Tableau de bord outil de performance et de pilotage " cas de travel lik "

B- Les différents types de budgets :

Le budget global de l'entreprise est constitué par l'ensemble des budgets correspondants aux différentes fonctions. On distingue alors :

Ø D'une part, les budgets fonctionnels ou opérationnels qui traduisent les actions prévus dans les programmes d'activités et relatifs aux différents services : budget des ventes, budgets de production, budget d'approvisionnement et budget d'investissement :

§ Le budget des ventes :

C'est le point de départ du processus prévisionnel, il s'agit de prévaloir mensuellement les quantités et les prix unitaires de vente.

Les prévisions s'appuient sur plusieurs techniques :

· Analyse des ventes ;

· L'étude des parts de marché de l'entreprise, le cycle de vie des produits et de la concurrence, l'estimation des tendances globales ;

· Etudes des comportements des consommateurs ;

· Etude économique sectorielle ou macro-économique ;

· Collecte d'information auprès des vendeurs de l'entreprise.

§ Le budget de la distribution et du marketing :

Les frais de distribution, généralement reliés au chiffre d'affaire, comprennent les frais de livraisons, d'emballage, salaire des revendeurs, frais du service après vente (SAV).

Les frais marketing comprennent les frais directement engagés pour soutenir les ventes (publicité, promotion) et les frais d'études commerciales (étude de marché).

§ Le budget de production :

Connaissant le volume prévus des ventes, il est nécessaire d'en déduire les quantités à produire en fonction des capacités disponibles et des stocks de produit finis souhaités pour une société de service, il s'agit de s'assurer d'une disponibilité en main d'oeuvre suffisante pour faire face à la demande prévisionnel.

Le programme d'activité se fonde sur l'estimation :

· Des capacités disponibles mensuellement et des éventuels goulets d'étranglement ne pouvant être éliminés à court terme ;

· Des rendements, des salaires, des temps productifs et des coûts de fabrication afin de valoriser le plan de charges ;

· Des transferts d'activités entre ateliers, entreprises antérieures aux groupes (sous- traitance).

§ Les budgets des approvisionnements :

La prévision des quantités de matière première nécessaire à la production va permettre l'estimation des achats : volume, délai, coût les stocks tendent à se réduire de manier importante, ce qui diminue les besoins financiers.

Le service approvisionnement doit réagir très vite aux fluctuations des besoins de l'entreprise ou aux pénuries.

Ø D'autre part, les budgets financières ou de synthèses qui traduisent les effets de la mise en oeuvre des budgets opérationnels. On cite comme exemple le budget de trésorerie.

§ Le budget des services généraux :

Les services généraux sont des centres de responsabilité fonctionnelle, centres de support ou de structure, qui livrent des prestations aux autres services, en particulier aux services opérationnels, informatiques , finance, recette et dépenses, personnel, contrôle de gestion.

Les budgets des services généraux sont de simples reconductions des budgets antérieurs, majorés d'un pourcentage d'inflation.

§ Les états financiers prévisionnels :

Comportent trois documents :

· Le budget de trésorerie : traduit les engagements en échéances d'encaissements et de décaissements, donne le solde prévisionnel de trésorerie à la fin de l'année. Ce document permet d'étudier les échéances mensuelles, d'anticiper les difficultés ponctuelles de trésorerie et de trouver les aménagements nécessaires, reports d'échéances négociation bancaire à court terme adaptés aux besoins.

· Le compte de résultat prévisionnel : dégage les résultats attendus des différents engagements budgétaires, facilite la comparaison des résultats prévisionnels avec ceux de l'an passé.

· Le bilan prévisionnel : est l'image à un an de ce que pourrait être la situation de l'entreprise si les prévisions se réalisent. Il permet de s'assurer que la structure financière ne risque pas d'évaluer vers des déséquilibres graves, comme un excédent d'endettement.

C- La procédure budgétaire :

La procédure budgétaire doit respecter chaque année un calendrier budgétaire de septembre à décembre. L'approbation définitive des budgets par la direction générale ne peut dépasser le demerrage de phase d'exécution, début janvier au plus tard.

La procédure budgétaire est une activité cyclique qui se répète chaque année et comprend plusieurs phases :

· La diffusion de la note d'orientation générale : c'est un document publié par la direction générale à tous les responsables de services et qui définit les orientations générales conformément aux objectifs stratégiques.

· L'établissement décentralisé des éléments de la première esquisse budgétaire : chaque service est amené à élaborer son propre budget conformément aux orientations définit par la direction générale.

· L'harmonisation des budgets et la procédure de la navette : il faut harmoniser, coordonner et trouver des compromis entre les budgets souvent divergents des différents fonctions.

· Le budget définitif : après un certain nombre d'interactions des différents budgets entre la direction et les divers départements, un budget définitif est élaboré.

· Le suivi budgétaire : lors de la mise en oeuvre du budget définitif, des écarts sont dégagés et des actions correctives sont menées c'est ce que l'on appelle suivi budgétaire qui permet de vérifier au cours du temps si on tend vers la réalisation des objectifs fixés.

Un système budgétaire revêt à la fois une dimension de planification à court terme et de contrôle. Son objectif ultime est d'obtenir, au moindre coût et rapidement, de l'information fiable afin de comprendre les événements important affectant l'entreprise et permettre ainsi une action adéquate :

1- Le système budgétaire doit couvrir la totalité des activités de l'entreprise ;

2- Le découpage et la présentation des budgets doivent se calquer sur le système d'autorité (non remise en cause par le système budgétaire de la structure de la firme) ;

3- L'identification claire des responsabilités ne doit pas nuire à l'esprit d'équipe et aux solidarités intrdependamentales nécessaire ;

4- Le système budgétaire doit s'inscrire dans le cadre de la politique générale de l'entreprise.

5- Le système budgétaire doit être à une politique du personnel dont l'orientation sera conforme à la logique budgétaire.

6- Les prévisions budgétaires doivent pouvoir être révisées lorsque apparaissent de nouvelles informations^28(*).

Section 2 : Le tableau de bord : condition nécessaire à la pertinence de la décision

* ²⁸ - M. Gervais, 1991, p 20.