Conception d'un système informatisée pour la gestion de lettres administrative: cas de la commune de Bandalungwa/Kinshasa

II.2.3. Etude des documents du système existant

Toute administration se sert des documents pour assurer la circulation, le contrôle et l'intégrité de l'information circulant au sein du système. Dans la plus part de cas, ces documents sont sous format des papiers - surtout quand la gestion est manuelle. Nous allons donc à ce niveau, analyser tous les documents utilisés dans la gestion des enregistrements des enfants à l'état - civil.

a) Répertoire des documents du système existant

N°	Nom document	But document	Emetteur	Destinateu r	Serv. Transit	Exemplai re	Pér .
1	Preuve nce	Permet l'élaboration acte	Enfant	- Rédac. - Archiv.		2	A
2	Procuration	Permet enregistrement si parents absents	Enfant	- Redac. - Archiv.		2	A
3	Acte nce 1	Résultat de la déclaration	Rédacteur	- Enfant - Div.urb. - Parquet - Archiv.	- Prépos é - Officier	4	A
4	Attest. Nce	Permet de comparaitre au TGI	Ologram	- Parquet - Archiv.	- Rédac. - Prépos é - Officier - enfant	2	A
5	Registre nce	Permet la conservation des déclarés pour vérification et consultation. Sert aussi pour les données statistiques	Rédac.	- Archiv.	- Stat.	1	A
6	Tableau synoptique	Représentation données statistiques	Stat.	- Div. urb - Archiv.	- Prépos é - Officier - Stat.	2	M T An.
7	Papier info 1	Permet d'imprimer acte nce 2	Rédac.	Ologram		1	A
8	Acte nce 2	Preuve de déclaration	Ologram	Enfant	- Rédac. - Prépos é	1	A

- Officier

9	Papier info 2	Permet d'imprimer l'attest. De naissance	Rédac.	Ologram		1	a

b) Description des documents répertoriés

A ce niveau, nous allons prélever tous les champs de chaque document. Nous essayerons aussi de spécifier le type de données qui y sont saisies. Bien sûr qu'un commentaire accompagnera cette description pour expliciter chaque champ de chaque document. Nous nous sommes porté garant de ne pas répéter les documents contenant les mêmes informations (ex. papier info 1 et 2).

Documents		Champs			Libellé explicatif			Type de données
Registre des naissances		N° ordre			Numéro d'enregistrement de l'enfant			N
		N° acte			Numéro d'acte de naissance			N
		Province			Province oU s'élabore le registre			AN
		District			District oU s'élabore le registre			AN
		Commune			Commune oU s'élabore le registre			AN
		BureauPrinc			Bureau principa de l'état - civil			AN
		BureauSec.			Bureau secondaire de l'état - civil			AN
		Nomenfant			Nom de l'enfant			AN
		DateNce			Date naissance de l'enfant			Date
		LieuNce			Lieu naissance de l'enfant			AN
		NomPère			Nom du papa de l'enfant			AN
		NomMère			Nom de la maman de l'enfant			AN
		DatEnreg			Date de l'enregistrement de l'enfant			Date
		Observation						AN
Tableau synoptique		Mois			Mois relatif aux statistiques			AN
		NumOrd			Numero d'ordre des quartiers
		Quartier			Quartier de chaque enfant			AN
		TotGarc			Total des garçons par quartier			N
		TotFille			Total des filles par quartier			N
		TotGen			Totaux généraux des enregistrements			N
Acte de naissance		NumActe			Numéro de l'acte			N
		Volet
		Volume
		Folio
		AnnDecl			Année de déclaration			AN
		JourDecl			Jour de déclaration			AN
		MoisDecl			Mois de déclaration			AN
		HeurDecl			Heure de déclaration			AN
		MinDecl			Minute de déclaration			AN
		NomOfficier			Nom officier qui déclare l'enfant			AN
		fonctOffic			Fonction de l'officier			AN
		NomDeclar			Nom de celui qui déclare l'enfant			AN
		QualitDeclar			Qualité du décalarant par rapport à enfan			AN
		LieuNceDeclar			Lieu naissance du déclarant			AN
	DatNceDeclar			Date naissance du déclarant			Date
	ProfDeclar			Profession du déclarant			AN
	AdresDeclar			Adresse du d&clarant			AN
	AnNceEnf			Année de naissance de l'enfant			AN
	MoiNceEnf			Mois de naissance d l'enfant			AN
	JourNceEnf			Jour de naissance de l'enfant			AN
	HeurNceEnf			Heure de naissance de l'enfant			AN
	MinNceEnf			Minute de naissance de l'enfant			AN
	LieuNceEnf			Lieu de naissance de l'enfant			AN
	SexeEnf			Sexe de l'enfant			AN
	NomEnf			Nom de l'enfant			AN
	NomPere			Nom du père de l'enfant			AN
	LieuNcePere			Lieu de naissance de papa de l'enfant			AN
	DatNcePere			Date de naissance de papa de l'enfant			Date
	NatPere			Nationalité du papa de l'enfant			AN
	ProfPere			Profession du papa de l'enfant			AN
	AdresPere			Adresse du papa de l'enfant			AN
	NomMere			Nom de la mère de l'enfant			AN
	LieuNceMere			Lieu de naissance de la maman			AN
	DatNceMere			Date naissance de la maman de l'enfant			Date
	NatMere			Nationalité de la maman de l'enfant			AN
	ProfMere			Profession de la maman de l'enfant			AN
	AdresMere			Adresse de la maman de l'enfant			AN
	Langue			Langue de déclaration de la naissance			AN
Procuration	NomEnf			Nom de l'enfant			AN
	PostnomEnf			Post-nom de l'enfant			AN
	PrenEnf			Prenom de l'enfant
	LieuNceEnf			Lieu de naissance de l'enfant			AN
	DatNceEnf			Date de naissance de l'enfant			AN
	SexEnf			Sexe de l'enfant			AN
	QualEcriv			Qualité de celui qui écrit la procuration			AN
	NomPere			Nom du père de l'enfant			AN
	DatNcePere			Date naissance du père			Date
	LieuNcePere			Lieu naissance du père			AN
	NatPere			Nationalité du papa			AN
	ProfPaere			Profession du papa			AN
	AdresPere			Adresse du papa			AN
	NomMere			Nom maman de l'enfant			AN
	DatNceMere			Date naissance maman de l'enfant			AN
	LieuNceMere			Lieu naissance de maman de l'enfant			AN
	NatMere			Nationalité de la maman			AN
	ProfMere			Profession de la maman			AN
	AdresMere			Adresse de la maman			AN
	SitMatr			Situation matrimoniale des parents			AN
	DateRupture			Date de rupture des parents si ne sont plus ensemble			AN
			NomDeclar			Nom de celui qui déclare l'enfant			AN
			LieuNceDeclar			Lieu naissance du déclarant			AN
			DatNceDeclar			Date naissance du déclarant			Date
			AdresDeclar			Adresse du déclarant			AN
			DatFcrit			Date où on a écrit la procuration			Date
			SignFcriv			Signature de celui qui écrit la procuration
Attestation de naissances			NomBourg			Nom de l'officier de l'état - civil			AN
			NomFnf			Nom de l'enfant			AN
			NomPere			Nom du père de l'enfant			AN
			NomMere			Nom de la mère de l'enfant			AN
			RueFnf			Avenue de l'enfant			AN
			NumAvenFnf			Numéro de l'avenue oU réside l'enfant			AN
			ComFnf			Commune où réside l'enfant			AN
			ProvOrigiFnf			Province origine de l'enfant			AN
			DistOrigiFnf			District origine de l'enfant			AN
			TerOrigiFnf			Territoire d'origine de l'enfant			AN
			SectOrigiFnf			Secteur d'origine de l'enfnat			AN
			LieuNceFnf			Lieu naissance de l'enfant			AN
			DatNceFnf			Date naissance de l'enfant			AN
			DatLivr			Date livraison de l'attestation			Date
Preuve de naissance			NumPreuv			Numéro de la preuve			AN
			LibPreuv			Libellé de la preuve			AN
			description			Nous allons joindre la preuve			AN
			numJug			Numéro du jugement supplétif			AN