Gestion de l'information en période d'urgence. Etude comparative des stratégies de communication d'OCHA (Bureau de la coordination des affaires humanitaires des Nations Unies) et le comité international de la Croix-Rouge

1.7.3 Sortes de communication

La communication des organisations intervient tant en interne qu'en externe

Ø La communication interne

Au plan interne, la communication contribue au décloisonnement et fait mieux connaître le travail de chacun par la hiérarchie et par rapport à l'environnement^33(*). Elle permet également aux membres de se situer dans l'entreprise et surtout de modifier son comportement conformément à la réalité souhaitée. Ses objectifs sont de motiver et fédérer^34(*). A travers cette communication, l'entreprise informe ses interlocuteurs sur les points suivants : son activité, ses structures, ses ressources, ses ressources, son fonctionnement et ses résultats.

La communication interne exige donc de la part du responsable de la communication une bonne politique de communication qui lui permettra de constituer une structure responsable. Comme outils, cette sorte de communication utilise une gamme étendue d'outils. Nous citerons à titre d'exemple :

- Le livret d'accueil : premier outil en termes de nécessité et d'utilité. Il donne d'une manière exhaustive des informations sur l'entreprise à son personnel.

- La plaquette institutionnelle : contient moins d'informations que le livret d'accueil. Il est utilisé en l'absence de ce dernier et peut être destiné aussi à l'externe.

- Les bulletins d'informations : sont de périodicité variable et comportent un caractère d'actualité.

- Les journées portes ouvertes : visent à faire découvrir l'entreprise dans son intégralité à chaque salarié en facilitant des rencontres et des échanges. (Elles sont destinées aussi à l'externe).

- Les relations publiques : revêtent une importance capitale (échange de voeux, remise des médailles, récompense, etc.)

- L'audiovisuel : film vidéo de caractère institutionnel conçu et réalisé par des professionnels

- La boîte à outils : très utile, elle permet au personnel de s'exprimer

- Le journal d'entreprise : outil par excellence, il constitue le lien entre les membres du personnel et crée le sentiment d'appartenir à l'entreprise.

Ø La communication externe

Orientée vers le public externe, cette sorte de communication vise à développer la notoriété et l'image de l'entreprise^35(*). Pour s'exprimer pleinement, l'entreprise a besoin d'une gamme variée d'outils judicieusement choisis et adaptés aux objectifs et aux cibles^36(*). Ces outils sont notamment :

- Les relations presse : elles ont pour but de favoriser la diffusion des messages informatifs à caractère essentiellement institutionnel, susceptibles de contribuer à la création, au développement ou à l'entretien d'une image valorisante de l'entreprise, ses produits ou services. Les objectifs des relations presse sont, d'autre part, de transmettre une information précise, répondre à une attaque, réagir en situation de crise et crédibiliser le discours de l'entreprise^37(*). Ainsi, une information de presse doit répondre à ces caractéristiques : l'objectivité, l'originalité, l'intérêt, la cible et arriver au bon moment.

Destinées à la presse pour une diffusion, les relations presse utilisent les outils tant écrits qu'oraux suivants:

- le communiqué de presse : nécessite une véritable information qui présente un réel caractère d'actualité. Il est simple et plus utilisé, dans un style bref, concis, et bien structuré.

- le dossier de presse : ressemble au premier, mais se différencie par son information qui doit être développée et comporte une durée de vie plus longue.

- les lettres et bulletins : permettent d'entretenir avec la presse une relation permanente et régulière.

- les conférences de presse : justifient une information suffisante, importante et intéressante pour le public.

- le petit déjeuner de presse : rassemble moins des journalistes que le précédent, mais se veut avantageuse, car moins coûteuse et légère.

- le voyage de presse : organisé lorsqu'il a un rapport avec les activités de l'entreprise, il doit être nécessaire pour les journalistes tant sur le plan de la forme que sur le fond.

- les visites d'application : consistent à sélectionner un client de l'entreprise très satisfait des produits et services qu'il a acquis, afin qu'il réponde aux questions des journalistes.

- les essais produits : s'adressent de plus aux revues spécialisées et permettent aux journalistes de se faire une idée sur les produits qui leur sont proposé.

- l'Internet : outil efficace et utile, mais demande un usage soigneusement préparé.

- les actions de formation : conférences spécifiques, invitations à des séminaires, congrès, ateliers, etc....

- Les relations publiques (RP) : elles constituent l'ensemble des actions ou moyens destinés à créer des relations privilégiées avec les différents publics de l'entreprise afin de développer en eux une relation de confiance, d'estime et d'adhésion et ainsi transmettre une image positive de l'entreprise^38(*). L'objectif des relations publiques est de faire connaître et faire comprendre l'action d'une entreprise pour la faire admettre et pour susciter des relations favorables. Outils privilégiés de la communication institutionnelle, les RP s'adressent directement aux cibles identifiées, d'une manière personnalisée et délivrent au cours de leurs actions, des messages informatifs ni commerciaux ni publicitaires, même si au final ils contribuent à faciliter la vente des produits^39(*).

Vu que l'entreprise a différents publics externes, les différentes actions des RP peuvent pratiquement être réalisées sur chacun d'entre eux. Il s'agit de :

- les actionnaires et partenaires financiers,

- les fournisseurs et distributeurs,

- les clients,

- les prospects,

- les milieux financiers,

- les milieux de l'enseignement,

- les pouvoirs publics,

- les associations des consommateurs,

- les medias,

- etc.

* ³³ POMBO, N., op.cit.

* ³⁴ MOREL, P., po.cit.pp.77-83

* ³⁵ POMBO, N., op.cit.

* ³⁶ MOREL P., op.cit. p 31

* ³⁷ LENDREVIE, J., BAYNAST, A., op.cit. p 510

* ³⁸ LENDREVIE, J., BAYNAST A., op.cit. p505

* ³⁹ MOREL, P., op.cit. pp 32-38