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Mise en place d'une gestion budgétaire dans une PME: cas de la société Art 2000( Télécharger le fichier original )par Serges Pacome ETTIEN Université Française d'Abidjan - MBA Audit et contrôle de gestion 2011 |
CONCLUSION DE LA PREMIERE PARTIELes buts attribués à la gestion budgétaire apparaissent généralement comme des solutions aux problèmes de planification, de coordination et d'évaluation rencontrés au sein de l'entreprise. Alors que beaucoup d'entreprises n'ont pas de gestion budgétaire compte tenu des difficultés de sa mise en oeuvre. Or celles se servant du budget ont réussi à diminuer l'incertitude de leur marché par différents moyens (entente, monopole, contrat à long terme) ou en saisissant des opportunités conjoncturelles (forte croissante économique). De cette présentation théorique de la gestion budgétaire, nous en dégagerons une étude empirique de cet outil important de pilotage au sein de la société ART 2000. DEUXIEME PARTIE
DIAGNOSTIC DE LA GESTION BUDGETAIRE DE LA SOCIETE ART 2000
INTRODUCTION DE LA DEUXIEME PARTIEAprès une présentation succincte de la gestion budgétaire, nous allons, dans cette deuxième partie, faire le diagnostic de cet outil de gestion au sein de la société ART 2000. Cette étude est constituée de deux chapitres : · la présentation de la société ART 2000 (chapitre I) · L'analyse du système de contrôle de gestion de la société ART 2000 (chapitre II) CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA SOCIETE ART 2000Dans ce chapitre, nous présenterons le fonctionnement de la société ART 2000.
ART 2000 est une société à responsabilité limitée (SARL) au capital de 5.000.000 F CFA. Elle a été créée en 1981. Elle est situé à Abidjan - Marcory près du stade champroux. Par son chiffre d'affaire, son bilan, son bénéfice et son effectif, la société ART 2000 est classée dans la catégorie des Petites et Moyennes Entreprises (PME). Son activité principale est la calligraphie, la décoration publicitaire (la fabrication et décoration de panneaux, enseignes lumineuses, banderoles, murs, bâches et des véhicules, des stations services de carburant, la modélisation d'objet de tout genre (Box, Totem, ...). L'annexe I indique la fiche d'identification et de renseignements divers. Outre la décoration, la société ART 2000 est une régie publicitaire sous le numéro d'accréditation : ER-184/CSP, gère des espaces publicitaires composés de deux cent cinquante (250) panneaux implantés à Abidjan et à l'intérieur du pays et détient une salle d'impression grand format et d'infographie lui permettant d'être totalement autonome dans le domaine de la publicité. Autrement dit, ART 2000 possède tous les services de la communication visuelle. L'annexe XIII présente les différentes activités de la société ART 2000. Par son expérience, son savoir faire et la qualité des hommes qui y travaillent, ART 2000 fait partie des meilleures maisons de communication visuelle et de décoration en Côte d'Ivoire.
ART 2000 emploie 25 (vingt cinq) personnes dont 22 (vingt deux) en temps plein et 3(trois) en temps partiel selon les activités de la société. Le personnel se réparti comme suit : Tableau 1 : Répartition des Employés de la société ART 2000
Source : Manuel des règlements intérieurs de la société ART 2000 En fonction de la répartition des employés, la figure 1 ci-dessous représente la proportion des différentes catégories de salariés de la société. Cela permettra de mesurer le degré de management. Figure 1 : Les secteurs de l'effectif de la société ART 2000
Source : Manuel des règlements intérieurs de la société ART 2000 Le capital est entièrement détenu par M. KONAN Koffi qui est le Gérant principal. A ce titre, il prend toutes les grandes décisions en collaboration avec le conseiller, gère les activités courantes; et est le garant de l'exploitation de la société. Il a délégué certains de ses pouvoirs aux responsables des différents services afin de mener a bien le fonctionnement de la société. ART 2000 est subdivisée en quatre services : Ø Administration et finance Ø Technique Ø Marketing et commercial Ø Exploitation Ces services sont animés par des salariés de la société jugés aptes à conduire les orientations de la politique générale de la société. Les rôles des différents responsables Le Responsable Marketing et commercial Il gère la clientèle de la société, il définit le plan d'action commercial. Il met en place des outils de communication et des actions de marketing. Il anime la force de vente, coordonne et gère les activités nécessaires à la réalisation de la politique commerciale. Il établit le budget de vente. Le Responsable d'exploitation Il est l'interface entre les différents interlocuteurs internes et externes. Il cordonne les activités et s'assure que les différents travaux ont été bien fait et dans le délai. Il analyse la faisabilité des travaux et avec le responsable technique, détermine leur coût estimatif. Le Responsable administratif et financier Il est chargé de gérer les ressources financières de la société. Sous sa supervision, les comptables établissent les factures de vente, gèrent les délais clients et font des programmations de décaissement en conformité avec le budget. Il veille à l'application de la procédure de gestion des comptes bancaires établi par la Direction qui est la suivante : Ø Exécution des taches La procédure s'applique dans le cadre de l'alimentation des comptes banques destinés soit au paiement des salaires, soit au fonctionnement de la société ou au paiement des impôts et taxes. Les comptes bancaires de la société ART 2000 La société ART 2000 possède 3 comptes bancaires ; ce sont : ü Compte BOA, ART 2000 : reçoit les fonds provenant des encaissements pour le règlement de tous les fournisseurs ü Compte BACI, ART 2000 : reçoit les fonds provenant des virements interbancaires et certains encaissements pour le paiement des impôts et taxes ü Compte Access Bank, ART 2000 PUB : reçoit les fonds provenant de certains encaissements pour le paiement des salaires Ø Règles de gestion 1. Les chèques sont réceptionnés par le service financier et comptable 2. En vue d'une optimisation de la gestion de la trésorerie ; les opérations de dépôt et de retrait de fonds se feront en tenant compte des dates de valeur ; 3. Les chèques sont déposés à la banque par le responsables de Service Finance ; Ø Etapes de la procédure La procédure comprend les opérations ci-dessous : ü Réception des chèques ; ü Choix de la banque à alimenter ; ü Enregistrement du chèque ; ü Etablissement du bordereau de remise du chèque à l'encaissement ; ü Dépôt du chèque à la banque ; ü Etablissement de la fiche d'imputation ; ü contrôle de la fiche d'imputation ; ü saisie des écritures ; ü validation des écritures. Il établit des rapprochements périodiques qu'il soumet à la direction. Il établit les déclarations fiscales mensuelles, de la CNPS et veille à l'établissement des états financiers annuels. Il établit les états de salaire et les soumet à la Direction au plus tard le 25 de chaque mois pour validation, puis veille au payement des salaires par les comptables. Il rend compte à la Direction chaque mois, la situation financière de la société et fait des propositions pour l'amélioration de la gestion quotidienne. Responsable technique Il est responsable de toutes les activités d'exploitation de la société. Il suit la réalisation des travaux en atelier comme sur le terrain. Il établit le programme de sortie des ouvriers et des véhicules. Il est chargé de superviser l'ensemble de l'activité technique de l'entreprise. Il détermine, en relation avec le responsable d'exploitation, le coût des matériels utilisés dans la fabrication d'un support publicitaire ou toute autre commande d'un client. Le schéma 4 suivant représente l'organigramme de la société ART 2000.
Le domaine d'activité de la société est la décoration-publicité. Elle est constituée de trois activités qui sont : la régie, l'impression numérique grand- format et la décoration. Ø Fonctionnement de la régie La société ART 2000 fabrique et implante, elle même ses panneaux dans toutes les communes de la Côte d'Ivoire. Après la prospection des commerciaux, nous recevons soit par téléphone, soit par mail ou par fax une demande de disponibilité du client. Immédiatement, le service de gestion des disponibilités lui envoie la liste des panneaux disponibles dans les heures qui suivent. Lorsqu'il fait son choix parmi les panneaux disponibles, nous lui transmettons un devis et nous lui rappelons que nous disposons d'un service d'impression pour ses affiches. Lorsque le devis est validé, le client nous apporte soit un bon de commande, un acompte de 60% TTC et ses affiches ou un bon de commande, un acompte de 60% TTC et nous demande d'imprimer ses affiches. Ensuite, la comptabilité lui fait une facture et le service affichage affiche à la date indiquée. Ce processus est celui d'une entreprise prestataire de service. La facture de l'affichage a une particularité. En plus de la Taxe sur la Valeur Ajoutée, nous facturons les taxes suivantes aux clients : · TSP (Taxe Sur la Publicité) : reversé à la DGI au titre du développement de la presse (taux : 3%(HT+TVA)) · ODP (Occupation de Domaine Public) : reversée à la mairie de la commune dans laquelle le panneau est implanté pour avoir occupé le domaine public. Cette taxe est de 1000 Frs/m²/mois à compter du jour d'affichage. · T.M. (Taxe Municipale) : aussi reversée à la mairie de la commune dans laquelle le panneau est implanté pour avoir fait de la publicité. Cette taxe est de 1000 Frs/m²/mois à compter du jour d'affichage à l'exception de la commune de plateau qui est à 4000 Frs/m²/mois. Des frais de transport sont aussi facturés pour des affichages à l'intérieur du pays. Ces frais sont de 90.000 Frs CFA par villes à l'exception des villes ex assiégées qui sont de 150.000 Frs CFA. Ø Processus de décoration et de fabrication L'atelier de décoration est en fait aussi un atelier de fabrication de panneaux publicitaire, de totems, d'enseignes lumineuses et éclairées et tout autre support publicitaire. Cet atelier fabrique selon la commande du client. Lorsque le client commande, l'équipe technique se rend sur le terrain pour analyser le lieu d'implantation de ce support. Après cette étape, notre service infographie lui propose des modèles de support et soumet à son appréciation. Lorsqu'il valide la maquette, l'équipe technique composée de soudeurs et de peintres qualifiés, organise une séance de travail avec la comptabilité. Séance au cours de laquelle les deux services établissent le devis. Quand le devis est validé, la comptabilité dégage les moyens pour permettre au service technique de bien travailler et finir dans le délai. Ø Processus d'impression Au service d'impression, le studio de création conçoit les visuels et les techniciens font les travaux d'impression. Nous imprimons sur différents supports : bâche, plexis, dos bleu ... Au service impression, les prix sont connus d'avance. Ce qui facilite les travaux de la comptabilité. Lorsque le client passe sa commande, soit de conception ou d'impression, le service concerné tire un BAT (Bon à Tirer) qu'il présente au client suivi du devis. Quand tout ceci est validé, les techniciens lancent l'impression finale. Ø Présentation des activités A l'analyse des activités, nous constatons que la survie de l'entreprise est essentiellement basée sur la régie au détriment de la fabrication. Depuis sa création en 2006 jusqu'à 2009, son chiffre d'affaire représente 46.89% du chiffre d'affaire total de la société. Cette influence s'est accrut en 2009 et passe à 54.19%. Une bonne gestion de la régie augmentera la performance de la société. L'histogramme suivant montre l'évolution du chiffre d'affaire par activité. Histogramme 1 : Evolution du CA par activité (en millions de Francs CFA)
Cette analyse se confirme lorsque nous observons le chiffre d'affaire annuel. Nous constatons qu'en 2008 où le chiffre d'affaire de la régie a baissé, cela a entrainé la baisse du chiffre d'affaire total de l'entreprise. Cette influence est constatée en 2009 qui vu son chiffre presque doublé par rapport à 2008. L'histogramme 2 montre l'évolution du chiffre annuel de la société. Histogramme 2 : Evolution du CA Total (en millions de francs CFA)
Source : Etats Financiers de la société ART 2000 En vue d'affiner notre analyse, nous avons décidé d'étudier les activités mensuelles de la société au cours de l'exercice 2009. Lorsqu'on observe les courbes des figures ci-dessous, nous constatons que la régie constitue l'activité principale de la société ; la baisse des activités de la régie influence directement le chiffre d'affaire total de la société. Et que cette activité a des périodes creuses qui sont les mois de juin à août dues aux vacances et les mois de novembre à février où la plupart des entreprises préparent leur budget. Fig. 2 : Courbes représentants les activités mensuelles de la société ART 2000 en 2009
Source : Etats Financiers de la société ART 2000 A l'analyse des soldes significatifs de gestion (Tableau 1) et de la courbe représentant le résultat d'exploitation, nous constatons que la société ART 2000 n'a aucune maitrise de ses activités. Elle n'a pas d'outil permettant de dégager le résultat net par activité. Tableau. 2 : Les soldes significatifs de gestion (en francs CFA)
Source : Etats Financiers de la société ART 2000 Fig. 3 : Courbe représentant le résultat d'exploitation de la société ART 2000 en 2009
Source : Etats Financiers de la société ART 2000 Le tableau 2 et la Fig. 3 montrent que malgré le chiffre d'affaire qui est toujours supérieur à cent millions, le RE de la société est toujours déficitaire (de - 12 millions en 2006 à - 34 millions en 2007 et -19 millions en 2008). L'EBE, Cet indicateur qui donne une vision objective de l'entreprise et permet de déterminer la rentabilité de son exploitation courante est resté négatif de 2006 à 2008. D'où la nécessité de trouver des stratégies de gestion efficace comme la gestion budgétaire, l'outil d'aide à la prise de décision. De sa création jusqu'à ce jour, ART 2000 a presque trente ans. Elle devrait être en pleine expansion, mais les données recueillies, lors de notre étude, montrent qu'elle est dans une situation de déséquilibre financier. L'un des objectifs de notre étude est alors de mettre à la disposition des dirigeants, un système qui leur permettra d'anticiper les opportunités.
Le contrôle interne qui est une activité objective, donne à une entreprise, une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, tout en lui apportant des conseils pour les améliorer. Il contribue à créer de la valeur ajoutée et fiabilise l'information comptable. Dans le cas de la société ART 2000, le responsable financier joue le rôle de contrôleur interne. Il gère le personnel et coordonne les activités financières et administratives de la société. Après la réception du bon de commande du client, la responsable des achats commande le matériel utilisé très souvent par téléphone chez le fournisseur. Lorsque le matériel arrive à l'atelier, elle lui remet le chèque de règlement après avoir saisit le montant dans le compte banque tenu par l'entreprise. Elle r ange ensuite la photocopie déchargée du chèque dans le classeur banque. La responsable de la facturation est chargée d'établir les factures de vente lorsqu'elle reçoit un bon de commande d'un client, ensuite, elle établit un état des encaissements et le soumet au Responsable Financier. Elle procède aux recouvrements après la validation du Responsable Financier. Le contrôle interne établit les critères de bon fonctionnement des opérations bancaires suivantes : 1. Encaissements Le contrôle interne garantit que : ü Les chèques reçus sont rapidement remis en banque pour encaissement ; ü Que les encaissements sont recensés exhaustivement ; ü Que les encaissements sont enregistrés correctement et rapidement dans les comptes de banque ; ü Que les fonds correspondants sont mis à la disposition de l'entreprise dans les délais les plus rapides. 2. Paiements Le contrôle interne garantit que : ü Les paiements réalisés sont tous justifiés par des opérations initiées par l'entreprise ; ü Les paiements sont enregistrés correctement et rapidement dans les comptes banque ; ü Les carnets de chèque et les autres moyens de paiement sont protégés. 3. Avis de débit et de crédit Le contrôle interne apporte l'assurance que : ü Les réductions des disponibilités sur les comptes bancaires de la société sont prises en compte ; ü Les mouvements créditeurs sur les comptes bancaires de la société sont réellement constatés. Le Responsable Financier fait la situation financière de la semaine au Directeur Général. Le Responsable technique est chargé de veiller sur les matériels qui arrivent dans l'atelier et signale tous les cas de fraudes au responsables financier qui les transmet au Directeur Général.
La société ART 2000 dispose d'un système d'information qui repose sur les technologies de l'information et de la communication. En effet, elle a un site internet www.art2000-ci.com qu'elle exploite pour faire la publicité de ses produits. Son objectif est de permettre aux clients de passer leur commande ou de faire leur réservation de panneaux publicitaire en ligne. Outre l'internet qui est l'outil principal de la société pour conquérir les marchés, elle a doté ses employés surtout les commerciaux, des unités téléphoniques mobiles pour leur permettre d'être en contact permanent avec les clients. ART 2000 dispose aussi d'une ligne téléphonique fixe et d'un fax accessible à tous les employés désireux de contacter un client ou à la recherche d'un marché. En vue d'être plus efficace dans la gestion de ses activités l'administration de la société ART 2000 a conçu un système d'information permettant à tous les administratifs de travailler en réseau. Tous les postes informatiques sont reliés entre eux. Ce qui permet aux employés de s'envoyer mutuellement des données sans se déplacer. Les logiciels SAARI paie, compta, et gestion commerciale sont des instruments de travail de la comptabilité. Le service comptabilité utilise ses logiciels par l'intermédiaire du réseau informatique de la société afin de gérer correctement les clients, les fournisseurs, le personnel et les produits. Le service infographie utilise les logiciels Photoshop et illustrator CS5. Outre ces logiciels spécifiques, l'administration utilise aussi des logiciels standards comme Microsoft office Word et Excel.
Le responsable administratif et financier est chargé de véhiculer les informations de la direction à tous les employés de la société. Il procède par des notes de services signées par le Directeur et affichées sur un tableau réservé aux informations actuelles. Il anime les réunions hebdomadaires que les responsables tiennent avec le Directeur. Toutes les réunions sont sanctionnées par un compte rendu qui est distribué à tous les participants trois jours après la réunion. CHAPITRE II : DIAGNOSTIC DU CONTROLE GESTION DE LA SOCIETE ART 2000 Après avoir présenté la société ART 2000, nous allons étudier son système de contrôle de gestion afin de mieux améliorer son système budgétaire ou de la mise en place d'une gestion budgétaire efficace. SECTION I : LA PRESENTATION DU CONTROLE DE GESTION
Rappelons qu'un facteur clé de succès (ou FCS) est un élément économique essentiel qu'une entreprise doit absolument maitriser pour réussir la mise en oeuvre de sa stratégie. Ainsi, pour réussir la mise en oeuvre de sa stratégie, l'administration de la société ART 2000 a défini des fonctions qu'elle a qualifié de logique qu'il faut toujours chercher à maitriser sont : ü La gestion de son réseau d'affichage Le responsable commercial et marketing est chargé exclusivement de gérer le réseau d'affichage. C'est lui qui confirme les commandes des clients. Il est doté de plusieurs années d'expérience dans le domaine d'affichage. Il maitrise parfaitement le réseau d'affichage de la société de sorte que les clients sont toujours satisfaits des prestations des afficheurs. ü Le coût de production Le responsable technique qui a une vision claire des supports et des affiches est chargé de définir le coût de production des supports ou les impressions.
L'objectif de la société ART 2000 est d'offrir des services aux entreprises désireuses d'accroitre leur notoriété par la publicité visuelle en leur proposant des visuels et des supports publicitaires défiant toute concurrence. Elle souhaite offrir des services variés, associer qualité de travail et délai de livraison aux clients, et devenir le leader dans le domaine de la communication visuelle en Côte d'Ivoire. ART 2000 possède actuellement cent quatre vingt (180) clients dont 90% PME et 10% de grandes entreprises. Elle espère augmenter sa clientèle de grande entreprises à 20% d'ici 2014. ART 2000 détient environ 5% du marché de la publicité visuelle et de la décoration qui est estimé à plus sept milliards de francs CFA l'année. Elle envisage ramener ce taux à 10% d'ici 2014. ART 2000 évolue dans un environnement de libre marché. Il y a une cinquantaine de sociétés de publicité et de décoration. Les régies, les maisons de décoration et d'impression numérique se créent à tout moment ; ce qui entraine un déséquilibre de l'offre et la demande. Au delà de ce nombre pléthorique, les clients ont de plus en plus tendance à créer eux même leur propre support publicitaire. La politique de diversification produit que la société ART 2000 a adopté depuis les années 2005 en créant d'abord la régie et ensuite le département numérique, lui a permis d'avoir un avantage concurrentiels très important à savoir être en amont et en aval dans la réalisation de la publicité visuelle de ses clients. Elle conçoit leurs idées, imprime les produits, fabrique les supports et affiche sur ses propres panneaux.
La comptabilité analytique de la société ART 2000 est un mode de traitement des données dont l'objectif essentiel est d'expliquer les résultats en calculant les coûts des produits (biens et services) pour les comparer aux prix de vente correspondants. Elle permet aussi de déterminer les bases d'évaluation de certains éléments du bilan de l'entreprise (les stocks par exemple). Cette comptabilité est surtout une comptabilité qui aide les dirigeants dans leur prise de décisions. Il ne s'agit pas seulement de calculer les coûts des produits fabriqués par l'entreprise mais surtout d'influencer le comportement des décideurs et de les aider à atteindre leurs objectifs. La méthode utilisée dans le cadre du calcul des coûts est la méthode des coûts partiels. Elle permet au responsable technique de définir tous les éléments qui interviennent dans la réalisation des produits (biens et services).
ü Le style de management La société ART 2000 est une PME de type familial. M. KOFFI, le gérant principal a délégué certaines de ses responsabilités aux responsables des différents services afin de mener a bien le fonctionnement de la société. Cette délégation de pouvoir n'est basée sur aucun texte. Les règlements intérieurs de la société ne sont pas respectés. Toutes ses décisions sont prises et exécutées sans se fonder sur un texte ce qui met en mal le management stratégique et opérationnel. Le plan opérationnel est aussi mal articulé. Les politiques et les actions, en vue du bon fonctionnement de la société, ne sont pas écrits. Elles sont verbales et émanent du gérant. ü La procédure d'élaboration du budget Comme nous l'avons signifié dans la première partie, le cycle budgétaire standard d'un exercice N débute généralement en septembre N-1 par une note d'orientation or à ART 2000, ce n'est qu' a la fin du mois de décembre que le Directeur rassemble tous les responsables de service et leur annonce verbalement l'objectif qu'il attend d'eux pour l'année à venir. La société n'établit aucun budget formel. Nous espérons pouvoir sensibiliser les dirigeants afin de mettre en place un système budgétaire, seul gage de survie de l'entreprise.
ü Le reporting Les annexes VII, VIII, IX présentent respectivement les reporting de gestion des panneaux, des fabrications et des taxes. Les résultats de nos recherches ont montré que ces reporting ne sont pas suivis et contrôlés. Il n'y a aucun lien entre la comptabilité et ces reporting. Ce qui fait que très souvent nous avons des soldes présentés par ces indicateurs différents des soldes des comptes tiers présents dans la comptabilité. |
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Source : Etats Financiers de
la société ART 2000
