Section 3 : Les pratiques sur l'engagement des
dépenses
Pour les frais de personnel, chaque comptabilité fait
le traitement des salaires qu'elle soumet au Secrétaire Exécutif
pour signature conformément aux budgets inscrits dans les
différents plans d'actions.
Pour l'achat des biens et services, les comptables font
toujours recours à trois (03) factures pro-forma auprès de
fournisseurs. Parfois, ils disent difficile de trouver les trois factures
pro-forma dans certaines zones reculées où l'on ne peut faire
recours qu'à un seul fournisseur.
Section 4 : La gestion de la trésorerie
A&P dispose de deux types de comptes bancaires :
- un compte bancaire dédié exclusivement aux
opérations de recettes et de dépenses liées au
fonctionnement courant de l'organisation ;
- et plusieurs comptes exclusivement réservés
aux opérations de recettes et de dépenses des projets et
programmes.
Ces comptes fonctionnent selon le principe de la double
signature. Les chéquiers sont détenus par les différents
comptables. Pour certaines comptabilités, les états de
rapprochement bancaires sont soumis semestriellement pour signature et ce par
ce que les rapports financiers l'exigent.
Au niveau de la caisse, les espèces sont
détenues par le caissier. Chaque projet/programme dispose de sa caisse
de menue dépenses tout en respectant le plafond qui est de 200000 F CFA.
L'arrêt journalier par le caissier et hebdomadaire concomitamment avec le
ou les comptables n'est pas encore une réalité. Les seuls
arrêts constatés sont ceux faits pour les besoins de rapportage.
Les pièces justificatives sont toujours transmises aux
différentes comptabilités après chaque
réapprovisionnement.
Section 5 : Les pratiques comptables
L'Association tient une comptabilité de
trésorerie avec le tableur Excel. Elle ne constate pas d'amortissement
et par conséquent comptabilise les immobilisations à leur valeur
d'acquisition.
Chaque projet ou programme utilise ses codes
budgétaires comme plan comptable. Pour les fonds propres de A&P
aucun plan comptable n'existe. L'on constate à ce niveau un journal
banque et caisse où l'on voit des enregistrements sans un rattachement
à un compte ou un code budgétaire donné.
Section 6 : Entretien avec les agents de A&P
Les agents avec lesquels nous avons échangé ont
eu à être responsabilisés pour la mise en oeuvre
d'activités liées à leur fonction mais en aucun cas ils
n'ont fait référence au manuel de procédures puis qu'il
n'est pas disponible à leur niveau.
Seuls les deux comptables utilisent des outils qui sont dans
le manuel de procédures et cela est lié à leur fonction
qui les amène le plus souvent à s'y référer.
Pour les cinq superviseurs, des outils ont été
mis à leur disposition mais cela se limite aux outils
pédagogiques qui n'ont pas un rapport direct avec l'administratif et le
financier.
Tous ont déjà eu à demander l'acquisition
par exemple d'un bien ou d'un service et cela s'est fait verbalement avec les
comptables ou avec un agent intermédiaire. Cela n'est pas conforme
à la prescription dans le manuel de procédures qui demande
à ce qu'une demande de bien et de services soit transmise au
Secrétaire Exécutif via la secrétaire qui approuve avant
tout engagement et toute dépense.
Du côté de la comptabilité, les deux
agents disent recueillir de façons verbales les doléances, puis
font un listing des besoins qu'ils soumettent au SE. Le manuel ne
prévoit dans aucun passage ces genres de procédures.
Dans d'autres cas de figures, pour des petites dépenses
ou celles liées à l'entretien des engins, des agents supportent
des dépenses et par la suite demande des remboursements. Le plus souvent
les petites dépenses sont facilement acceptées.
Quant aux grosses dépenses, certaines exigent le suivi
strict de la procédure d'achat des biens et des services. Pour ces cas
de figure, les dépenses sont le plus souvent refusées par
l'autorité et souvent crée des frustrations quand le
Secrétaire Exécutif refuse le paiement ou que la dépense
est non éligible.
Sur la connaissance du manuel de procédures, seuls les
deux comptables sur onze (11) agents ont une connaissance superficielle sur le
manuel de procédures. Les deux affirment posséder des
rudiments.
De l'appréciation de la mise en oeuvre du manuel de
procédures, seuls les comptables ont pu donner des réponses
lapidaires. Les autres affirment ne l'avoir jamais exploité et par
conséquent ne peuvent apprécier son contenu.
C'est dommage qu'aucun des responsables de la structure n'ait
pu parfois interpeller les agents sur l'obligation qu'ils ont dans le respect
des procédures de gestion.
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