4.2 RECOMMANDATIONS POUR
UNE BONNE CONDUITE
DU PROJET GUICHET
UNIQUE ELECTRONIQUE
Cette étude a pour but de mettre à la
disposition des responsables du projet, une démarche de conduite de
changement susceptible d'assurer l'adhésion des acteurs de la place
portuaire à la vision du projet. D'après les résultats
issus de l'analyse empirique et des observations sur le terrain, nos
recommandations concerneront pour l'essentiel les aspects :
- mobilisation des intervenants,
- intégration des systèmes,
- processus de mise en oeuvre du Guichet Unique Electronique
dans la CPD.
Le choix de ces trois facteurs s'explique d'abord par le fait
que l'adhésion de l'ensemble des opérateurs facilitera
l'interconnexion de leurs systèmes, conduisant à un
système intégré d'échanges de données.
Ensuite, il faut noter que la réussite de ce projet est
étroitement liée au style de management, donc de la façon
avec laquelle les différentes phases seront gérées.
4.2.1 Recommandations pour la
mobilisation des acteurs
Des investigations sur le terrain, il ressort que les
facteurs clés pour la réussite de ce projet sont : la
participation active des acteurs et plus moins l'implication de la direction
générale.
Ø La participation active des acteurs au
projet :
La réussite de tout projet de changement demande
l'approbation de toutes les forces de l'organisation. Ceci est d'autant plus
pertinent dans le cadre d'un projet d'informatisation car la
modélisation du nouveau système nécessite des informations
pratiques. Vue ainsi, les individus concernés se sentiront totalement
impliqués et s'approprieront de la quintescence du projet.
Aussi
nous recommandons:
- de les intéresser à toutes les étapes
de réalisation du projet ;
- de tenir compte de toutes leurs observations et
recommandations.
Ø L'implication de la direction
générale :
Il faut signaler que dans la conduite d'un projet d'une telle
envergure, le dirigeant joue le rôle d'un « Coach »
dans une équipe de football. Ainsi son implication doit être
effective et perceptible sur les plans interne et externe, à travers des
actions bien précises car elle maîtrise tous les contours du
projet et par conséquent, elle est la seule apte à créer
une réelle dynamique du changement.
Nous suggérons :
- Que le dirigeant principal assume un leadership actif au
sein de l'équipe de direction en faisant le point
régulièrement, en relevant les problèmes perçus,
bref en jouant le rôle d'arbitre ;
- Qu'il soit mis sur pied, un plan d'encouragement et de
récompense pour tous ceux qui produisent de bons résultats car
son action ne doit pas seulement se limiter au niveau de la répression,
des sanctions ;
- Qu'en ce moment de turbulence, le Directeur
Général assiste aux réunions internes au moins une fois
toutes les deux semaines ; sa présence témoignera de son
attachement au projet, à sa réussite et constitue une source
psychologique de motivation pour l'ensemble du personnel.
Ø La communication :
Bien que ne rentrant pas dans la priorité des
interviewés, la communication est un outil stratégique dans le
processus de conduite de changement et la ramener à la communication de
l'information serait réductrice. Le principal défi de la
communication consiste à établir et maintenir un lien de
confiance et d'échange continu sur tous les aspects du projet. Dans le
cadre du processus de mise en place de l'E-GUCE dans la CPD,
Nous recommandons :
- De désigner un responsable de la communication
crédible et capable d'influencer positivement les relations avec ses
interlocuteurs ;
- D'utiliser les médias de communication de masse,
créant un lient direct le public intéressés ; ceci
pourra se faire à travers des discussions, des réunions, des
présentations en groupe, les séances de travail, ...
- Que la haute hiérarchie s'engage visiblement en
jouant un rôle catalyseur ;
- D'élaboration un plan de communication interne au
Guichet Unique et un plan de communication pour les partenaires et les usagers.
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