Memoire Online - Calcul et analyse des coà»ts par activités à l'agence PAPME ( Agence pour la Promotion et l'Appui aux Petites et Moyennes Entreprises )

Quatre grands processus cristallisent l'attention de toutes les unités du bureau. Ils découlent des prestations de l'Agence qui s'effectuent par le bais des bureaux que sont l'épargne, les financements et le suivi de ces derniers. Il s'agit :

- Contre visiter les dossiers de prêt selon le niveau du crédit des divers responsables,

Le centre pilote choisi pour la conception est le bureau de Jéricho dont les fonctions et l'effectif se présentent comme l'indique le tableau N° 1 ci-dessous :

Pour arriver à établir la liste des activités du bureau, nous avons parcouru en premier lieu les guides des opérations de crédit et d'épargne, les manuels de procédures générales et comptables.

Ensuite, comme Bescos & al (1995, 243) l'avait souligné « l'outil privilégié pour établir la liste des activités est la conduite d'entretiens auprès des personnes chargées de les exécuter. L'analyse des entretiens permet d'établir une première cartographie des activités par service avec une description écrite de chacune d'entre elle ».

Nous nous sommes entretenus avec les 16 agents du bureau par rapport à leurs tâches quotidiennes. A l'aide d'une fiche d'identification des tâches et de leur durée d'exécution nous avons procédé à une première collecte des informations. Ces informations ont été validées par nous même un mois durant par l'observation directe des agents à la tâche chronomètre en mains.

Ce qui nous a permis de retenir au niveau de chaque poste les listes et les durées ci-après :

Tableau N° 4: Activités identifiées par fonction du bureau

N° D'ordre	Postes	Activités	Durée
1	Chef bureau	Contrôler et viser les avis de déblocage	0,50 H/jr
2		Contre visiter les dossiers de crédit	1 H/dossier
3		Présider les comités de crédit	0,25 H/dossier
4		Contrôler des dossiers de crédit avant décaissement	0,0833 H/dossier
5		Contrôler des opérations de suivi des crédits des chargés de prêts	2 H/dossier
6		Superviser les opérations de recouvrement	48 H/mois
7		Arrêter de caisse	2 H/mois
8		Contrôler et signer tous les états édités	1 H/jr
9		Coordonner administrativement et financièrement le bureau	4 H/jr
10	Prêts	Prospecter de la clientèle	3 H/jr
11		Visiter les entreprises et collecter les informations financières	1 H/dossier
12		Visiter de la garantie	1,66 H/dossier
13		Monter et analyser les dossiers de crédit	1H/dossier
14		Contre visiter les dossiers de crédit	1 H/dossier
15		Finaliser les dossiers de crédit	1H/dossier
16		Suivre les dossiers après déblocage	1H/dossier
17		Suivre les impayés	1H/dossier
18		Collationner les états mensuels d'encours de crédit	1H/mois
19		Produire des rapports mensuels	6 H/mois
20	COCE	Tenir les tableaux d'amortissement	0,033 H/avis
21		Prélever les remboursements	0,033 H/avis
22		Produire le point des impayés	0,25 H/jr
23		Mettre à jour les dossiers de crédit	0,083 H/dossiers
24		Débloquer le crédit	0,17 H/dossiers
25		Rembourser les fonds	0,10 H/demande
26		Editer mouvements compte	0,033 H/demande
27		Editer les états extra comptables d'encours de crédit et autres	8 H/mois
28	Chef caisse	Ouvrir le guichet	0,067 H/guichet
29		Approvisionner le guichet	0,067 H/guichet
30		Arrêter le guichet	0,33 H/guichet
31		Contrôler les opérations des guichets sur pièces et cartons	0,33 H/guichet
32		Verser et retirer de fonds à la banque	1,50 H/opérations
33		Arrêter la caisse centrale	0,33 H/arrêt
34		Tenir et arrêter la caisse menue dépenses	1 H/jr
35		Editer et classer les brouillards et procès-verbaux	0,50 H/jr
36		Faire le point de la trésorerie	2 H/semaine
37	Caisse	Réaliser les opérations de dépôts et de retraits	0,13 H/opérations
38		Editer et classer les pièces, brouillards et journaux informatiques	0,33 H/jr
39		Arrêter la caisse.	0,50 H/jr
40	Agent de Guichet	Accueillir les clients	0,017 H/client
41		Rechercher des cartons	0,033 H/client
42		Aider le client pour le remplissage des fiches	0,083 H/client demandeur
43		Classer les cartons d'épargne	1 H/jr
44	Formalités	Accueillir les clients	0,083 H/client
45		Informer et animer les clients	0,75 H/jr
46		Ouvrir le dossier de crédit	0,20 H/dossier reçus
47		Mettre à jour le contrat de prêts	0,20 H/dossier accordé
48		Editer les contrats de prêts	0,083 H/dossier accordé
49		Accomplir les formalités	0,67 H/dossier décaissé
50		Etablir l'état de déblocage	0,25 H/ état
51		Enregistrer les garanties	0,17 H/dossier de garantie
52		Classer les garanties	0,17 H/dossier de garantie
53		Retirer les garanties	0,33 H/dossier de garantie
54		Tenir le registre des DLC	0,083 H/dossier décaissé
55		Tenir les états d'assurance décès	1 H/mois
56		Inventorier et produire les états des immobilisations et fournitures	12 H/mois
57	Comptabilité	Collationner quotidiennement les journaux	2 H/ jr
58		Imputer les pièces	0,05/pièces
59		Saisir les pièces	0,05/pièces
60		Classer les pièces	0,05/jr
61		Arrêter et contrôler la caisse	0,75/jr
62		Faire les rapprochements bancaires	4 H/mois
63		Analyser les comptes	4 H/mois
64		Faire les rapprochements des états extra comptables aux documents comptables	4H/mois
65		Produire la balance comptable	4 H/mois

Source : nous-même inspiré des entretiens, des observations et des termes de références des postes.

Nous venons de recenser 65 activités au niveau du bureau de Jéricho. Il est évident qu'il nous sera très difficile de calculer les coûts de 65 activités. Afin d'éviter donc une complexité du modèle de calcul, il est nécessaire de passer à « la phase de synthèse par réduction des activités, soit par élimination, soit par regroupements » LORINO (1991 ; 60), ce qui nous a amené à procéder à un regroupement des 65 activités identifiées en 30 macro activités dont le tableau de passage se présente comme ci- après :

Tableau N° 5: Matrice de passage des activités aux macro activités
N° d'ordre	Entité	Macro activités	Activités	Durée moyenne journalière
1	Unité administrative	Coordonner administrativement et financièrement le bureau	Arrêter la caisse, contrôler et signer tous les états édités, coordonner administrativement et financièrement	4
2		Superviser les opérations d'octroi de crédits	Contre visiter les dossiers de crédit, présider les comités de crédit, contrôler les dossiers de crédit avant décaissement, contrôler et viser les avis de déblocage,	1,33
3		Superviser et contrôler les opérations de suivi	Contrôler les opérations de suivi des remboursements des chargés de prêts, superviser les opérations de relance et de recouvrement	2
4	Unité prêts	Prospecter la clientèle	Prospecter la clientèle	3
5		Monter et analyser les dossiers de crédit	Visiter les entreprises et collecter les informations financières, visiter les domicile et site de la garantie du promoteur, monter et analyser les dossiers, contre visiter les dossiers de crédit, finaliser les dossiers de crédit	5,66
6		Suivre les crédits	Suivre après déblocage les dossiers, suivre les impayés	2
7		Produire les rapports mensuels	Collationner les états mensuels d'encours de crédit, produire les rapports mensuels	8
8	Unité caisse	Accueillir les clients	Accueillir les clients, rechercher les cartons d'épargne	0,033
9		Aider le client pour le remplissage des fiches	Aider le client pour le remplissage des fiches	0,083
10		Ouvrir le guichet	Ouvrir le guichet, approvisionner le guichet	0,134
11		Faire les opérations de guichet	Faire les opérations de dépôts et de retraits au guichet	0,083
12		Arrêter les guichets	Editer et classer les brouillards et journaux informatiques, contrôler les opérations du guichet sur pièces, carton états et solde physique du guichet,	0,33
13		Arrêter les caisses principale et menues dépenses	Arrêter la caisse centrale, tenir et arrêter la caisse menues dépenses, éditer et classer les brouillards, journaux et procès-verbaux, faire le point de la trésorerie	0,5
14		Faire les opérations avec la banque	Versements et retraits à la banque	1,5
15	Unité Opération de crédit	Faire les opérations de suivi des remboursements	Tenir les tableaux d'amortissement, prélèver les remboursements, produire journalièrement le point des impayés,	0,316
16		Faire les opérations de décaissement de crédit	Mettre à jour les dossiers de crédit, débloquer le crédit,	0,25
17		Rembourser les fonds	Rembourser les fonds	0,1
18		Produire les états extra comptables	Editer et contrôler des états extracomptables, éditer le mouvement compte	8
19	Unité formalités	Accueillir les clients	Accueillir les clients	0,083
20		Informer et animer les clients	Informer et animer les clients	0,75
21		Ouvrir le dossier de crédit	Ouvrir le dossier de crédit	0,2
22		Accomplir les formalités	Mettre à jour le contrat de prêts, éditer les contrats de prêts, accomplir les formalités, établir l'état de déblocage	0,95
23		Traiter les garanties	Enregistrer les garanties, classer les garanties et retirer les garanties	0,66
24		Traiter les DLC	Tenir le registre des DLC, tenir les états d'assurance décès	0,083
25		Faire les inventaires	Inventorier et produire les états des immobilisations et fournitures	12
26	Unité comptable	Faire les rapprochements quotidiens	Collationner quotidiennement les journaux	2
27		Traiter les pièces comptables	Imputer les pièces, saisir les pièces et classer les pièces	2
28		Arrêter la caisse	Arrêter et contrôler la caisse	0,75
29		Faire les rapprochements bancaires	Faire les rapprochements bancaires	4
30		Produire la balance comptable	Analyser les comptes, faire les rapprochements des états extra comptables aux documents comptables et production de balance mensuelle	12

Il résulte de ce tableau de passage le tableau de macro activités qui se présente ainsi qui suit :

N° d'ordre	Entité	Macro activités	Durée moyenne journalière
1	Unité administrative	Coordonner administrativement et financièrement le bureau	4
2		Superviser les opérations d'octroi de crédits	1,33
3		Superviser et contrôler les opérations de suivi	2
4	Unité prêts	Prospecter la clientèle	3
5		Monter et analyser les dossiers de crédit	5,66
6		Suivre les crédits	2
7		Produire les rapports mensuels	8
8	Unité caisse	Accueillir les clients	0,033
9		Aider le client pour le remplissage des fiches	0,083
10		Ouvrir le guichet	0,134
11		Faire les opérations de guichet	0,083
12		Arrêter les guichets	0,33
13		Arrêter les caisses principale et menues dépenses	0,5
14		Faire les opérations avec la banque	1,5
15	Unité Opération de crédit	Faire les opérations de suivi des remboursements	0,316
16		Faire les opérations de décaissement de crédit	0,25
17		Rembourser les fonds	0,1
18		Produire les états extra comptables	8
19	Unité formalités	Accueillir les clients	0,083
20		Informer et animer les clients	0,75
21		Ouvrir le dossier de crédit	0,2
22		Accomplir les formalités	0,95
23		Traiter les garanties	0,66
24		Traiter les DLC	0,083
25		Faire les inventaires	12
26	Unité comptable	Faire les rapprochements quotidiens	2
27		Traiter les pièces comptables	2
28		Arrêter la caisse	0,75
29		Faire les rapprochements bancaires	4
30		Produire la balance comptable	12

Remarquons que cette liste retenue n'est pas définitive. Elle sera sujette souvent à des évolutions / améliorations au fur et à mesure que se développera l'Agence PAPME.

A partir des processus décrits plus haut et des macros activités qui viennent d'être retenus nous allons présenter la matrice processus / activités.

Calcul et analyse des coà»ts par activités à l'agence PAPME ( Agence pour la Promotion et l'Appui aux Petites et Moyennes Entreprises )

5.3 L'identification des activités.