Refonte du système d'information de l'OCP: problématiques & solutions

IX- MODULE APPLICATION PO : gestion des achats et approvisionnements :

Elle permet la gestion des achats et approvisionnements via le WORKFLOW qui joue le rôle

d'approbation des demandes d'achat, les appels d'offre et les commandes, qui s'acheminent vers l'approbateur en fonction des hiérarchies des postes prédéfinis.

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On distingue deux sortes de DA :

DA articles stockés :

· Regroupement des DA de même partition et même UO

· Regroupement des DA de même partition saisies dans différentes UO

DA articles non stockés :

· BREX : un AO par BREX approuvé

· DPM : un AO par DPM approuvé

· DAM : un AO par achats

L'appel d'offre permet de lancer des consultations auprès des fournisseurs par catégories d'articles. On distingue deux types d'AO :

· AO fermé : est utilisé pour l'achat d'articles dans le cadre d'une commande standard

· AO ouvert : est utilisé pour des articles demandés dans le cadre d'un accord cadre, marché cadre ou convention.

L'application prévoit la saisie des propositions des prix, qui s'effectue au fur et à mesure de la réception des offres et avant leur ouverture en CDAM commerciale.

Elle prévoit l'intégration des frais d'approche : emballage, Fret et mise en FOB

Cependant le tableau comparatif est riche en renseignements nécessaires pour la prise de décision. Il fait ressortir entre autres :

· Le classement des fournisseurs par article ;

· La quantité demandée ;

· Le prix de la dernière commande ainsi que le fournisseur concerné ;

· Les offres moins disantes conformes ;

· Les offres conformes non retenues ;

· L'écart de prix entre le premier et le deuxième.

L'application, et après validation des résultats, elle permet de générer automatiquement la commande. On distingue deux sortes de commandes :

Commande standard : est une commande générée suite à un appel d'offre fermé donc une proposition de prix fermé, c'est la commande normale courante.

Commande ouverte : est une commande suite à un appel d'offre ouvert donc une proposition de prix ouverte. Elle est établie en cas d'une convention (ONCF, ou autre fournisseurs de fournitures ou de pièces de rechange), en cas d'accord cadre ou marché cadre.

Les demandes de livraison des articles de ce type de commande se font par appels de commande.

X- ORACLE APPLICATION PA : gestion des budgets

Ce module permet de gérer le budget d'investissement depuis la création (DIB) jusqu'à l'avis d'engagement, ainsi que les mouvements possibles (reclassement, transfert et cession). Il permet aussi de saisir tous les flux d'informations sur les documents budgétaires et les transmettre via les intervenants par le biais de WORKFLOW.

Il distingue entre la notion de projet et budget. Le projet sert entre autres, à la définition d'une structure financière du projet appelé WBS financier (définition des lots du projet), cette structure sera alimentée dans un deuxième temps par la saisie des budgets correspondants.

Les différentes natures de projet sont : Nature I :

· Projets importants

· Projets ordinaires

· Etudes et essais

· Administratifs

· Social

· Habitat

· Formation

· Médical

Nature II :

· Développement

· Amélioration

· Maintien de l'outil de production

· Environnement et sécurité

· Structure support

· Prestations externes

· Achat de terrain Nature III :

· Dotations nouvelles

· Renouvellement Nature IV :

· Exploitation

· Conservation

· Prestations de service Les améliorations apportées par ce module sont décrites dans le chapitre 4

XI- ORACLE APPLICATION EAM : gestion de maintenance des équipements

1- Définitions :

Equipement capital : c'est un immobilisable, installation fixe ou un processus

Equipement avec remise en état : c'est un équipement interchangeable, réparable qui a une valeur dans FA et identifié par un matricule, ou une pièce de rechange réparable identifiée par un numéro de série dans INV.

Réparable : c'est un équipement avec remise en état

Groupe d'équipement : famille et sous famille d'équipement

Attributs : ce sont les paramètres (tension, vitesse, date d'achat,...) de chaque groupe d'attribut.

Groupe d'attributs techniques : puissance, tension, vitesse,...les attributs de ce groupe varient en fonction du groupe d'équipement ou en fonction du code d'interchangeable

Groupe d'attributs divers : date d'achat, durée de garantie, fournisseur, marque,...

Hiérarchie : c'est l'arborescence des équipements. Ce sont les numéros d'équipement (adresse ou matricule), qui composent la hiérarchie.

Numéro d'équipement : repère géographique dans le cas d'un équipement, ou le matricule dans le cas d'un interchangeable ou nom de mine, usine, unité, machine ou processus, ...

Numéro de série : c'est un matricule de l'équipement interchangeable immobilisable. Une pièce de rechange interchangeable n'a pas de matricule, c'est un numéro de série.

Activité : c'est un type d'intervention, auquel est associé au moins une gamme.

Gamme opératoire : liste d'opérations, associée à une activité. Chaque opération de la gamme inclus une ou plusieurs ressources.

Opération : c'est une tache de la gamme opératoire

Département : service ou atelier de maintenance

Ressources :

Ressources main d'oeuvre : qualification d'un métier avec un taux horaire

Ressources équipement : location d'un matériel avec un taux horaire d'utilisation

Ressources de sous traitance : ce sont les ressources qui portent les articles de sous-traitance.

Demande d'intervention : c'est un formulaire à remplir lorsque le service demandeur constate une anomalie sur un équipement. Elle doit être acceptée par le département de maintenance destinataire en vu de transformer la DI en un OT portant sur le numéro de l'équipement concerné.

Ordre de travail (OT) : c'est l'équivalent d'une commande (bon de travaux préparé et validé)

Le module EAM a facilité la tache aux gestionnaires de maintenance pour pouvoir gérer leur patrimoine par les différentes procédures, notamment :

· Gestion des réparations par les ordres de travail (OT). Ceci permet d'avoir les différents états et les informations nécessaires pour pouvoir réaliser des analyses et en temps réel ;

· La gestion des prestations (coüts, quantité, ....) ;

· La planification des interventions ;

· La gestion de la maintenance préventive et conditionnelle ;

· Le suivi des recettes et dépenses de l'ensemble des sections analytiques dans le cadre des travaux réalisés ou demandés ;

· Information des responsables sur les interventions et les taux d'activité et d'inactivité des équipes chargées de l'entretien des installations ;

· Valorisation des prestations main d'oeuvre et matière et l'établissement de la facturation aux services demandeurs.

2- Mise en oeuvre de la maintenance préventive :

La maintenance préventive a un coût, et les arguments contre une telle politique de maintenance sont nombreux.

Le coüt de la maintenance préventive est à considérer sur le long terme et en regard de l'utilisation de l'équipement qui en découle. La maintenance préventive diminuera les arrêts imprévus, donc elle augmentera la productivité. Toute autre considération financière est incomplète et reste dans le domaine du court terme. Voici néanmoins quelques précisions :

Un équipement qui subit la maintenance préventive présente les avantages suivants :

· Durée de vie accrue de 20 à 50 %, une pièce échangée avant son usure complète n'a pas le temps de dégrader son environnement (exemple : un roulement qui se bloque détériore l'axe ou la cuvette à son contact, et il introduit des chocs, vibrations pouvant déformer d'autres éléments) ;

· Forte diminution voire disparition des pannes intempestives donc accroissement de la productivité meilleure.

Dans la pratique on tend à appeler maintenance préventive tout ce qui ne relève pas de la panne urgente et se trouve de ce fait planifiable par la GMAO.

Il y a dans la pratique différentes maintenances préventives (pas toutes normalisées) plus ou moins adaptées aux différents matériels et utilisation. En fait le lecteur mettra un nom sur des

Méthodes pratiquées d'instinct dans son service. Ces différentes maintenances sont :

· Rondes ou inspections en cours de fonctionnement

· Visites systématiques

· Remplacements systématiques

· Maintenance d'opportunité

· Maintenance conditionnelle

· Visites périodiques « réglementaires »

3- Gestion des travaux :

La gestion des travaux est une tâche ardue en maintenance en raison du caractère aléatoire d'une partie de la charge de travail puisqu'il n'est pas possible de prévoir le moment ou surviendront les pannes.

Les paragraphes suivants présentent des méthodes d'organisation qui ont fait leur preuve dans de nombreux services de maintenance.

La gestion des travaux comprend selon les cas tout ou partie des étapes suivantes :

· Le signalement des pannes

· L'accusé de réception des signalements

· La préparation des travaux

· L'évaluation budgétaire

· L'évaluation de la charge de travail

· La planification à capacité finie

· L'affectation et le lancement des travaux

· La planification à capacité infinie

· Les procédures de préparation des travaux du type projet ou grands arrêts

· Les procédures de planification à capacité infinie pour les grands projets ou grands arrêts

· Les procédures de sorties de stock pour un OT

· Les procédures de relevés des temps passés

· Les procédures de clôture des travaux

a- Procédures de signalements ou demandes d'intervention : On appelle signalement ou demande

d'intervention l'action d'intervenir pour effectuer une réparation ou une intervention. Un soin particulier doit être apporté au traitement de ces demandes. L'expérience révèle qu'une grande partie des dysfonctionnements provient de mauvaise communication entre les services.

N° de demande		DEMANDE D'INTERVENTION					Envoi et réception de la demande
Service demandeur					Contacter pour plus de détails Nom Tel	Envoi par la Production
Envoi par la Maintenance
heure	Date	Heure
				Machine, Installation	Emplacement	Description de la panne : Visa :

Tableau2 : Demande d'intervention

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b-Déroulement des affectations : Après la planification des OT, il faut vérifier la disponibilité du matériel et de l'outillage nécessaire, et affecter les personnes qui doivent réaliser les travaux.

Consulter la feuille de planification et inscrire jour par jour dans la feuille les personnes affectées aux différents OT.

Service Maintenance	2 ICUICH7 Uvail n°4					Edité le ...	N° 0T ...
Equipement : Evénement :			Emplacement : Date demande :		Informations diverses
			BT n°
Métier			Compétence / Habilitation		Tâche :
Description			Consignation		Fiche procédure n° :
Pièces de nécessaires	rechange		Outils nécessaires :		Temps passé : Panne : Cause : Action : Heure de remise en état :
			Observations du technicien :

Tableau 3 : Ordre de travail

c- Planification avec GMAO et gestionnaires de projet : Les logiciels haut de gamme ont une fonction d'affectation des agents de maintenance. Ces affectations peuvent parfois être visualisées sur un diagramme de Gantt.

Il faut d'abord effectuer les préparations des travaux qui composent le projet. Les logiciels de haut de gamme sont interfacés avec un logiciel de gestion de projet. Les préparations se font dans la GMAO et sont "exportées" dans le logiciel de gestion de projet. Les ajustements se font graphiquement sur ce dernier logiciel et sont transmises à la GMAO par "importation" des données modifiées vers le logiciel de gestion de projet.

Export des données :

GMAO
Préparation
des OT

N° des OT

Gestionnaire
de projet

Date de début et de fin MO nécessaire

XII- PROCESSUS DE CLOTURE :

Les processus de la clôture mensuelle sont identiques à ceux de la clôture annuelle avec toutefois des particularités pour la dernière. Nous avons regroupé les processus de clôture dans le tableau ci-dessous. Chaque groupe est constitué d'un ou de plusieurs processus homogènes.

Groupe de processus		Description	Facturation fournisseurs
Transfert des mouvements enregistrés dans PO vers AP.		Facturation clients
Transfert des mouvements de facturation clients vers AR.		Centralisation GL
Centralisation des écritures AP, AR, FA, PAIES, SP, INV et EAM vers GL.		Traitement des retenues
Transfert des retenues sur les salaires depuis l'application SP vers les applications de paie.		Immobilisations
Traitement des amortissements dans FA.		Abonnements
Saisie des écritures d'abonnements dans GL.		Traitements INTERCO
Traitements des facturations inter filiales.		1ère Répartition Haut Volume
Regroupement sur un seul centre comptable et une seule section la totalité des sections de frais généraux à répartir.		2ème Répartition Haut Volume
Répartition des coûts sur toutes les sections de destination.		Valorisation des stocks
Valorisation des stocks de produits finis et intermédiaires.		Clôture des auxiliaires
Clôture des mouvements dans les modules AP, AR et FA.		Opérations diverses
Saisie de pièces diverses dans GL.		Reprise des provisions
Reprise des provisions relatives à la période précédente.		Clôture GL
Clôture de la période comptable GL.		Consolidation
Synthèse des résultats des différentes entités comptables.

Tableau 4 : processus de clôture

Processus de clôture :

Facturation fournisseurs : Transfert des factures d'achat des articles codifiés et stockés, enregistrées dans PO (Gestion des Achats, Facturations et Approvisionnements), vers AP.

Facturation clients :

· Transfert des factures relatives aux ventes à l'export, enregistrées dans l'application DC, vers AR.

· Transfert des factures de ventes aux clients locaux, enregistrées dans l'application GCCN, vers AR.

· Transfert des factures d'eau et d'électricité, enregistrées dans l'application FEE, vers le module AR.

· Transfert des factures relatives au transport du personnel, enregistrées dans l'application FT, vers AR.

· Facturation GNAV : Transfert des frais de gestion et de maintenance des navires, enregistrés dans l'application GNAV, vers AR.

· Les factures de prestations réalisées par des sections analytiques pour le compte d'autres sections sont créées automatiquement dans AR via l'interface PRES-AR.

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Centralisation GL-AR : Il s'agit des écritures relatives aux :

· Factures importées à partir de DC, GCCN, GNAV, FT, FEE, GS et PRES ;

· Facture d'études et de recherches ;

· Facture de location ;

· Production articles codifiés ;

· Remboursement des prestations de services du siège ;

· Facture de cession d'immobilisations ;

· Production immobilisation ;

· Provision pour dépréciation des créances douteuses ;

· Avoir réduction sur vente ;

· Avoir sur facture de transport ;

· Crédit d'intérets de retard ;

· Intérêts sur avances ;

· Autres factures, avoirs ou décomptes

Centralisation FA : Il s'agit des écritures relatives aux :

· Dotations aux amortissements ;

· Acquisitions d'immobilisations ;

· Travaux en cours ;

· Transferts d'immobilisations ;

· Ajustements d'immobilisations ;

· Réévaluations d'immobilisations ;

· Cessions d'immobilisation.

Centralisation PAIES : Il s'agit des écritures de :

· Paie des actifs TAMCA ;

· Paie des actifs OE ;

· Paie des actifs Hors Cadre ;

· Paie des pensionnés TAMCA ;

· Paie des pensionnés OE ;

· Paie des pensionnés Hors Cadre ;

· Prime de fin d'année ;

· Paie des rentiers ;

· Paie des étrangers Phosboucraâ.

Centralisation PRETS : L'interface SP--GL transmet vers GL les écritures relatives aux déblocages des prêts, aux retenues sur salaires effectuées au titre des remboursements de prêts et aux mutations d'agents entre les filiales.

Centralisation Gestion de stock : Il s'agit des écritures relatives aux :

· Consommations de matières premières et fournitures : Le principe des écritures comptables, relatives aux consommations de matières premières et de fournitures, consiste à imputer le coût des consommations sur la section analytique consommatrice.

· Variations des stocks de produits intermédiaires et finis : Les mouvements de variations de stocks en provenance de l'application GS consistent à enregistrer l'écriture de constatation du stock final par section analytique magasin.

· Provisions de fin de période : Trois types de provisions sont identifiés, provisions pour dépréciation des stocks, provisions pour réceptions non facturées et ceux du stock en cours de route.

Immobilisations :

· Amortissements mensuels des immobilisations (Livre comptable).

· Copie en Haut Volume du livre comptable vers les livres fiscal et locatif.

· Amortissement des immobilisations dans les livres fiscal et locatif.

· Cumul des amortissements de l'exercice (Livre comptable).

Traitements INTERCO : Dans le cas des opérations inter-entités du Groupe OCP, Ce processus permet de générer automatiquement des écritures symétriques en alimentant des comptes de liaison inter-filiales et ce, à travers :

· Une génération automatique des factures clients à partir des informations contenues dans GL (GL de la filiale cédante vers AR de la même filiale)

· Une génération des factures fournisseurs (AR de la filiale cédante vers AP de la filiale prenante). Les mouvements concernés par ce processus sont regroupés comme suit :

- Ventes /Achats de phosphate

- Ventes /Achats d'acides sulfurique et phosphorique

- Ventes /Achats d'acide phosphorique purifié

- Ventes / Achats de soufre liquide d'ammoniac

- Ventes /Achat des autres utilités : Energie électrique, vapeur, prestations ateliers, etc.

- Cessions des matières et fournitures consommables

- Locations de terrains et autres biens immeubles

- Transport du personnel

- Prestations des services d'ingénierie, d'études, d'assistance technique, de montage, de maintenance - Prestations de laboratoire et de recherches

- Prestations centralisées des services fonctionnels des directions du siège

- Système propre assureur : CIR, mutuelle (Frais médicaux, AF et autres indemnités), accidents de travail et Garantie décès invalidité

- Opérations centralisées d'aides accordées au personnel du groupe pour l'accession à la propriété de logement (Prêts hypothécaires), Cession des logements de fonction, etc.

- Diverses opérations (cessions d'immobilisations, opérations financières)

- Détachement du personnel inter société

1ère Répartition HV : La première répartition Haut Volume consiste à lancer des répartitions analytiques qui permettront de vider les sections « frais généraux » et les sections de prestations vers les sections directes et indirectes.

2ème Répartition HV : La deuxième répartition permet de répartir les coûts des SA de prestation sur chaque section de destination en fonction de pourcentages préalablement définis ou d'unités d'oeuvres saisies dans GL. Elle permettra ainsi de calculer le coût de production des produits finis.

Valorisation des stocks

On distingue deux étapes au niveau de la valorisation des stocks de produits intermédiaires et finis : 1-Clôture des auxiliaires

Il s'agit de clôturer les périodes comptables dans AP, AR, FA.

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2-Opérations diverses

- Les opérations de capitaux propres concernant les :

· Ecritures d'augmentation de capital

· Ecritures de diminution de capital

· Ecritures d'affectation des résultats

- Les écritures de travaux d'inventaire

- Régularisation des comptes de trésorerie

- Ecarts de conversion : Les écarts de conversion permettent de réévaluer les comptes d'actif et de passif exprimés en devises étrangères, en fonction d'un cours de clôture, le but étant d'obtenir une valorisation de l'actif et du passif le plus proche possible de la réalité. Les comptes impactés par les écarts des conversions sont :

· Les comptes de créances et dettes à court terme exprimées en devises,

· les comptes de créances et dettes à long terme exprimées en devises,

· Les comptes de trésorerie exprimés en devises.

- Provisions propre assureur :

· Provision de la mutuelle du personnel en activité

· Provision pour risques (responsabilité civile)

· Provision pour risques (accident de travail)

- Les opérations liées à la caisse retraite :

· Les cotisations salariales et contributions patronales sont calculées automatiquement et mensuellement à partir de la chaîne paie.

· Les produits financiers sont calculés à la fin de l'exercice comptable manuellement par la CIR.

· Les provisions constituées pour l'équilibre de la caisse font l'objet d'échéanciers.

- Intérêts courus non échus : L'application CRED fournis un état donnant le montant des intérêts courus non échus pour la période en cours. Ces montants feront l'objet d'une saisie directe dans GL

- Analyse et rapprochement des comptes :

· Solde des comptes de transition.

· rapprochement des comptes réciproques intra-groupe

· Analyse des comptes de charges, de produits et de bilan.

a. Reprise des provisions : La reprise des provisions relatives aux périodes antérieures est garantie par Oracle GL. A l'ouverture de chaque période, Oracle GL permet d'effectuer une contre-passation par type de pièces (provisions, amortissement, stock, etc.) par deux méthodes différentes :

· Contre-passation par inversion débit/crédit.

· Contre-passation par des montants négatifs.

b. Clôture GL : La fermeture de période GL permet d'arrêter la création et l'imputation de pièces dans GL ou à partir d'un système externe (modules auxiliaires, applications périphériques, etc.). La fermeture de période GL comprend trois étapes :

· Fermeture de période : La saisie et l'imputation de pièces ne sont pas autorisées tant que la période comptable n'est pas rouverte. Toutefois, il est toujours possible de la rouvrir.

· Fermeture définitive de période : La saisie et l'imputation de pièces ne sont pas autorisées. Contrairement au premier statut, la réouverture de la période est impossible.

· Ouverture de la période GL suivante et reprise des provisions de la période précédente par une contre-passation automatique.

Table des matières

Introduction 04