'authenticité du document (valeur de preuve),

- exploiter le document dans son contexte.

· Stockage sécurisés

La sécurité des documents doit être garantie. Elle est synonyme d'identification, d'intégrité et de confidentialité. Cette sécurité doit permettre à garantir :

o l'identification,

o l'authentification,

o la sauvegarde,

o la lisibilité,

o la traçabilité, qui est « le fait de créer, d'enregistrer et de préserver les données relatives aux mouvements et à l'utilisation des documents».

· Prise en compte des évolutions des documents

Cela signifie que tous les changements liés au document concernant son statut, sa durée de conservation sont mémorisés.

· Communication, mise à disposition, accès

Cette étape a pour objectif la traçabilité des actions de communication, de localisation, des utilisateurs et des motifs d'utilisation du document.

· Application du sort final

Arrivé à la fin de la durée d'utilité administrative, le sort final est appliqué : il est décidé si le document doit être conservé pour être transféré aux archives définitives ou détruit.

* ⁹Groupe Métiers AAF-ADBS « Records Management ». Comprendre et pratiquer le records management : Analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques françaises [en ligne].

Documentaliste - Sciences de l'information, 2005 [consulté le 15Mars 2015], volume 42, n°2. p.106-116.

* ¹⁰CHABIN Marie-Anne. Nouveau glossaire de l'archivage [en ligne]. Archive17, 2010 [consulté le 17 Mars 2015]. p. 26. Disponible sur : <http://www.archive17.fr/index.php?option=com_performs&Itemid=55 >.