CHAPITRE 4 : Les forces et faiblesses relevées
dans la mise en oeuvre du manuel de procédures
Les différentes analyses effectuées de
manière quantitative et qualitative nous ont permis d'appréhender
toutes les contraintes auxquelles A&P fait face. Nous les avons
exprimées en forces et en faiblesses suivant les neufs volets de
gestion.
Section 1 : Les forces relevées dans la mise en
oeuvre du manuel de procédures
Suite à l'analyse de la mise en oeuvre du manuel de
procédures dans la structure associative Andal & Pinal, il a
été relevé que le suivi et contrôle interne est une
réalité même si cela comporte des limites. Il se fait
d'abord par la vérification des documents avant l'approbation du premier
responsable de la structure qu'est le Secrétaire exécutif. Les
contrôles des pièces justificatives des dépenses et la
vérification des concordances des écritures comptable se font par
le Président et le Trésorier général.
Dans le manuel de procédures, il existe une description
exhaustive des opérations effectuées au cours de la mise en
oeuvre des activités. Cela devrait permettre aux comptables et à
tout agent voulant effectuer des opérations de consulter le manuel et de
procéder à leurs exécutionselon les prescriptions.
Au niveau de la comptabilité, il a été
constaté la tenue d'un dossier du personnel qui renseigne en partie sur
les informations de la vie des agents dans la structure.
Chaque année, comme le dit le manuel de
procédure, des audits des comptes globaux et ceux des projets sont faits
dans le but d'améliorer la gestion financière et comptable.
Section 2 : Les faiblesses relevées dans la mise
en oeuvre du manuel de procédures
Autant il a été relevé des forces, autant
il existe des faiblesses dans la mise en oeuvre du manuel de procédure.
Ce sont :
2.4.2.1. Au niveau de l'administration
Des organes et instances décrits dans le manuel ne sont
pas fonctionnels. Il s'agit de l'organigramme administratif du
secrétariat exécutif qui n'a toujours pas été
décrit dans le manuel de procédures. Cela entrave la bonne
exécution des procédures parce que la chaine de
vérification des opérations n'est pas respectée. Ce qui
fait que dans l'organigramme présenté, des postes figurent mais
ne sont pas occupés effectivement. Il s'agit du chargé des
filières, du responsable des opérations et de la planification.
L'Association avait conçu son manuel en intégrant une vision
futuriste qui n'a jamais été atteinte.
Sur tous les onze (11) agents avec lesquels un entretien a eu
lieu, aucun d'eux n'avait une connaissance complète du contenu du manuel
de procédures. Chacun d'eux exécutait les opérations selon
sa compréhension. Sur ces 11, seul deux (02) avaient en possession le
manuel de procédures parce qu'ils en ont fait la demande. Sur ces deux
(02), aucun n'a une description complète de certaines procédures.
L'on peut citer en exemple la procédure de demande d'avance sur salaire
et les autorisations d'absence selon les prescriptions dans le manuel. Ceux-ci
disent n'avoir pas été formés à l'utilisation du
manuel de procédures administratives, financière et comptable.
Sur la conception des documents au niveau interne
(correspondances, rapports, termes de référence, etc.) les
initiales des auteurs ne sont pas portées sur les courriers. Cela ne
permet pas de retrouver en temps opportun les auteurs des documents afin de
résoudre une situation donnée. De plus, sur les notes de services
ou les correspondances destinées à l'externe, les ampliations ne
sont pas portées sur les courriers. Cela rend difficile l'archivage et
la recherche des copies de ces documents.
A l'arrivée ou au départ des courriers, le
numéro et les dates sont portés à la main et il risque
d'avoir des erreurs au niveau de la numérotation et la non
systématisation des dates.
Dans le manuel de procédures, il est inscrit que chaque
année, le secrétaire exécutif étant le
coordonnateur de tous les projets/programmes doit produire un rapport
consolidé semestriel et annuel. Ces rapports se sont limités aux
productions faites lors des AG. Cela comporte un risque au niveau de
l'intervention de la structure qui doit être canalisée selon ses
objectifs et sur la base de son plan de développement.
Les orientations données dans le manuel sur les
écritures comptablessont faites sur la base de l'existence d'un logiciel
comptable. Jusqu'à cette date, A&P ne dispose pas de logiciel
comptable et n'utilise pas les comptes du SYSCOA dans sa comptabilité.
Le risque que cela comporte est que les comptables fonctionnent en
déphasage des prescriptions dans le manuel sur le comment les
écritures doivent être opérées.
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