CHAPITRE 2 : LES PRATIQUES OU PROCEDURES AU SEIN DE
A&P
Cette partie est abordée sous l'angle de l'examen des
documents ayant trait aux différentes gestions et à travers les
entretiens effectués auprès des agents de A&P. ce qui nous
donne des informations sur les différentes procédures
administrative, budgétaire, engagement des dépenses,
trésorerie et comptable puis celles sur l'entretien
réalisés sur les onze (11) agents.
Section 1 : Les pratiques de gestion administrative
La procédure de traitement du courrier est suivie au
sein de A&P telle que le manuel l'indique ; sauf que les initiales des
auteurs ne sont pas portées sur les correspondances pour les courriers
sortants.
Celle liée à la gestion du personnel est suivie
partiellement. En effet les recrutements se font par un appel lancé par
le Secrétaire Exécutif. Après dépôt des
dossiers par les postulants, ils sont examinés à l'interne ou
remis à un bureau d'étude. Aucun registre n'est tenu par rapport
au suivi du personnel. Pour les congés et les absences, il a
été constaté des demandes d'autorisations qui sont
soumises au secrétaire exécutif pour approbation. Les
renouvellements de contrats ne se font pas en respectant la législation.
Ces contrats sont renouvelés pour les besoins d'audit externe et se font
souvent deux mois après expiration des anciens contrats.
L'évaluation du personnel n'est pas une
réalité. Depuis sa création A&P n'a pu évaluer
le personnel sur sa performance.
Sur la gestion des équipements, des entretiens sont
faits régulièrement par des contrats ou en cas de besoin.
L'inventaire de ces équipements n'est pas encore pratiqué. La
comptabilité se contente du registre des immobilisations sous format
électronique qu'ils utilisent pour des besoins de rapportage.
Au niveau de la gestion des stocks, des approvisionnements
sont faits régulièrement mais il n'est pas constaté un
enregistrement au préalable avant dotation des agents. Des fiches de
sorties sont utilisées mais ne permettent pas d'avoir une situation des
stocks existants sur les fournitures de bureau. Pour la gestion du carburant,
il n'existe pas de ticket (bon). La pratique au sein de A&P a
été abandonnée il y a longtemps. En tout cas, depuis 2009
jusqu'à ce jour, des tickets n'ont jamais été acquis.
Section 2 : Les pratiques de gestion
budgétaire
La préparation du budget est laissée à
chaque projet. En effet, chaque projet ou programme fait sa planification
annuelle selon les documents cadres. Cette planification budgétaire est
arbitrée entre les responsables de projets/programmes et les partenaires
techniques et financiers. L'assemblée générale depuis son
existence n'a jamais eu à adopter un budget issu d'une session
budgétaire organisée par le secrétariat exécutif.
Cependant des suivis budgétaires sont effectués dans la
comptabilité de chaque projet. Seule la comptabilité des fonds
propres de A&P ne fait pas de suivi budgétaire car A&P
n'élabore pas de Plan de Travail Budget Annuel (PTBA).
Les suivis budgétaires se font sur le tableur Excel par
confrontation des dépenses faites par ligne budgétaire.
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