Processus de conduite du changement au sein de la communauté portuaire de Douala: application au guichet unique électronique

1.2.2 Fonctionnement du Guichet Unique

Dès sa création, le Guichet Unique a permis de répondre à la première préoccupation qui était de rassembler en un même lieu le maximum d'intervenants. Fonctionnant sous sa forme physique (avec la première génération des procédures du commerce extérieur), la structure dispose d'un champ d'action restreint pour plus d'une raison :

Ø Il ne rassemble pas la totalité des intervenants. On retrouve ici :

a) Les Douanes 

b) La Société Générale de Surveillance (SGS)

c) Le Port Autonome de Douala (PAD)

d) Les Banques 

e) Les Services Techniques 

f) L'Office National de Cacao Café (ONCC)

g) Le service des changes 

h) Le Trésor

Ø Il n'a pas le contrôle de toute la chaîne des procédures du commerce extérieur dans l'espace portuaire de Douala, ce qui est la source des délais aussi importants en amont et qu'en aval du Guichet Unique : 11 jours en amont et 03 jours en aval (GUCE contact, Janvier 2006, N°33, P.02).

1.2.2.1 Système de suivi des procédures

Comme signalé plus haut, le GUCE n'est qu'un outil de facilitation des procédures au port de Douala. C'est la raison pour laquelle il s'investit à mettre à la disposition des différents intervenants tous les moyens nécessaires à la bonne marche des opérations du commerce extérieur dans la communauté portuaire de Douala. Voilà pourquoi nous n'avions pas fait allusion à son intervention dans la présentation des procédures faites à la première section de ce chapitre. S'agissant de son intervention, elle n'apparaît que dans le contrôle et le suivi des procédures, tant dans leur accomplissement que dans le temps mis au niveau de chaque acteur de la chaîne. Ainsi, pour assurer un meilleur suivi des procédures, un système d'analyse séquentielle du séjour des marchandises au port de Douala avait été mis sur pied par le Guichet Unique. Il s'appuie sur le mécanisme d'horodatage^3(*), avec pour support physique la ``Fiche de suivi de dossier''. Ce mécanisme permet d'avoir tous les détails du processus pour chaque déclaration, de l'arrivée du navire jusqu'à la sortie de la marchandise du port. D'où l'évaluation des délais sur trois segments : Amont GUCE, GUCE et Aval GUCE. Le cumul des délais donne les délais de passage portuaire pour chaque type de marchandise.

Le principe de fonctionnement de ce système est le suivant :

Cas des procédures internes au GUCE :

A partir d'une fiche de suivi de dossier comportant des colonnes, les Agents des cellules présentes au GUCE, y portent des mentions d'horodatage, sous la supervision de leur Responsable. Deux types de dates et heure sont généralement enregistrés :

Ø La date et l'heure de l'entrée du dossier dans la cellule

Dans la pratique, il s'agit de la date et l'heure de réception du dossier par l'agent de la cellule concerné ;

Ø La date et l'heure de la sortie du dossier de la cellule

Il s'agit de la date et l'heure de la fin de la formalité requise dans ladite cellule.

C'est l'ensemble de ces horodatages qui permet aux Responsables du Guichet Unique, après analyse, de faire une évaluation du temps mis pour le traitement d'un dossier par cellule et pour l'ensemble. Il faut noter que ce mécanisme ne s'applique pas de la même façon pour l'amont et l'aval GUCE.

Cas des procédures hors GUCE :

Les procédures hors GUCE concernent les opérations de validation du manifeste (Amont GUCE) et de sortie des marchandises (Aval GUCE). Pour une meilleure appréciation de ces délais et de leur impact sur les délais de passage portuaire à Douala, nous prendrons pour support une opération d'importation avec les marchandises conteneurisées.

Ø Délais amont GUCE :

La détermination des délais amont s'appuie sur les dates et heures d'arrivée du navire à quai et celles d'entrée du dossier au GUCE. Ainsi les informations sur l'arrivée des navires sont fournies par la Conférence/PAD/DIT au GUCE qui, à partir de la Fiche de suivi des dossiers, calcule le temps mis avant son entrée dans ses services. D'après les statistiques, on constate que le temps qui s'écoule avant l'entrée du dossier au GUCE demeure assez long, de 10 à 11 jours (GUCE contact, Janvier 2006, N°33, page 02). Ceci s'explique par le libre champ de l'opérateur sur cette partie de la chaîne des procédures, étant donné que la fiche prend corps dès l'entrée au Guichet Unique.

Ø Délais aval GUCE :

Les délais aval quant à eux s'évaluent de la sortie du dossier du GUCE jusqu'à la sortie de la marchandise de l'espace portuaire. En pratique, la fiche de suivi mise en circulation dès l'entrée au Guichet Unique, reçoit sa dernière mention d'horodatage à la sortie du port de Douala. Une fois que cela est fait, elle remonte au niveau du Guichet Unique pour l'analyse séquentielle du séjour du conteneur au port de Douala.

Le système qu'utilise actuellement le GUCE permet d'avoir une lisibilité du processus suivi par chaque dossier à l'importation et à l'exportation au port de Douala. Il contribue efficacement à la réduction des délais de traitement des dossiers, ce qui s'explique par une baisse constante du Temps Mort de traitement de dossiers au GUCE (T.M. GUCE). Ce temps est passé de 4.06 jours en 2002 à 1.08 jours en 2005, soit une régression de 75% pour les trois ans (avec une moyenne de 25%/an). Il présente néanmoins quelques limites qui méritent d'être énumérées ici. 

* ³ Principe de suivi de dossier consistant à porter les dates et de sortie de dossier dans un service (une cellule)