4.2.2 Recommandations pour
l'intégration des systèmes
La mise en place d'un système intégré au
sein de la CPD est un travail qui nécessite beaucoup d'effort, de
confiance entre partenaires et devra se faire progressivement dans le temps. En
plus des facteurs cités plus, la confiance, bien que subjective, sera
un élément déterminant dans ce processus car les
systèmes de l'ensemble des intervenants devront être
interfacés de manière à échanger directement les
données à travers le système central du Guichet Unique.
Nous recommandons:
- de s'assurer que les leaders du milieu ne font pas
obstacle,
- que le nouveau soit à la fois facile à
comprendre et à mettre en application,
- de donner l'occasion aux utilisateurs de le tester, de
l'expérimenter.
Plusieurs facteurs influencent le projet d'implantation des
systèmes d'échange de données. Le recours aux mesures
décrites dans cette rubrique facilitera l'intégration des
systèmes de la place portuaire de Douala.
4.2.3 Recommandations pour le
management du processus
de mise en oeuvre du
nouveau système
Le management du processus de changement est un aspect
primordial dans la réussite de tout projet de changement
organisationnel. Pour cela, le choix de la stratégie ainsi que son
mécanisme de mise en oeuvre s'avèrent indispensable pour la suite
des travaux.
Les styles de management variant suivant le contexte et
l'environnement, il revient aux responsables du projet de choisir une
stratégie d'optimisation axée sur une approche participative.
Cette stratégie permettra, à partir des apports des
différents opérateurs portuaires, de réviser les pratiques
existantes, l'utilisation des ressources et divers systèmes en vue d'y
apporter des correctifs. Les éléments de suivi sont entre le
contrôle des coûts et délais, la simplification des
processus, l'amélioration de l'organisation et des conditions de travail
et enfin la révision des stratégies marketing (de communication).
Nous conseillons :
- de bien définir les processus de fonctionnement du
nouveau système afin d'assurer une transparence de l'information et
accroître la traçabilité des opérations ;
- de définir les rôles et les
responsabilités pour chaque poste de la chaîne des
procédures ;
- d'élaborer un plan directeur définissant
clairement les objectifs recherchés et les actions à mener pour
les atteindre ;
- de mettre en place un système de récompense et
de sanctions ;
- d'élaborer un plan de suivi du projet ressortant les
tâches, les périodes de réalisation, et les
différentes ressources.
D'une manière générale, voila l'ensemble
des recommandations que nous pouvons faire dans le but de faciliter le
processus de mise en oeuvre du Guichet Unique Electronique, surtout pour ce
qui est de la mobilisation des opérateurs et de l'intégration des
systèmes.
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