5. 2 Diagnostic du
système d'information
La nécessité de disposer d'un système
d'information au niveau de l'Agence PAPME est un objectif majeur. En effet,
avec l'apparition de nouveaux besoins d'informations comme
présentés ci haut, il est impérieux pour l'Agence PAPME de
se doter d'un système d'information capable de les fournir.
L'option de la méthode ABC ayant été
faite, il y a lieu d'examiner le SI actuel, ses potentialités à
s'adapter aux nouvelles formes d'informations qu'il doit générer
afin de faciliter la prise de décision car de nouvelles méthodes
de collecte, de traitement, d'analyse et de diffusion doivent être
intégrées au SI actuel de PAPME.
L'Agence PAPME dispose d'un système d'information de
gestion intégré c'est à dire que toutes les
opérations qui sont faites au front office et au back sont
automatiquement prises en charge au niveau de la comptabilité
générale. Seules les opérations liées au
fonctionnement des entités et aux investissements sont imputées
et saisies.
Les outils de contrôle de gestion sont peu
développés et/ ou possèdent des insuffisances. Seule la
comptabilité budgétaire semble développée avec
encore beaucoup de limites. En effet les budgets continuent d'être
élaborés et d'être suivis presque manuellement sur tableur
et non avec le SIG.
Il est impossible de saisir au début de chaque
année le budget approuvé pour en faire le point
périodiquement de manière informatisée au niveau des
entités ou globalement. De plus il n'existe ni dans le SIG, ni dans un
tableur un système de construction de comptes de résultats par
promoteur, par opérationnel, par unité, ou autres. Ainsi, aucune
donnée n'est disponible dans ce sens.
Toutefois, des résultats globaux par bureau sans
possibilité d'une consolidation automatisée à
l'échelle nationale sont obtenus grâce au SIG. Il n'y a pas un
système de répartition des frais administratifs des structures
d'encadrement qui se trouvent au niveau faîtière même pas
sous forme de tableur dans cette structure qui emploie 311 personnes et dans
laquelle de multiples activités sont menées au quotidien.
Le SIG est donc intégré seulement avec la
comptabilité générale sans autres systèmes comme
par exemple celui de la comptabilité analytique. Il n'y a donc aucune
base de données analytique, même pas de fichiers de type tableur
ou même pas un système de suivi manuel des temps de travail des
agents.
Dans une telle situation il convient de concevoir et de mettre
en place un outil de comptabilité analytique informatisé ou non
à alimenter périodiquement de manière à
améliorer la qualité des décisions qui sont prises.
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