CHAPITRE 5. VERIFICATION DES HYPOTHESES DE RECHERCHE
Les forces et surtout les faiblesses dégagées
tout au long des neuf (09) volets de gestion doivent nous permettre de
vérifier les hypothèses de recherche émises dès le
départ.
Rappel des hypothèses :
H0 : A&P rencontre des
problèmes de gestion administrative, financière et comptable
parce qu'elle n'applique pas correctement son manuel de
procédures ;
H1 : Les procédures
administratives financière et comptable telles que décrites dans
le manuel de procédures ne sont pas connues des agents et ne sont pas
appliquées ;
H2 : Le dispositif de contrôle
interne fonctionne partiellement dans le suivi de la mise en oeuvre des
procédures administratives financière et comptable.
Lors de la lecture du manuel de procédures et des
entretiens effectués avec les agents de A&P, il a été
relevé des disfonctionnements et des incohérences au niveau de
l'administration, la gestion des immobilisations, la gestion du personnel, la
gestion de la trésorerie, les procédures d'achat, la
comptabilisation des recettes, les outils de gestion et le dispositif de
contrôle interne. Nous avons eu à exprimer ces données en
termes de forces et surtout faiblesses suivant des volets de gestion. Au regard
des faiblesses relevées au niveau de la mise en oeuvre du manuel de
procédures, ces éléments viennent attester que le manuel
de procédures administrative et comptable comportent des insuffisances
et que des procédures ne sont pas appliquées. Ces aspects
viennent confirmer l'hypothèse 1.
Le dispositif de contrôle interne tel que décrit
dans le manuel ne reflète pas la réalité. Bien qu'il
existe, celui-ci mérite d'être affiné. Il ressort que ce
contrôle interne se limite exclusivement au niveau de la
comptabilité, notamment la vérification des pièces
comptables et des documents. En plus, l'organigramme administratif n'est pas
fonctionnel pour permettre la bonne marche du dispositif de contrôle
interne. Cet état de fait vient confirmer l'hypothèse 2.
Les recommandations qui vont suivre doivent permettre à
A&P de répondre aux exigences d'une gestion fiable qui
réponde à sa spécificité contenue dans son manuel
de procédures.
CHAPITRE 6. RECOMMANDATIONS ET PERSPECTIVES
Section 1 : Recommandations
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NIVEAUX
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DISPOSITIONS
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1. Au niveau de l'administration
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- Réviser les statuts et règlements
intérieurs qui permettront une révision efficace du manuel de
procédures existant ;
- Former les agents à l'utilisation du manuel de
procédures.
- Affiner le système de traitement du courrier et
d'archivage des documents administratifs ;
- Mettre en place un logiciel comptable adapté aux
opérations de A&P.
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2. Au niveau de la gestion des
immobilisations
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Les responsables de A&P doivent veiller à ce qu'un
registre des immobilisations soit tenu et que la liste des immobilisations soit
mise à jour afin de s'assurer de la fiabilité de l'état
d'inventaire et de permettre un meilleur suivi des immobilisations. Un
inventaire physique des immobilisations doit être effectué
à la fin de chaque année. Cet inventaire doit être
matérialisé par un PV signé par au moins, deux personnes
ayant participé à la prise d'inventaire. La codification des
biens de l'Association doit être menée à bout et un carnet
de bord doit être mise en place pour chaque véhicule.
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3. Au niveau de la gestion du
personnel
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- Des efforts doivent être fournis en vue de
l'amélioration de la tenue des dossiers individuels du personnel.
- Avec le registre de tout le personnel mis en place, la
comptabilité devrait mettre à jour les contrats et s'assurer
chaque année des renouvellements.
- Mettre en place une grille salariale
- Mettre en place un plan de carrière pour motiver le
personnel
- Harmoniser les taux des prises en charge
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4. Au niveau de la gestion de la
trésorerie
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- Les responsables de A&P doivent veiller à ce
que :
· les opérations de caisse fassent l'objet d'un
brouillard ;
· le montant maximum payable en espèces soit
respecté ;
· les avances pour activités soient
enregistrées dans un compte de tiers et que les justifications se
fassent dans un journal d'opérations diverses.
- Tout reliquat après justification d'une avance soit
reversé immédiatement à la caisse ou à la
banque.
- Les contrôles périodiques (mensuels) et
inopinés de la caisse sont des obligations prescrites dans le manuel de
procédures administrative, financière et comptable ; les
responsables de A&P doivent veiller à leur mise en oeuvre.
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5. Au niveau des procédures
d'achat
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Etablir une liste des fournisseurs par service ou produit fourni
y compris les coûts. Cette liste sera mise à jour tous les ans
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6. Au niveau de la comptabilisation des
recettes
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Les points seront faits semestriellement par le caissier sur la
base des souches des reçus
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7. Au niveau des outils de
gestion
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Mettre tous les outils de gestion utilisables par les comptables
dans le manuel de procédures
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8. Au niveau de la
comptabilité
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- Pour des achats transparents et efficients, les responsables de
l'Association A&P doivent veiller au respect strict des procédures
d'achat des biens et services comme décrit dans le manuel de
procédures administratives, financières et comptables. Certes des
difficultés existent dans certains milieux où le suivi de la
procédure décrite est impossible. Il faudrait que A&P le
mentionne dans son manuel pour se couvrir.
- Dans une perspective de l'amélioration du système
comptable, les responsablesde Andal& Pinal doivent faire l'effort
d'acquérir un logiciel de comptabilité en vue d'une
automatisation efficace du suivi de l'exécution financière des
projets.
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9. Au niveau du dispositif de contrôle
interne
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- A&P pour mieux faire fonctionner son dispositif de
contrôle interne doit d'abord réaménager son organigramme
administratif au niveau du Secrétariat exécutif pour mieux faire
jouer les rôles et responsabilités. Le contrôle interne
désormais doit toucher le volet administratif, technique et
financier.
- A l'interne, A&P doit désigner un contrôleur
qui sera chargé à tout moment d'évaluer la mise en oeuvre
de deux (02) documents cadres. Il s'agit des statuts et
règlements-intérieur et le manuel de procédures
administrative, financière et comptable.
- Des outils doivent aussi être mis à la disposition
des agents pour une auto-évaluation permanente des procédures
utilisées pour l'exécution des activités.
- Au niveau pratique dans les finances, des contrôles
périodiques (mensuels) et inopinés de la caisse sont des
obligations prescrites par le manuel de procédure administrative,
financière et comptables ; les responsables de l'Association
doivent veiller à leur mise en oeuvre.
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