Memoire Online - La pratique du contrôle interne dans une EMF: cas du crédit mutuel SA

Il s'agit du contrôle des opérations de crédit, recouvrement et contentieux :

La plus grande difficulté ici est que les procédures existent mais en partie seulement, par exemple il n'existe pas une procédure lies au suivi du contentieux.

Le contrôle ici consiste à s'assurer du respect de la politique de crédit, il est prévu

- Dans chaque dossier de crédit on doit retrouver, la demande de crédit rédigé et signé par le client, la fiche d'analyse de crédit, cette fiche comporte les informations suivantes

Sur cette fiche le gestionnaire donne son avis sur le dossier qu'il a pris soin d'étudier puis transmet ce dossier au comité qui a seul l'autorisation de passé un compte débiteur, ce qui veut dire en claire que aucun gestionnaire n'a l'autorisation de passée au compte débiteur.

Toutes les décisions d'octroient de prêt sont prises à Douala à la direction générale, donc la gestion du prêt est centralisé et il revient au PDG de donner l'accord pour la mise en place du prêt en sa qualité de président du comité de crédit.

Le comité de crédit donne son accord sur les conditions de mise en place du prêt.

Aucun prêt n'est mis en place si les garanties autorisées ne sont pas matérialisées .

Dans le cas d'un découvert ou d'une facilité de caisse une fois les garanties matérialisées, le client peut passer son compte débiteur sans aucune autre forme de restriction.

Dans le cas d'un prêt amortissable avant de passer à la phase de mise en place le chef d'agence doit d'accord requérir l'accord du chef de la cellule juridique, après quoi le prêt est donc mise en place.

· S'assurer que le montant mis en place correspond au montant accordé par le comité de crédit

Voila en quelque ligne comment le service contrôle surveille les engagements dans la société, mais cette procédure devrait être plus efficace si une procédure écrite en bonne forme mise à la disposition des employés et du contrôle, lors de ce contrôle nous avons observé que le service contrôle effectue se type de contrôle que rarement et nous avons découvert que il existe une grande complicité entre les chefs d'agence et les clients, la pratique du pot de vin n'est pas à exclure dans ce cas. Ainsi on a rencontré certains chefs d'agence qui ne respecte pas les annuités de prêt à la demande du client pour attendre juste le moment où il y a la provision dans le compte pour le faire.

Le contrôle des opérations comptable des opérations consiste à s'assurer des points suivants :

Nous allons limiter notre travail ici exclusivement au traitement comptable des opérations bancaires propres. La comptabilité générale ne fait donc pas partie de ce travail car sans savoir le pourquoi, les contrôleurs n'ont pas accès aux informations contenu dans les états financiers et ne sont même pas en mesure d'en jugé la fiabilité ou donner leur opinion sur les informations contenues dans ces états. C'est qui est t'un frein à l'exercice de la fonction du contrôleur. Ceci est sûrement la volonté de la direction d'orienter son contrôle beaucoup plus sur le contrôle des espèces et des opérations courantes.

Ce contrôle vise à s'assurer que la comptabilité est tenue de façon régulière au jour le jour et sans interruption de manière à assurer la traçabilité des opérations. Ce type de contrôle est très important puisque les agences du CREDIT MUTUEL SA ne sont pas connivences en réseau et il existe un flux important des opérations propres à l'agence mais aussi les opérations déplacées effectuent en direction des autres agences du réseau. Il est donc nécessaire de s'assurer que écritures comptables sont enregistrées dans les comptes des clients concernés de manière à ne pas leurs pénalisés par le système de date de valeur, mais aussi à s'assurer que le client qui a effectué une opération déplacée ou émis un ordre est servi à temps avec moins de retard possible.

Il n'existe pas de procédure formelle en matière d'encaissement d'espèces, sauf celle basé sur la mémoire et transmise de génération en génération et qui devient par la suite une règle à respecter par toutes les nouvelles recrues. Le contrôle ne peut se fier que au habitude reconnues pour effectue les contrôles liés au versement d'espèces pourtant nous savons bien que tout procédure doit être écrites. En cas de problème le contrôle s'efforce juste à demander à la caissière « comment est que tu as fait », ou alors « tu ne savais pas que ça se passe comme ça » ce qui pose dont un réel problème à résoudre pour éviter un contrôle arbitraire et éviter le doute dans la tête des caissiers.

- Les caissières vérifient l'argent reçu des clients avec un détecteur de faux billet

La procédure ici est écrite et contenu dans une note de service sûrement parce qu'il s'agit d'une opération de sortie de fonds donc il faut donc éviter le risque de perte, la direction est donc regardant sauf que les employés ne s'intéresse pas du tout aux notes de service donc ne sont même pas au courant que une telle procédure existe. Ici encore on observe bien que les employés se basent toujours sur les enseignements reçus des anciens. Ce qui pose très souvent problème dans la mesure où même l'ancien en question n'a pas prit connaissance de l procédure en question.

Une opération de retrait prend cours des que un client désire retirer des fonds dans son comptes, la procédure prévoit :

Le client remet au guichetier sa carte d'identité nationale ou toutes pièces valides pouvant servir pour l'identifier, ainsi que la somme qu'il désire retirer

· Le guichetier doit d'abord vérifier le solde du client dans son compte c'est-à-dire vérifié si le client a de la provision dans son compte

· Etabli le cheque et transmet le cheque au gestionnaire ou au chef d'agence pour visas

· Pour tout retrait de moins de 250 000 FCFA un guichetier confirmé peut ordonner le retrait

· Tout retrait supérieur à 250 000 FCFA seul le chef d'agence est appelé à ordonner le retrait

Une fois le visa obtenu le cheque ainsi que la carte d'indenté du client sont transmises à la caissière qui à son tour doit s'assurer des modalités suivantes :

· Vérifier l'identité du bénéficiaire nom et prénom en conformité avec la carte d'identité

Le contrôle de la mise en application de cette procédure nous a permis de constater que le niveau d'autorisation fixée par la direction n'est pas du tout respecté par les employés sur le terrain du fait du nombre réduit des employés par agence.

Les procédures d'écrites dans le cadre des versements et retraits d'espèces sont également en vigueur dans ce cas. La suite ici consiste à d'écrire comment une opération quitte d'une agence à une autre.

La direction dans le but de préserver son image et ses engagements envers les clients a mis en place toute une vaste procédure pour pallier aux problèmes de retard ou éventualités pouvant survenir. Il est donc prévu

L'agence qui encaisse ou paie un chèque est tenu d'informer directement l'agence de domiciliation du client concerné soit par téléphone ou fax, qui à leur tour se charge de mouvement directement le compte du client sur avis.

Pour des retraits de montant élevé une copie du cheque signer par le client est d'abord transmise à l'agence de domiciliation pour vérification des signatures et autorisation, puis ce même faxe est retransmis avec l'accord du chef d'agence de domiciliation pour paiement.

En suite une pièce de liaison est établie pour transmettre le chèque à l'agence de domiciliation.

Les agences ne s'ouvrent pas les comptes réciproquement, mais toutes les agences du réseau sont directement rattachées à l'agence siége qui est carrefour Anatole et par conséquent la première agence du réseau CREDIT MUTUEL. Ce qui veut dire que toutes les opérations déplacées de l'entreprise transitent par l'agence siège Pour les références d'une pièce allant de l'agence D' AKWA vers l'agence de MBOPPI. A cet effet, un registre de référence est donc tenu dans chaque agence selon le type d'opération effectue.

· Un registre pour les opérations diverses nommé « OPD », ce registre enregistre toutes les opérations de versement et paiement déplacés en direction des autres agences

· Un registre pour les opérations de trésorerie nommé « OPT » qui enregistre les opérations de trésorerie interne propre à CREDIT MUTUEL

· Un registre pour les opérations western Union, cette activité représente le gros du chiffre d'affaires du CREDIT MUTUEL est nécessite une attention particulière d'ailleurs, c'est la seul activité qui est suivi par les procédures internes de bout en bout même si le problème réside toujours dans la mise en application.

Pour chaque registre les références ont une signification. Avant il convient de préciser que dans le plan comptable des établissements financiers le chiffre « 1 » représente les opérations de trésorerie et le chiffre « 9 » représente les opérations diverses.

· Puis le chiffre 0 suivi maintenant soit du « 1 » pour trésorerie ou du « 9 » pour divers ;

· Les trois derniers chiffres représentent le numéro d'ordre suivi chronologiquement dans les registres.

Au contrôle nous nous attardons sur tout ces aspects car un manquement observe peut entraver la procédure et cause d'énorme dégât à l'entreprise, nous avons donc constater que ces procédure ne sont pas toujours observé surtout celle consistant à faxer le chèque d'un client à l'agence de domiciliation pour obtenir l'autorisation du chef d'agence ou du gestionnaire du compte.

· Le cheque est ensuite enregistré dans un registre ouvert pour garder la trace de l'opération

DEBIT	CREDIT
5621		BANQUE X	X
	4150 00	ENCAI CHQ		X

DEBIT	CREDIT	LIBELLES	MONTANT	MONTANT
4150		BANQUE X	X
	37	CLIENT X		X
	7200	CIONS		X
		(enc chq n°.......

DEBIT	CREDIT	LIBELLES	MONTANT	MONTANT
37		clients
	72	Frais retour
	5621	Banque x
		(Retour impayés chq n°.)

En dehors des chèques de banque, flash cash, gold chèque reçu de la clientèle qui respectent la procédure d'écrite ci -dessus, tous les autres types d'ordre ne sont pas contenu dans des procédures écrites, l'apprentissage se fait don de façon orale, nous parlons ici des virement reçu et émis, des certifications chèques, des cautions, des transferts de fonds etc. pour chaque cas il existe des documents pré imprimés servant à leur matérialisation, le problème de la mise en oeuvre et des procédures n'ont écrites est donc encore soulevés ici. Par ailleurs le fait de directement débité le compte banque de la valeur des chèques reçus de la clientèle tant à faussé la réalité du solde du compte banque en fin d'exercice et donc celle des états financiers

C - L'ANALYSE DES JOURNEES COMPTABLES

Ce contrôle permet d'identifier en temps réel les éventuelles incohérences et irrégularités sur les comptes. Au cours de leur passage dans les agences, les contrôleurs procèdent à la vérification point pas point de chaque écriture enregistrée dans les comptes

En claire si les procédures usuelles sont respectes on ne devrait en principe pas avoir des irrégularités. Pour le faire cette vérification les contrôleurs ont besoin du journal des opérations de la journée ainsi que l'ensemble des pièces comptables ayant servir à leur passation.

· Vérification des signatures autorisées pour éviter les fraudes et malversations

· Vérification des numéros de séquence portée à la main de préférence avec du bic rouge

Toutes les erreurs observées au cours de se travail sont immédiatement régularisées par le contrôleur.

En tant que établissement financier, le CREDIT MUTUEL effectue la grande partie de ses opérations avec les banques partenaires qui nécessite un rapprochement permanent pour éviter des risques de détournement et détecter les erreurs à temps pour les régulariser. Il en est de même pour les comptes de transfert interne concernant les opérations de trésorerie entre agence du CREDIT MUTUEL. Pour effectue le rapprochement on doit disposer les éléments suivants :

L'outil le plus efficace utilisé pour gérer l'argent comptant est le compte bancaire. Il fournit un double enregistrement de toutes les affaires traitées en espèces ou par chèques. Afin de contrôler efficacement l'utilisation des comptes bancaires, des documents spéciaux sont employés pour retracer les transactions. Des registres de signature sont utilisés par tous les employés autorisés à faire des retraits. Les récépissés de dépôt doivent accompagner les dépôts d'argent, et des chèques doivent être émis pour tous les paiements. Les banques exigent généralement qu'un solde minimum (solde de compensation) soit respecté.

L'avantage d'utiliser un compte bancaire pour contrôler les mouvements en argent comptant consiste dans le fait que les banques envoient un relevé bancaire mensuel à l'entreprise relatif au compte. Ce document rapporte toutes les transactions portées au compte. L'information normalement présentée dans le relevé bancaire comprend les soldes de début et de fin, les dépôts, les autres crédits, les retraits et autres débits. Il est rare que le solde du relevé bancaire et celui du déposant soit exactement le même, et c'est pour cette raison qu'ils doivent être rapprochés.

Un rapprochement bancaire est une méthode employée pour déterminer les raisons des anomalies entre le solde du relevé bancaire et le solde du compte de « banque » ou « caisse » et pour calculer le solde rectificatif. Les anomalies sont habituellement dues aux transactions exceptionnelles lesquelles n'ont pas été encore enregistrées par la banque ou par l'entreprise, et elles incluent typiquement les chèques qui n'ont pas encore été présentés pour la collection, les dépôts en transit et les charges reliées au service bancaire. Les erreurs sont une autre cause commune d'anomalie que la réconciliation bancaire aidera à corriger. En conclusion, le rapprochement peut découvrir des irrégularités.

Un rapprochement bancaire est divisé en deux sections : solde sur le relevé bancaire et le solde sur la comptabilité du l'entreprise. Bien qu'il soit possible de rapprocher un solde avec l'autre, la pratique courante consiste à ajuster les deux soldes pour s'équilibrer l'un par rapport à l'autre. Les transactions exceptionnelles qui sont inconnues du déposant grâce au relevé bancaire exigent que des écritures comptables soient passées au journal.

L'ensemble des suspens relève est porté sur un état, ceux qui sont anormaux sont directement régularises par le service contrôle.

L'établissement du rapprochement bancaire nous a permis de relever un déphasage dans le processus de remise chèque à l'encaissement.

· La validation des pièces pour la passation des écritures de différence de caisse, ou des erreurs de caisse ;

Pour ce prémunir du risque de fraude ou de détournement, il est prévu dans chaque agence un système de contrôle approprié. Le contrôle de premier niveau ici revient de prime à bord au responsable de l'agence qui doit s'assurer de l'existence réelle des fonds en caisse. Il passe par les étapes suivantes :

A la clôture d'une journée de travail, la ou le caissier imprime son état d'arrêter de caisse c'est arête de caisse est comparer par le chef d'agence à l'existant physique en coffre, le contre à ce niveau se fait par coupure par liasse et par lot. Une coupure est la valeur portée sur un billet par exemple coupure de 10 000, par contre une liasse représente un ensemble de coupure, les billets sont d'abord rangé en liasse de 10 puis en lot de 100, donc un lot de 100 pour une coupure de 10 OOO F CFA vaut 1 000 000 FCFA.

A la fin de ce pointage, il existe un registre de report des arêtes il est recommander à chaque chef d'agence de mettre à jour ce registre en y inscrivant la valeur des arêtes et éventuellement les excédents et manquants.

Ce registre doit être émargé non seulement par le chef d'agence et le/la caissier mais également par tout autre employé qui détient les clés d'accès au coffre pour marquer leur reconnaissance et leur responsabilité à l'égard des fonds en coffre

Le contrôle de contradiction opéré ici permet de mettre en évidence soit un manquant, soit un excédent et tel que soit le cas un rapport est donc adressé au service contrôle qui effectue une descente sur le terrain.

Le contrôle physique de caisse de second niveau est effectué par les contrôleurs et se fait de façon inopinée pour contrer d'éventuelle complicité entre le chef d'agence et les caissiers. Le même parcours comme ci-dessus est respecté.

Malgré les contrôles effectués par le chef d'agence et les contrôleurs les risques demeurent et nécessite une attention particulière que nous verrons dans la section suivante.

Il n'y a pas une procédure écrite en matière de contrôle du système informatique. Cependant de temps en temps et au grée de la direction, une instruction est donnée au service contrôle pour vérifier juste les applications et les niveaux d'accès pour chaque utilisateur. Pourtant le système informatique cours des risques en permanence au niveau de la base de données qui est constamment attaqué. Il arrive des fois ou les données d'une agence se trouvent entièrement écrasé par le service informatique et ceci à l'insu même de la direction encore moins du contrôle. Le risque de fraude, de saisie de fausses écritures dans le système comptable, ou d'erreur peut s'avérer plus coûteuses pour l'entreprise.

Le contrôle de la sécurité ici vise la protection des actifs donc dispose l'entreprise et du système de sauvegarde des données ou des archives.

Le contrôle s'assure du bon fonctionnement du matériel informatique, du contrôle des onduleurs, des circuits électriques. Le matériel informatique est constamment en panne car l'achet du matériel est uniquement confié au service informatique on peut donc remettre en cause la qualité de ce matériel confié à un seul individu.

Pour éviter et luter contre les incendies, les extincteurs disponibles dans les agences sont contrôlés régulièrement pour s'assurer que les dates prévues pour la recharge sont respectées

Les vigiles sont des personnes qui assurent en permanence la sécurité des agences, l'aspect administratif du contrôle n'est pas exercée par le service du contrôle, mais au moins le contrôle s'assure de la présence effective des vigiles dans les agences de jour comme de nuit. Le risque couru ici est le fait que les employés utilisent les vigiles comme leur coursier.

Pour faire face au menace récurrente des braquages dans nos agences, la direction à pris l'engagement de nouer des conventions avec les services de sécurité. Chaque agence dispose de deux agents de police pour assurer la sécurité. Le problème rencontré est la prise tardive des fonctions par ces policiers qui arrivent généralement très en retard, pénalisant l'ouverture de l'agence.

Toujours pour faire face au vol des bandits un système d'alerte est mis en place. Ainsi le contrôle s'assure en permanence du bon fonctionnement des alarmes.

Chaque agence est dotée d'une chambre forte et c'est dans cette chambre qu'on conserve les fonds en espèces et toute autre garantie perçue de la clientèle. L'accès à cette chambre est contrôlé par un système de doubles clés. Les clés sont remises à deux employés distincts de manière à ce que la présence de ces employés soit indispensable pour l'ouverture du coffre. Il en n'est de même pour les différentes portes de l'agence. Le problème rencontre ici est l'absence du respect de cette procédure par les employés. Il nous est arrivé de constater que les employés laissent dans les agences certaines clés donnant d'accès au coffre au sein de l'agence.

La pratique du contrôle interne dans une EMF: cas du crédit mutuel SA

SECTION II - LE PROCESSUS DE CONTROLE INTERNE DES ACTIVITES

C - L'ANALYSE DES JOURNEES COMPTABLES