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Réorganisation de la comptabilité de la clinique médicale « La Victoire »

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par Yadjabé Philippe BEGUEM
CIFOP - BTS comptabilité et gestion des entreprises 2007
  

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CHAPITRE 2 

STRUCTURE COMPTABLE DE LA CLINIQUE « LA VICTOIRE »

III. APPROCHE THÉORIQUE

D. GÉNÉRALITÉS

1. Définition

La comptabilité est un système d'organisation de l'information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées d'une part et de fournir, après traitement approprié, un ensemble d'informations conforme aux besoins des divers utilisateurs intéressés d'autre part. Le système comptable est une partie du système d'information qui permet de gérer la comptabilité.

2. Caractéristiques et Utilité d'un système comptable

Le règlement comptable comprend 113 articles qui constituent l'émergence d'un droit comptable autonome comprenant entre autres :

· L'obligation de la tenue de comptabilité et les entreprises qui y sont assujetties. Ainsi, chaque entreprise (entité produisant des biens et des services marchands ou non marchands, dans la mesure où elle exerce dans un but lucratif ou non, des activités économiques à titre principal ou accessoire qui se fondent sur des actes répétitifs, à l'exception de celles soumises aux règles de la comptabilité publique) doit mettre en place une comptabilité destinée à l'information externe comme à son propre usage.

· Dans ce cadre, elle enregistre dans ses livres les opérations traitées avec les tiers pour les besoins de la gestion de l'entreprise, établit et présente les résultats de ces opérations dans ses états de synthèse.

· Les livres et documents dont la tenue est obligatoire : livre journal, grand-livre, balance générale des comptes, livre d'inventaire.

· L'organisation de la tenue de la comptabilité et la représentation des informations financières : l'organisation comptable doit permettre l'établissement dans les délais requis d'états financiers réguliers et sincères, donnant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'entreprise.

Selon le règlement d'exécution de l' UEMOA n° 11/97 relatif à la mise en oeuvre des articles 11 et 13 du règlement comptable, les états financiers sont établis suivant l'un des trois systèmes selon les critères suivants :

· Système normal :

il concerne les entreprises qui réalisent un chiffre d'affaires annuel hors taxes supérieur ou égal à FCFA 100 000 000 ( cent millions) ou dispose d'un effectif moyen au cours de l'exercice supérieur à 20 ( vingt) travailleurs.

· Système allégé :

Ce système concerne les entreprises qui ont à la fois :

- un effectif moyen au cours de l'exercice inférieur ou égal à 20 (vingt) travailleurs ;

- un chiffre d'affaires annuel hors taxes, inférieur à FCFA 100 000 000 (cent millions) mais supérieur ou égal à :

o F CFA 30 000 000 (trente millions) pour les activités commerciales et négoces ;

o F CFA 20 000 000 (vingt millions) pour les activités artisanales ;

o F CFA 10 000 000 (dix millions) pour les services.

La clinique médicale « La Victoire » peut donc être soumise au système allégé mais tout en ayant la faculté d'utiliser le système normal de présentation des états financiers. Elle remplie la condition d'effectif moyen (car ayant 16 travailleurs) et a un chiffre d'affaires annuel moyen d'environ F CFA 11 000 000 (onze millions)

· Système minimal de trésorerie :

Ce système concerne les entreprises de moindre importance dont le chiffre d'affaires est inférieur à ceux définis pour le système allégé suivant les activités.

E. PRINCIPES

1. Flux

Ayant pour objectif essentiel la prestation de services médicaux, la clinique est le centre d'échange entre ces prestations et les paiements correspondants. Ces mouvements de prestations d'une part, de monnaie d'autre part, constituent des flux.

Exemple : Le médecin consulte un patient qui achète le bon de consultation à 3 000 francs.

La clinique médicale représentée par le médecin

Le patient

Flux de service (la Consultation)

Flux financier ( 3 000 francs)

2. Opérations

Afin que la connaissance des mécanismes comptables de la clinique soit la plus précise possible, chaque opération devra subir l'analyse en emplois et en ressources. Chaque opération engendre deux flux égaux :

· l'un constitue le moyen, la ressource permettant l'opération ;

· l'autre représente l'utilisation, l'emploi qui en résulte.

Pour notre exemple ci-dessus, on résumera le schéma comme suit :

o Emploi : disponibilité ou la caisse (espèces 3 000 francs)

o Ressource : Consultation (ou bon de consultation)

F. TENUE DES COMPTES

Le médecin doit tenir un cahier de compte journalier de recettes et dépenses appelé grand journal. Avec l'évolution de l'informatique, il est préférable d'utiliser un logiciel à cet effet. Le compte est la plus petite unité retenue pour le classement et l'enregistrement des éléments de la nomenclature comptable.

1. Compte

a. Principe d'utilisation

Afin de suivre les mouvements qui en résultent pour chaque catégorie d'emploi et de ressource, on a créé un document : le COMPTE. Divisé en deux parties ; il reçoit,

· à gauche les mouvements « emplois »

· à droite les mouvements « ressources ».

Par convention, la partie gauche est appelée débit, la droite crédit et schématiquement, le compte peut être représenté ainsi (compte en T) :

Débit

Crédit

Compte

Emploi

Ressource

Le nom du compte est inscrit au sommet du T.

b. Rôle du compte dans la saisie de l'information comptable.

Le compte enregistre les variations (augmentations et diminutions) des différents éléments de l'entreprise. L'information est :

· Saisie à partir des documents commerciaux (facture, chèque, quittance, relevé bancaire, etc.) ;

· Analysée au moyen de fiches comptables qui la traduisent en langage comptable ; cette analyse, appelée imputation, permet d'affecter les sommes au débit ou au crédit des comptes concernés en vue de leur traitement dans le cadre de la comptabilité de la clinique ;

· Enregistrée dans les comptes.

Factures

Chèques

Quittances

FICHE DE PASSATION D'ECRITURE

Date............. N°..................

N° compte - Libellé Débit Crédit

D C

D C

D C

D C

analyse

enregistrement

Documents de base

Imputation

Comptes

2. Enregistrement : le jeu des comptes et la partie double.

D

C

Compte débité

Un flux représentant un emploi est inscrit au débit du compte ; le compte est débité :

D

C

Compte crédité

Un flux représentant une ressource est inscrit au crédit du compte ; le compte est crédité :

Exemple : Un patient X achète un bon de consultation à 3.000 francs le 06/05/2007.

D

C

Caisse

3 000

D

C

Consultation

3 000

BON DE CONSULTATION

3 000 F CFA

FICHE DE PASSATION D'ECRITURE

Date : 06/05/07 N° 001

Comptes et libellés

Débit

Crédit

570000 - Caisse 3 000

706001 -Consultation 3 000

EMPLOI

RESSOURCE

Consultation patient X

Pour une opération on a : Total des débits = Total des crédits. Ce principe, qui implique le débit d'un ou plusieurs comptes et le crédit d'un ou plusieurs comptes pour une somme égale s'appelle « principe de la partie double».Tenir la comptabilité à partie double, c'est tenir simultanément :

· la comptabilité des comptes du bilan ;

· la comptabilité des comptes de gestion 

NB : l'une sert de contrôle pour l'autre.

3. Notion de solde

Un compte est susceptible de recevoir plusieurs flux, en emplois et en ressources. Lorsque l'on veut connaître la situation du compte, on totalise les sommes du débit et celles du crédit. La différence entre ces deux montants est appelée « solde du compte ».

Trois cas peuvent se présenter :

ü Débit > Crédit : le compte est débiteur ; le solde débiteur est égal à la différence débit - crédit ; il traduit un emploi net.

ü Débit < Crédit : le compte est dit créditeur ; le solde créditeur est égal à la différence crédit - débit ; il traduit une ressource nette.

ü Débit = Crédit : le solde du compte est nul. On dit que le compte est soldé.

4. Comptes et bilan

a. Définition du bilan

Le bilan est un document de synthèse juridico-financier décrivant le patrimoine économique de l'entreprise. Il fait partie des comptes annuels dont l'établissement est obligatoire. Le bilan est, à une date déterminée, la situation économique et financière d'une entreprise dont il présente la liste des éléments actifs et passifs.

b. Structure du bilan

Le bilan est composé de comptes représentant des emplois à l'actif (comptes débiteurs) et de comptes représentant des ressources au passif (comptes créditeurs).

Pourtant, chacun de ces groupes de comptes fonctionne en débit et crédit, donc en emploi et en ressource. Mais les comptes de l'actif enregistrent d'abord un emploi (au débit), puis une ressource (au crédit) et restent débiteurs, tandis que les comptes du passif enregistrent d'abord une ressource (au crédit), puis un emploi (au débit) et restent créditeurs.

On peut donc dire :

§ Que les comptes de l'actif augmentent au débit et diminuent au crédit ;

§ Que les comptes du passif augmentent au crédit et diminuent au débit ; ce qui pourrait se schématiser comme suit :

+

-

D

C

D

C

+

-

ACTIF

PASSIF

BILAN

Les comptes augmentent du côté où ils sont inscrits au bilan.

Cependant, Certains comptes, représentant à l'ordinaire essentiellement des emplois ou des ressources peuvent devenir exceptionnellement créditeurs dans le premier cas, débiteurs dans le second. C'est ainsi qu'on peut notamment rencontrer un compte CLIENT créditeur lorsqu'une avance a été versée, ou un compte BANQUE également créditeur si un découvert est consenti par le banquier.

5. Plan comptable

Le plan comptable harmonise les traitements comptables à partir de trois types de dispositions ; il impose en effet :

- Des règles d'évaluation, des méthodes de calcul et des modes d'utilisation.

- Des présentations normalisées des documents de synthèse ;

- Une classification logique des comptes.

L'ensemble des comptes de la comptabilité générale de l'entreprise est réparti en 9 classes :

Comptes de Bilan

Comptes de gestion

Classe 1 : Comptes de ressources durables

Classe 2 : Comptes d'actif immobilisé

Classe 3 : Comptes de stocks

Classe 4 : Comptes des tiers

Classe 5 : Comptes de trésorerie

Classe 6 : Comptes de charges des activités ordinaires

Classe 7 : Comptes de produits des activités ordinaires

Classe 8 : Comptes des autres charges et des autres produits

Classe 9 : Comptes des engagements hors bilan

A l'intérieur de chacune de ces classes, les comptes sont rangés selon une codification normalisée. La liste de ces comptes porte le nom de plan de comptes. (Liste intégrale des comptes et états financiers du Système Comptable Ouest Africain).

L'ensemble du plan de comptes proposé par le SYSCOA est utilisable par toutes les entreprises de l'Union Economique et Monétaire Ouest Africain (UEMOA). Chaque entreprise a la possibilité d'adapter ce plan à son activité tout en respectant le principe de création de compte.

Principe : à l'intérieur de chaque classe, une codification permet d'identifier n'importe quel compte par son numéro. Celui-ci est obtenu par l'application du classement décimal à la classification des comptes qui met en évidence la notion d'appartenance à un ensemble. Ainsi peut-on sans difficulté, par simple lecture du code, replacer un compte dans le contexte comptable et définir son rôle exact.

- La classe constitue le premier repère et se place au premier rang.

- AU second rang apparaît le numéro d'ordre dans la classe : le nombre à deux chiffres obtenu caractérise la rubrique à laquelle appartiennent tous les comptes de trois chiffres et plus.

- Le troisième rang définit le compte à trois chiffres que nous utilisons le plus fréquemment.

- A partir du quatrième rang, le plan comptable propose des comptes qui permettent aux entreprises d'effectuer une analyse très fine de leur activité.

En guise d'exemple, nous nous intéresserons à un compte de la classe 6 :

Exemple : Soit à repérer le compte n° 6281

Il appartient à la classe : 6 Charges des activités ordinaires

A la rubrique : 62 Services extérieurs A

Au compte : 628 Frais de télécommunication

C'est le compte : 6281 Frais de téléphone

IV. PRATIQUES OBSERVÉES

Il n'y avait pas de système comptable à proprement parler à la clinique. Ce qui se faisait peut être appelé une comptabilité de caisse.

D. PRINCIPES : Opérations & Flux

La caissière qui joue aussi le rôle de secrétaire, enregistre les encaissements dans un cahier. Elle note le nom du patient, le montant perçu et le motif (Achat de médicaments, consultation, soin etc.). Elle fait également des décaissements sur ordre du médecin pour l'achat de produits ou pour le règlement de certaines factures. En fin de journée, elle rend compte au médecin et lui remet la recette.

Aucune analyse des opérations n'était faite de telle sorte qu'en fin de journée il était impossible de dégager la part de chaque opération dans la recette et de quantifier les dépenses selon leur nature pour un suivi efficace.

E. TENUE DES COMPTES

Il n'y avait que 2 comptes :

- Le compte recette : il enregistre les recettes journalières qui transitent par la caisse. Il arrive parfois que certaines opérations ne soient pas enregistrées quand le règlement s'est opéré dans les mains d'une autre personne que la caissière.

- Le compte dépense : il enregistre toutes les dépenses occasionnées au cours de la journée. Ce compte n'enregistre pas les dépenses faites directement par le médecin Directeur lui-même comme pour le loyer, les salaires, l'eau, l'électricité....

F. LES IMPOTS

La Taxe Professionnelle : cette taxe annuelle qui se calcul en fonction du chiffre d'affaires et des charges locatives est souvent estimé car le mode de comptabilisation ne permet pas de déterminer avec précision le chiffre d'affaires annuel.

L'Impôt Minimum Forfaitaire (IMF) également se détermine à base d'estimations.

La Retenue sur loyer : cette retenue qui devrait normalement être supportée par le propriétaire du bâtiment est payée par la clinique car le propriétaire refuse de voir ses loyers diminués sous peine de les augmenter.

Au vu de ces observations, nous pouvons déduire que la clinique ne dispose pas de comptabilité fiable. Elle est donc forcément exposée à des risques et problèmes que nous avons relevé dans le prochain chapitre.

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"En amour, en art, en politique, il faut nous arranger pour que notre légèreté pèse lourd dans la balance."   Sacha Guitry