Analyse du manuel de procédures administratives, financières et comptables de l'association Andal & Pinal, de sa mise en œuvre, et propositions d'amélioration.

1.1.4.1.1. La procédure administrative

La procédure administrative est liée la gestion interne et définit comment les opérations que les agents effectuent doivent se faire. La partie administrative dans un manuel de procédure s'attèle le plus souvent sur comment les agents doivent se comporter dans la structure et comment la structure communique à l'interne et à l'externe.

1.1.4.1.2. La procédure financière

La procédure financière est le plus souvent confondue avec la partie comptable. La procédure financière gère le plus souvent des dispositions de convention de financement, les stratégies de mobilisation des ressources et la présentation de l'information financière vis-à-vis des partenaires externes.

1.1.4.1.3. La procédure comptable

Pour ce qui concerne, la procédure comptable, elle traite des aspects de dépenses et d'enregistrement de l'information financière tout en respectant les pratiques internes, la législation fiscale et les règles comptables du SYSCOA.

Le manuel de procédures administrative, financière et comptable constitue la description ordonnée et formelle d'une série d'opérations et d'instructions de travail destinées à rendre cohérent, partagé, fiable, crédible et pertinent le système d'informations d'une entreprise. Il précise en particulier :

· les différentes tâches et leurs modalités d'exécution ;

· les responsabilités respectives des différents intervenants ou agents ;

· les procédures d'établissement des différents documents nécessaires à la gestion administrative, financière, comptable, opérationnelle et technique ;

· les modalités de contrôle à chaque stade du système d'informations.

Le manuel de procédures administrative, financière et comptable outre les aspects procédurauxremplit plusieurs fonctions sur les plans de la communication, de la formation, de la gestion, du contrôle interne et de l'information de gestion. En effet, selonAlakèNITUNGA.2006^2(*), le manuel de procédures administrative, financière et comptable constitue plusieurs référentiels parmi lesquels on peut citer :

- un référentiel de communication

Par sa conception, il permet à chaque intervenant ou agentà tout moment d'agir avec une parfaite connaissance et compréhension des contraintes et responsabilités et de traiter ainsi les documents selon des normes et des procédures comprises et acceptées par tous.

- un référentiel de formation

Il constitue en effet un outil de formation efficace pour les personnes nouvellement recrutées, mutées ou affectées temporairement à une fonction qui peuvent ainsi aisément se familiariser avec leurs nouvelles responsabilités et disposer d'un support écrit pour l'exécution de leurs tâches quotidiennes.

- un référentiel de gestion

Il permet d'avoir une vision globale de tous les aspects de la gestion d'une entreprise et de la totalité des composantes élémentaires de son système d'informations. Il remplit à cet effet un rôle de planification, de supervision et de contrôle de la délégation de responsabilité du sommet à l'échelon le plus bas de l'organigramme.

- un référentiel de contrôle

Il aide, dans le diagnostic, l'analyse de l'existant et l'évaluation des procédures de contrôle interne et des documents de gestion produits. L'application des instructions de la structure mère et le respect, par chaque agent, de sa responsabilité de contrôle et d'exécution des tâches qui lui sont dévolues.

- un référentiel d'information de gestion

Il permet au premier responsable, aux cadres et aux différents responsables d'analyser de façon cohérente et homogène tous les résultats et informations qui leur parviendront, de mieux comprendre le circuit qui a produit de tels résultats et informations et d'interpeller, au besoin, directement tout agent sur les tâches ou contrôles qu'il a eu à effectuer.

1.1.4.2. Le contrôle interne

Le contrôle interne est l'ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l'entreprise. Il a pour but d'un côté d'assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l'information, de l'autre, l'application des instructions de la structure et de favoriser l'amélioration des performances.

Il se manifeste par l'organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de l'entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci.

Les procédures définies doivent permettre d'assurer la séparation des fonctions maximisant ainsi la sécurité et diminuant toute possibilité de malversations internes ou externes.

Le contrôle interne, d'une manière générale, s'entend aussi par l'ensemble des méthodes et mesures d'organisation et de coordination établies et maintenues par la Direction d'une entreprise et ayant pour fin :

- de protéger le patrimoine ;

- de garantir l'exactitude et la fiabilité de la tenue des comptes ;

- d'assurer une conduite ordonnée et efficace des opérations de l'entreprise ;

- d'assurer l'application des instructions de la Direction ;

- d'assurer l'amélioration des performances.

Le contrôle interne revêt une grande importance dans une entreprise. Il apporte la preuve indirecte du respect des règles et des principes comptables donc de la fiabilité des données financières produites par l'entreprise, ce qui évite à l'entreprise des situations telles que :

- la mise en cause de la valeur probante des documents comptables ;

- les fraudes et malversations difficilement détectables ;

- la production de documents erronés ;

- la limitation des contrôles externes.

Ces situations ci-dessus ont pour conséquences probables :

- le refus de certification ou certification avec réserve ;

- le refus d'adoption des comptes par les organes délibérants (le Conseil d'administration, le comité d'audit, l'assemblée générale) ;

- le refus des documents comme preuve à la justice ;

- les sanctions civiles, pénales et fiscales.

Le contrôle interne est en effet l'une des conditions essentielles de la régularité et de la sincérité des comptes d'une part, et de leur valeur probante d'autre part.

* ²M. Alakè NITUNGA (2004). Problématique de l'application du manuel de procédures dans une entreprise publique: cas du port autonome de Cotonou (PAC)