VII- FONCTIONNEMNT DES INTERFACES :
On distingue deux types d'interfaces dans le nouveau
système :
Interfaces standards : elles sont offertes par
Oracle Applications pour lier les modules AP, AR et FA au module GL.
Interfaces spécifiques :
Contrairement aux interfaces standards, les interfaces
spécifiques ont été développées pour des
besoins spécifiques au Groupe OCP. Elles garantissent le transfert
automatique des écritures comptables depuis des applications externes
vers les modules d'Oracle Applications.
Le processus d'importation des pièces dans un module
d'Oracle Applications depuis des systèmes externes, peut être
schématisé comme suit :
Fichier plat
Interfaces
Spécifiques
OPEN INTERFACE
Traitements d'import
Module Oracle
Tables
Système externe
Figure 39 : Processus d'import dans Oracle
Applications
Le processus d'importation comporte quatre étapes :
· Un fichier plat est généré à
partir du système externe avec une structure bien définie.
· L'interface spécifique transmet les données
du fichier plat vers un ensemble de tables temporaires appelées «
OPEN INTERFACE ».
· Les traitements standards d'import contrôlent
les données stockées dans l'OPEN INTERFACE, ensuite crée
des pièces comptables à partir de ces données. Des
états de contrôle sont générés pour
identifier les anomalies détectées.
· Les pièces comptables
générées sont enregistrées dans les tables du
module.
1- APPLICATIONS PAIE :
La paie du groupe OCP est gérée par des
applications différentes dont chacune s'occupe d'une catégorie de
personnel (type d'agents, actifs ou retraités).
Chacune de ces applications génère un fichier
plat qui reprend toutes les rubriques de paie mouvementées par
matricule, toutes filiales confondues. Chaque ligne des bulletins de paie est
convertie en écriture comptable. Afin de réduire le volume en
nombre de lignes, les mouvements sont interfacés dans Oracle GL en
« Synthèse ». Ainsi, les écritures comptables
transmises depuis les applications de paie sont regroupées par
matricule.
2- APPLICATION SPA
SPA (Suivi des Prêts et des Avances) est une application
qui gère les prêts et les avances consenties par le groupe OCP
à son personnel. L'application SPA garantit la gestion de tous les types
de prêts. Elle transmet vers les applications de paie les montants
à prélever sur les bulletins de paie dans le cadre des
remboursements des prêts accordés. L'interface SPA--GL transmet
vers Oracle GL les écritures relatives aux déblocages des
prêts, aux retenues sur salaires effectuées au titre des
remboursements de prêts et aux mutations d'agents entre les filiales du
Groupe OCP.
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3- APPLICATIONS INTERFACES AVEC AR :
Il existe une correspondance entre le référentiel
client de AR et les référentiels clients des applicatifs
citées ci-après :
Le module Oracle AR importe des factures clients à partir
de plusieurs applications :
a- FEE : L'interface FEE-AR permet
d'enregistrer dans Oracle AR, les factures d'eau et d'électricité
enregistrées dans l'application FEE (Facturation Eau et
Electricité).
b- FT : L'interface FT-AR permet d'importer les
éléments de facturation relatifs au transport du personnel depuis
L'application FT (Facturation Transport) vers le module Oracle AR.
c- GNAV : est dédiée à la
gestion de la facturation des prestations maritimes aux ports de Casablanca,
Safi, Jorf Lasfar et Laâyoune. Les clients sont des armateurs
étrangers et locaux.
· La centralisation des opérations de facturation de
AR vers GL est effectuée quotidiennement par un système
intégré.
· Saisie de facturation dans GNAV et édition des
pièces comptables (décomptes de frais d'escale,...), et envoi aux
destinataires
· Transfert de ces pièces dans AR et centralisation
dans GL
· Contrôle et approbation de ces pièces dans
AR
· Imputation des mouvements dans GL
d- DC-AR : La présente interface
définit les règles d'intégration, dans AR et GL, des
factures dédiée à la gestion de la facturation des
produits finis aux clients étrangers.
La centralisation des opérations de facturation d'AR vers
GL est effectuée quotidiennement par un système
intégré.
On distingue dans ce processus quatre étapes :
· Saisie des données de facturation dans
l'application DC et édition des pièces comptables (factures,
avoirs, notes de débit,....)
· Transfert dans AR et centralisation vers GL ;
· Contrôle des pièces dans AR
· Imputation des mouvements dans GL
e- GCCN-AR : La présente interface
définit les règles d'intégration des factures
établies dans l'application GCCN, dédiée à la
gestion de la facturation des produits finis du groupe OCP aux clients
nationaux, dans le module GL, via AR
La comptabilisation des pièces dans AR est
effectuée par l'interface GCCN-AR
On distingue dans ce processus :
· Saisie des données de facturation dans
l'application DC et édition des pièces comptables (factures,
avoirs, notes de débit,....)
· Transfert dans AR et centralisation vers GL ;
· Contrôle des pièces dans AR
· Imputation des mouvements dans GL
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