Réorganisation de la comptabilité de la clinique médicale « La Victoire »

INTRODUCTION

L'exercice de la profession médicale ne se résume pas à faire un diagnostic, donner des conseils et proposer des traitements à son patient. Les cliniques médicales deviennent de plus en plus de vraies ENTREPRISES, avec leurs obligations comptables et leurs charges professionnelles et fiscales.

Après avoir effectué un stage de deux mois dans la clinique médicale « La Victoire », nous avions en un premier temps fait une étude sur le suivi informatisé des données médicales des patients de cette dernière ; étude qui nous a permis de concevoir un logiciel de gestion et de comptabilité des cliniques. Sur le plan organisation, la clinique éprouve des difficultés à gérer les dossiers des patients et sur le plan comptable, elle n'arrive pas à dégager son résultat.

Au cours de ce même stage, il nous a été donné de constater l'inexistence d'une comptabilité fiable, et d'une procédure de gestion de la clinique en vue de déterminer avec précision les recettes et les dépenses permettant de déduire le résultat et de faire face aux obligations fiscales. Face à cette observation nous avons jugé bon de faire une étude sur la « Réorganisation de la comptabilité de la clinique médicale La Victoire » thème de notre présent mémoire.

Dans ce présent document, après avoir présenté la clinique médicale « La Victoire », nous donnerons un aperçu des pratiques comptables de la clinique « LA VICTOIRE » et enfin nous ferons une analyse critique constructive en vue de proposer des solutions aux problèmes recensés.

CHAPITRE 1

CADRE GÉNÉRAL DU STAGE

III. PRÉSENTATION DE LA CLINIQUE LA VICTOIRE

A. LOCALISATION DE LA CLINIQUE MÉDICALE « LA VICTOIRE »

La clinique médicale « LA VICTOIRE » est un établissement médical privé sis dans un bâtiment à étage au 252, Rue Malou, non loin de la Résidence de l'Ambassadeur de Chine et de l'école primaire d'Agbalépédo-Groupe C, à Lomé.

B. HISTORIQUE

L'idée, à l'origine, est partie d'un besoin ressenti par un médecin. En effet le fondateur, le Dr Komlavi GONÇALVES, directeur du centre médico-social « SALISA » de 1994 à 1997 au quartier Gblenkomé à Lomé, était souvent sollicité par des patients à son domicile. C'est pour répondre à ce besoin des populations qu'il a eu l'idée de créer, en collaboration avec une infirmière, une unité de soins afin de pouvoir satisfaire ceux qui venaient en consultation chez lui.

C'est ainsi que le 06/12/1997 un cabinet médical vit le jour sous le nom de « LA VICTOIRE ». Le petit personnel du cabinet médical, le Médecin et l'infirmière au départ, s'est vite senti débordé tellement le cabinet prenait de l'ampleur. Il a fallu engager trois autres infirmières et un assistant médical. La nécessité d'organiser un service de garde pour la surveillance des malades la nuit s'est fait également sentir.

Pour répondre à ce nouvel impératif, des travaux d'extension ont été entrepris en 2000. Ces travaux ont abouti à un réaménagement du cabinet. A ce stade, le cabinet avait pris une allure trop imposante et complexe pour continuer à être considéré comme tel.

En 2001, l'autorisation demandée au Ministère de la Santé en vue de le transformer en clinique médicale fut accordée (Annexe 1). Désormais la façade du bâtiment arbore fièrement un écriteau où l'on peut lire de loin : CLINIQUE MEDICALE « LA VICTOIRE ». Le nombre de patients augmentant d'année en année, la salle d'attente s'est avérée trop exigûe. Pour offrir plus de confort aux patients, une nouvelle extension s'est imposée vers la maison contiguë qui servait d'habitation au médecin directeur contraint de déménager en Décembre 2004. Ces travaux ont permis d'agrandir la salle d'attente, les salles d'hospitalisation et de créer une deuxième salle de consultations pour les assistants du médecin directeur ainsi qu'un secrétariat faisant également office de caisse et de pharmacie.

C. STATUT JURIDIQUE

La clinique médicale « La Victoire »  est un établissement médical dont la personnalité est confondue à celle du médecin Directeur qui en est le seul propriétaire. Rappelons que le médecin est un professionnel libéral relevant, sur le plan fiscal, du régime des Bénéfices Non Commerciaux et sur le plan social de celui des Travailleurs Non Salariés, régime spécifique des praticiens et auxiliaires médicaux.

D. SERVICES ET ACTIVITÉS

1. Activités

La clinique médicale « La Victoire » est un Centre médical qui a l'avantage d'offrir aux populations environnantes des soins de santé à proximité de chez eux, tels que :

· des consultations et des soins de médecine générale,

· des consultations prénatales,

· de la petite chirurgie,

· des analyses médicales,

· des vaccinations,

· une petite pharmacie de fonctionnement.

a. La pré- consultation

La première étape de la consultation passe par l'accueil du patient généralement par une infirmière. En effet, dès qu'un patient arrive, l'infirmière lui demande le motif de sa présence.

- S'il s'agit d'un nouveau motif de consultation, elle note le nom, le prénom et l'âge du patient dans un registre et passe à la prise de ses paramètres c'est-à-dire la température, la tension artérielle et le poids qu'elle note également dans le registre. Toutes ces données sont ensuite consignées sur une petite fiche d'admission qui sera transmise au médecin avant l'introduction du patient dans la salle de consultation. Le patient est invité à aller régler à la caisse les frais de consultation contre un reçu. Après cela, le nom du patient est ajouté à la liste d'attente qui permet de recevoir chacun par ordre d'arrivée.

- S'il s'agit d'une suite de soins ou d'un contrôle, le processus est semblable au précédent sauf que le patient ne paie plus de frais de consultation.

Le patient ainsi enregistré attend son tour pour passer à la deuxième étape qui est la consultation proprement dite.

b. La consultation

Dès que le médecin est prêt pour une nouvelle consultation, il déclenche un premier bip sonore qui permet à l'infirmière d'apporter la fiche d'admission du prochain patient. Après avoir pris connaissance des paramètres, il autorise à l'infirmière, par un second bip, de faire entrer le patient en salle de consultation.

Le médecin s'entretient avec le patient en lui posant des questions concernant les antécédents médicaux, chirurgicaux,..., les produits déjà pris, les allergies du patient... et prend des notes dans un registre afin d'établir un bon diagnostic et de pouvoir bien suivre le malade par la suite. Suite à cet entretien, le médecin peut :

§ Soit libérer le patient et mettre fin à la consultation s'il juge son état de santé satisfaisant.

§ Soit demander au patient de faire des examens complémentaires (analyses) dont le retour des résultats fera l'objet d'une suite de soins, tout en commençant, bien entendu, un traitement immédiat par l'administration des soins dans la clinique ou par la rédaction éventuelle d'une ordonnance médicale permettant au patient de se soigner chez lui.

§ Soit pour les cas graves, procéder à une hospitalisation : c'est la troisième étape de la prise en charge médicale.

c. L'hospitalisation

Un patient est hospitalisé lorsque son état de santé nécessite des soins intensifs sur place. Le médecin installe le patient dans une chambre disponible et crée une fiche d'hospitalisation sur laquelle sont mentionnés la date d'entrée , les différentes observations faites au cours des contrôles de l' hospitalisation, les soins administrés, la date et l'état du patient à la sortie . Les frais d'hospitalisations sont réglés à la sortie.

2. Services

Contrairement aux cabinets médicaux, les cliniques sont autorisées à hospitaliser la nuit les malades dont l'état de santé l'exige. Des infirmiers effectuent des gardes de nuit pour répondre aux urgences qui s'y présentent ou pour veiller sur les patients hospitalisés.

IV. STRUCTURE DE LA CLINIQUE « LA VICTOIRE »

C. Structure

Le personnel est composé de seize (16) personnes suivant l'organisation ci-après :

q Une équipe consultante constituée du médecin directeur, de deux internes et une assistante médicale.

q Une surveillante générale qui coordonne les activités et s'occupe du fonctionnement en général de la clinique.

q Un secrétariat composé de deux secrétaires chargées aussi de la caisse et de la pharmacie.

q Un service d'accueil et d'admission assuré par deux personnes.

q Une équipe de soins composée de six infirmières assistées de dix stagiaires.

q Un laboratoire géré par un laborantin et une aide laborantine.

q Une femme de ménage.

L'organigramme de la clinique « LA VICTOIRE » est présenté en annexe.

D. Notre travail au sein la clinique « La Victoire »

Nous étions dans la clinique pour plusieurs objectifs :

1. Connaître l'organisation de la clinique

Nous avons parcouru tous les services de la clinique. Au cours de notre passage, nous avons posé des questions concernant les procédures de travail liées à chaque service. Ce travail nous a permis de faire ressortir l'organisation interne de la clinique et de remettre en cause certaines pratiques en vue de les améliorer.

Une fois l'organisation connue, nous avons conçu un logiciel de gestion et de suivi des patients qui englobe la partie comptabilité de la clinique permettant d'éditer : le journal, le grand livre et la balance après avoir analysé et saisi toutes les opérations chronologiquement.

C'est d'ailleurs la mise en place de ce système comptable au sein de la clinique qui fait l'objet de ce mémoire.

2. Former la caissière

Du fait de l'absence d'un comptable nous avons commencé à former la caissière qui pourra jouer ce rôle en attendant que le médecin ait des ressources pour s'offrir les services d'un comptable qualifié. Il est vrai que les postes de caissière et de comptable sont incompatibles mais c'est la meilleure solution qui s'impose à notre avis par rapport à l'ancien système d'autant plus que cette mesure est provisoire.