2.4.2.2. Au niveau de la gestion des immobilisations
Les inventaires des équipements physiques ne sont pas
faits régulièrement. Néanmoins, un registre des
immobilisations est disponible mais incomplet. Il est à noter que chaque
type d'immobilisation ne fait pas l'objet d'une fiche. Le même cas est
constaté au niveau de la gestion des stocks. Ce fait ne montre pas une
transparence dans l'affectation des immobilisations et des stocks qui en
majorité sont destinés au terrain.
2.4.2.3. Au niveau de la gestion du personnel
La gestion du personnel du siège et celui du terrain
est fonction des projets. Cela est en partie lié à l'absence
d'une grille salariale dans le manuel. Pour pérenniser les ressources
humaines au sein de la structure, A&P gagnerait à ce que cette
grille voie le jour et que la budgétisation des ressources humaines des
projets soit faite sur cette base. Cela comporte un risque de
démotivation des agents d'un projet à l'autre.
Bien qu'il existe un registre du personnel, celui-ci n'est pas
renseigné comme il se doit. Il existe toujours dans ce registre des
cases qui ne comportent pas d'informations. Cette situation est liée au
fait que le dossier du personnel ne comporte pas toutes les pièces
requises. Il y a également le fait qu'il y a eu des départs avant
une mise à jour du registre.
Le personnel ne dispose pas de plan de carrière
clairement défini. En vue de maintenir son personnel et de l'encourager
pour une éventuellepromotion, A&P gagnerait à mettre en place
un plan de carrière.
La disparité des rémunérations d'un
projet à l'autre ainsi que celle des prises en charge constituent des
facteurs entravant la meilleure gestion des ressources limitées.
2.4.2.4. Au niveau de la gestion de la trésorerie
La fonction cumulée du comptable et du caissier font
que les contrôles caisse deviennent un autocontrôle et ne respecte
pas du coup le principe du contrôle.
2.4.2.5. Au niveau des procédures d'achat
Les bons de commandes ne sont pas cosignés par le
comptable comme le décrit le manuel. Si cela n'est plus une pratique au
niveau de la structure, il y a lieu qu'une éventuelle révision du
manuel prenne en compte cet aspect. En plus, il n'existe pas un chrono de
livraison attendue où les feuillets verts des bons de commande doivent
être classés.
La procédure de la compétition sur les services
et produits d'utilisation courante n'est pas suivie comme le manuel le
décrit. Il a été constaté des commandes directes
avec des fournisseurs et le recours à tout moment de trois factures
pro-forma pour un choix de fournisseur. Hors le manuel décrit que chaque
année une liste de ces produits et services doit être
adressée aux fournisseurs et un choix de fournisseurs les mieux disant
doit être opéré pour chaque type de produit ou service.
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