CHAPITRE II : LE PROCESSUS DE BUDGETISATION
La budgétisation est la phase de la gestion
budgétaire qui consiste en une définition de ce que sera l'action
de l'entreprise à court terme sur les doubles plans des objectifs et des
moyens. Elle est donc un processus par lequel :
ü Est détaillé le programme d'action
correspondant à la première année du plan
opérationnel ;
ü Sont affectées, aux unités des services
concernés, les ressources nécessaires pour réaliser le
programme ou la partie du programme qu'ils sont chargés de mettre en
oeuvre.
En bref, la budgétisation est donc l'élaboration
du budget qui est donc un plan d'action à court terme,
comprenant :
ü L'affectation de ressource ;
ü L'organisation des responsabilités.
2.1 Définition du budget
Le budget est l'expression chiffrée du programme
d'action proposé par la direction. Il contribue à la coordination
et à l'exécution de ce programme. Il en couvre les aspects tant
financiers que non financiers et tient lieu de feuille de route pour
l'entreprise.
Les budgets financiers sont l'expression monétaire des
attentes de la direction concernant le chiffre d'affaire, la situation
financière et les flux monétaires. Les budgets non financiers
indiquent par exemple, le volume à produire pour les ventes à
venir ou l'effectif du personnel à employer. Dans notre étude,
nous n'analyserons que les budgets financiers.
2.2 Conception et typologie des budgets
On distingue généralement plusieurs types de
budgets :
ü Les budgets imposés : la
hiérarchie assigne à chaque responsable ses objectifs et lui
affecte des moyens ;
ü Les budgets négociés : une
procédure de navette est instituée entre les responsables
opérationnels et leur hiérarchie sur des propositions
d'objectifs. Les décisions sont prises sur des bases de consensus, la
hiérarchie s'assurant seulement de leur cohérence avec la
politique générale de l'entreprise.
Cette typologie ne présente que les cas
extrêmes : tous les types intermédiaires peuvent exister,
par exemple une situation ou la négociation ne porte que sur les
moyens, les objectifs étant imposés.
2.3 L'élaboration des budgets
La procédure budgétaire est une activité
cyclique qui rythme annuellement la vie de l'entreprise. La
décentralisation raisonnable des responsabilités peut conduire au
scénario classique suivant :
Courant troisième trimestre de l'année
en cours
Diffusion par la Direction générale de la
« lettre de cadrage » ou pré budget, adressée
aux principaux responsables, fixant les objectifs, les grandes orientations
pour l'année à venir, en accord avec le contenu du plan
stratégique, mais en tenant compte des infléchissements
nécessaires, du fait de l'environnement.
Chaque « composante » établit de
façon décentralisée son propre budget.
En novembre
Les projets de budgets font en effet la navette entre les
unités décentralisées et la cellule de coordination
animée par la Direction financière ou le contrôle de
gestion.
Cette procédure permet de réduire les
incohérences, de trouver des compromis, de réaliser des
arbitrages, notamment compte tenu des contraintes financières. Le budget
de trésorerie, établi de façon centralisée, permet
de faire la synthèse.
En Décembre
Le budget définitif est décidé. Les
différents budgets, qui forment alors la liasse budgétaire sont
bien évidemment mensualisés, pour permettre de mettre en oeuvre
ensuite, pendant l'exercice le contrôle budgétaire.
2.4 Articulation des différents
budgets
Outils de gestion à court terme, les budgets
privilégient les programmes d'actions de vente et de production :
ce sont des budgets déterminants.
Ces plans d'action acceptés, il est alors possible d'en
déduire les budgets de fonctionnement des différents
services : ce sont les budgets résultants
La notion de gestion budgétaire recouvre
plusieurs aspects : c'est un mode de gestion de l'entreprise par la
décentralisation qu'elle suppose, mais c'est aussi et surtout un
système de pilotage où les budgets sont
élaborés dans le but de permettre un contrôle
budgétaire.
Le schéma 3 suivant illustre l'articulation des
différents budgets.
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