Memoire Online - Réorganisation de la comptabilité de la clinique médicale « La Victoire »

La clinique est confrontée à d'énormes problèmes liés à l'absence d'une comptabilité. Le médecin Directeur ne dispose d'aucune source d'information financière lui permettant de se référer au passé en vue d'une meilleure gestion.

Il ne dispose pas non plus d'informations lui permettant, par référence au passé, de prévoir et d'orienter les décisions de gestion.

Il ne peut pas estimer la valeur de sa clinique pour une période donnée ; il lui est donc impossible de présenter des états financiers corrects à un bailleur de fonds, ni réaliser une transaction en présentant son fonds de commerce comme garantie.

Les bases d'imposition des différents impôts et taxes relatives au chiffre d'affaires sont fausses. La clinique risque un redressement fiscal qui peut lui coûter une fortune.

Il ne peut suivre l'évolution de son chiffre d'affaires sur plusieurs exercices consécutifs afin de mesurer ses performances ou encore les comparer à ceux de ses concurrents.

Il lui est également impossible de réaliser une politique commerciale vigoureuse notamment dans la gestion de la relation clientèle faute d'informations fiables sur celle-ci.

L'absence de comptabilité expose la clinique à une faillite latente. Ses biens (matériels, stocks de médicaments, mobiliers ...) n'étant pas référencés et enregistrés, la clinique ne peut donc effectuer aucun contrôle pour conserver son patrimoine.

On peut avoir une trésorerie importante et être financièrement vulnérable tant qu'on ne peut estimer et prévoir les mouvements financiers à court et moyen terme qui peuvent vous affecter. C'est ce que risque la clinique « La Victoire ».

La clinique est aussi exposée en raison de l'absence d'informations comptables fiables à des vols et autres pertes de biens.

Au cours de notre stage, nous avons procédé à l'inventaire des biens de la clinique. Il en ressort la présence des éléments suivants :

· Immobilisations incorporelles : ce poste est constitué d'un logiciel de gestion et de comptabilité que nous avions spécialement conçu pour la clinique. Le coût de ce logiciel est évalué à F CFA 2 000 000 et le compte utilisé est 213 : Logiciels.

· Matériels : dans ce poste, nous retrouvons tout le matériel médical utilisé pour les soins et les analyses. (Confère annexe)

· Immobilisations financières : dans ce poste, nous logeons le compte 2751 : Dépôts pour loyers d'avance. A la création de la clinique, le médecin avait payé une caution de F CFA 600 000 représentant 10 mois de loyers d'avance. Cette caution n'a jamais été touchée.

· Amortissements : Se basant sur les factures, nous avons pu dresser des tableaux d'amortissement pour chaque type d'immobilisation. Ces montants seront incorporés dans le bilan.

Toutes les opérations de la clinique doivent être enregistrées. Les opérations les plus courantes ou ordinaires sont :

C'est l'une des activités principales de la clinique génératrices de revenus. Le compte créé à cet effet est le 706001 : Services vendus, Consultation. Ce compte augmente au crédit et la différence entre son solde final et initial représente le montant des consultations sur une période.

L'écriture à passer lors de l'achat d'un bon de consultation par un patient est :

		Date	Débit	Crédit
570000		Caisse	X
	706001	Consultation		x
		Bon de consult N°

C'est une autre source de revenus de la clinique. Pour réaliser un soin, le médecin a besoin de produits et de médicaments. Le coût des soins dépend donc du prix des médicaments utilisés et du coût du service rendu.

Pour enregistrer donc les soins, l'écriture à passer après avoir constaté la variation de stock et la vente de médicaments est la suivante :

		Date	Débit	Crédit
570000		Caisse	x

	706002	Soins		x
		Quittance de soins N°

Tout comme les soins, les vaccinations sont en partie des produits de la clinique.

L'écriture à passer après avoir constaté la variation de stock de vaccins est la suivante :

		date	Débit	Crédit
570000		caisse	X
	706003	Vaccination		x
		Bon de consult N°

Ce sont également en partie des produits de la clinique. L'hors de l'hospitalisation, le médecin administre des soins, vend des produits et par prévention vaccine le patient contre d'autres maladies auxquels il est exposé.

L'écriture à passer après avoir constaté la variation de stock de médicaments est la suivante :

		Date	Débit	Crédit
570000		Caisse	X+y+z

	701100	Vente de médicaments		x
	706002	Soins		y
	706003	Vaccinations		z
		Quittance de soins N°

Tous ces produits accessoires sont enregistrés au crédit du compte 7078000 : Autres produits accessoires, et la contrepartie au débit d'un compte de trésorerie.

La clinique accorde des crédits à certains de ses clients fidèles. Dans ce cas, dans toutes les écritures passées plus haut, le compte 570000 caisse sera remplacé par le compte du client en question (compte de la classe 4)

Outre les achats de médicaments et les dépenses journalières auxquels la clinique fait face, le médecin directeur règle mensuellement des factures liées aux éléments suivants :

Loyer ; Téléphone ; Electricité ; eau ; Salaires ; Frais financiers ; Achat petite pharmacie, petit matériel ; Fournitures de bureau, livres, documentation ; Cotisations (ordinale, syndicale, abonnement).

Pour bénéficier de la déductibilité de ces charges, il est évident que les factures justificatives doivent accompagner leur déclaration, d'où l'intérêt de conserver soigneusement toutes les factures de dépenses

Champ d'application : Elle est due chaque année par les personnes physiques ou morales exerçant une activité professionnelle non salariée et à titre habituelle sous réserve des exonérations prévues à l'article 234 du CGI.

Base d'imposition : La base du calcul de la taxe Professionnelle se compose de deux éléments :

- le chiffre d'affaires global toute taxes comprises, à l'exception de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), des recettes ou des honoraires, le taux à appliquer sur ce premier élément est de 5%o pour le cabinet médical.

- la valeur locative des locaux (loyers annuels ou valeurs locatives issues des coûts de construction ou valeur locative issue de la méthode d'évaluation par comparaison), le taux à appliquer sur ce deuxième élément est de 6%.

Il est à noter que le droit résultant de la valeur locative ne peut en aucun cas être inférieur au tiers (1/3) de celui effectué sur le chiffre d'affaires. Lorsque c'est le cas, c'est le tiers qui sera retenu pour le deuxième droit.

Champ d'application : Les sommes versées à titre de traitements, salaire, indemnités et émoluments y compris les avantages en nature sont soumises à la taxe sur les salaires. Elle est déductible de la base imposable à l'impôt sur le revenu des personnes physiques ou à l'impôt sur les sociétés. Sont également compris de la base : les commissions, honoraires, courtages et toutes autres rémunérations assimilées payées à des tiers ne faisant pas partie du personnel de l'entreprise.

Taux et paiement de l'impôt : Le taux de la taxe, d'une façon générale, est de 7% et doit être versé mensuellement avant le quinze (15) du mois suivant la période d'imposition.

L'impôt minimum forfaitaire (IMF) s'applique à tout contribuable : personnes physiques ou morales. Art.163 du CGI

L'impôt minimum forfaitaire est déductible de l'IRPP dû pendant l'année de l'exigibilité de cette imposition et les deux années suivantes. En cas de résultat bénéficiaire, L'IMF est retenu lorsqu'il est supérieur au montant de l'IRPP à payer.

Selon l'article 311 du Code Général des Impôts, paragraphe III, 1°) sont exonérés de la taxe sur la valeur ajoutée : les consultations médicales, les soins présentant un caractère médical, toutes les prestations médicales fournies par les hôpitaux, les cliniques et autres établissements assimilés ainsi que les soins prodigués par les vétérinaires, les soins paramédicaux, les frais de prothèses et les analyses de laboratoire ; la clinique médicale est donc exonérée de la TVA sur toutes les prestations à caractère médical et sur plusieurs produits énumérés à l'annexe de la TVA.

L'IRPP est la partie la plus " consistante " des impôts. Pour les professions libérales, l'IRPP est lié à une déclaration des revenus professionnels établie par une personne physique, en l'occurrence le médecin. Cet impôt touche la différence entre le chiffre d'affaire et les dépenses déductibles nécessitées par l'exercice de la profession.

La taxe complémentaire sur le revenu, tout comme l'IRPP se lisent dans le Barème

· 5700000 : Caisse qui reçoit toutes les entrées de fonds en espèces et qui sert à régler des factures d'un montant inférieur à 50 000. Le montant maximum en caisse ne doit pas dépasser la somme de F CFA 400 000. Dès que le montant en caisse devient important, il faudra songer à faire un dépôt sur le compte courant à la banque.

· 5210001 : Banque, Compte courant BTCI. La clinique dispose d'un compte courant à la BTCI , qui est utilisé pour le paiement des factures et autres charges. Au-delà d'une certaine somme, F CFA 50 000 et, d'une façon générale, nous recommandons d'effectuer le maximum de paiements par chèque bancaire pour garder une écriture de la transaction. Il est vivement conseillé que sur le compte courant de la " clinique " ils ne figurent que des transactions relatives à la gestion de la clinique. Ce compte permet, en effet, sur les relevés, d'avoir un contrôle rapide et permanent des entrées et sorties, et donc un bon système de vérification du livre des comptes. L'exploitation de cette gestion et son suivi périodique donnera au médecin, au vu d'un certain nombre d'indicatifs, les résultats et l'évolution de l'activité de sa clinique et les différentes actions de correction à mener pour assainir sa gestion financière (compression de telle rubrique de dépenses, développement de telle activité porteuse....).

· 5210002 : Banque, compte épargne Ecobank. Dès que le compte courant n'est plus assez crédité c'est-à-dire que la plupart des charges du mois sont payés, le médecin peut ordonner un virement de fonds sur le compte d'épargne. Le compte d'épargne engendre des produits financiers.

Pour les recettes, le médecin n'est pas obligé de préciser le nom des patients, car ce cahier, censé être contrôlé par l'inspecteur des impôts, doit préserver le secret médical. Mais la nature de l'acte médical correspondant aux honoraires perçus doit être précisée dans le journal.

La tenue du dossier médical du malade est une obligation professionnelle pour identifier le patient, assurer un suivi précis de sa pathologie et son évolution. Le dossier médical est un document médico-légal justifiant la consultation et l'attitude thérapeutique qui en découle. Le dossier médical doit être soigneusement gardé par le médecin dans une enceinte sûre, fermant à clef. Sa tenue relève de l'obligation du médecin au secret médical. Le dossier doit être archivé et gardé aussi longtemps que possible car un acte médical peut être remis en cause. En effet, en matière pénale la prescription est de cinq ans pour les délits et de vingt ans pour les crimes. En matière civile, elle est également de vingt ans.

Le dossier médical doit contenir les nom, prénom, âge, profession, adresse et téléphone. L'observation médicale rédigée par le médecin doit comprendre les antécédents du patient, et les données de son terrain (poids, taille, constantes, tares et allergies éventuelles, etc.). Ces données restent capitales pour les consultations ultérieures et toute intervention thérapeutique. A chaque consultation un résumé de l'observation nouvelle et du traitement institué sera porté sur le dossier.

Les dossiers des patients seront classés selon un ordre déterminé (alphabétique par exemple) puis rangés en lieu sûr. L'accessibilité sera d'autant plus facilitée que le rangement est simplifié et l'ordre connu.

Il existe sur le marché des meubles spécialement conçus pour le fichier médical, cependant, leur prix est très décourageant et la possibilité de se faire fabriquer un meuble personnalisé incite rapidement à faire le choix logique.

Pour les dépenses, et même pour toutes les pièces relatives à l'activité de la clinique, il faut garder tous les justificatifs ou factures pour pouvoir, le cas échéant, prouver ses dépenses relatives à l'exercice de la profession. Lors de la passation des écritures, les différentes pièces doivent être numérotées dans l'ordre chronologique et rangées dans un classeur ou dans une boîte à archive.

Les biens (matériels, stocks de médicaments, mobiliers ...) doivent être référencés et enregistrés, pour que la clinique puisse effectuer des contrôles et conserver son patrimoine. Il est donc nécessaire d'établir un bilan comptable et de se doter des outils permettant de le mettre régulièrement à jour.

La mise en place d'outils de suivi de la comptabilité permettant d'optimiser la trésorerie garantira à la clinique et à son propriétaire la limitation des incidents de paiement qui, le cas échéant, peuvent survenir assez fréquemment.

Réorganisation de la comptabilité de la clinique médicale « La Victoire »

CHAPITRE 3