2.4.2.6. Au niveau de la comptabilisation des recettes
Les recettes de l'Association sont constituées des
adhésions, des cotisations des membres, les cessions d'immobilisations,
les dons, legs, le paiement de la taxe de développement institutionnel
(qui n'est pas mentionnée dans le manuel), etc. La comptabilisation de
ces recettes n'existe pas dans les écritures comptables, il n'y a que
des états qui sont produits et des reçus de versement ou de
paiements. Cela rend difficile le suivi et l'analyse des recettes que la
structure réalise. Il y a une confusion entre les recettes
générées par l'Association et celles
générées en partie par les projets.
2.4.2.7. Au niveau des outils de gestion
Dans le manuel de procédures, les outils de gestion
sont exhaustifs mais ne sont pas toujours d'actualité. Cette situation a
amené les comptables et les acteurs du dispositif de contrôle
interne à créer des outils (la fiche de justification des
dépenses, la fiche de demande de biens ou de services, etc.) qui sont
utilisés dans la comptabilité et aussi dans la gestion
administrative. Cela amène tout nouvel agent qui vient d'intégrer
la structure à ne pas comprendre le fonctionnement de certains outils.
2.4.2.8. Au niveau de la comptabilité
Les enregistrements comptables au sein de A&P ne se font
pas selon la règlementation adoptée par tous les pays de l'OHADA
en utilisant les comptes du SYSCOA. Ces enregistrements se résument aux
journaux de caisse-banque et ces opérations sont ventilées selon
les codes budgétaires. Cela est dû au fait qu'elle ne dispose pas
de logiciel comptable indispensable pour une comptabilité fiable et
transparente. Le manuel de procédures prévoit cependant
l'utilisation de ce type d'enregistrement.
2.4.2.9. Au niveau du dispositif de contrôle interne
Le contrôle interne est effectué au sein de
A&P mais malheureusement, il se fait par le pointage des pièces sans
aucune vérification approfondie de l'application des procédures
mises en place dans le manuel de procédures. Ce qui fait que les audits
reviennent sur des recommandations non mises en oeuvre. La plupart de ces
recommandations non mises en oeuvre viennent des aspects administratifs. Une
planification de la mise en oeuvre de ces recommandations est faite chaque
année mais elles ne sont pas suivies.
Comme dit plus haut, la non fonctionnalité de
l'organigramme administratif du secrétariat exécutif rend confus
le fonctionnement du dispositif de contrôle interne.
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