V- FONCTIONNEMENT D'ORACLE APPLICATION FA
1- Architecture organisationnelle :
1.1- Clés flexibles :
a- Clé immobilisation : La clé
flexible immobilisation définit des règles de regroupement sans
impact financier. Ces règles peuvent décrire, l'usage, la nature
et le code impôt de l'immobilisation :
Figure 3 1 : Structure de la clé flexible
Immobilisation
> Usage : les différents usages de
l'immobilisation sont renseignés dans ce segment : Bâtiments
administratifs, Mobiliers de bureau, Terrains Professionnels,....
> Nature : ce segment permet de distinguer
les immobilisations fixes et mobiles.
> Code Impôt : ce segment permet de
gérer les différents impôts appliqués à
chaque immobilisation. Les immobilisations hors champ d'application des
impôts sont :
· Immobilisations soumises uniquement à la
Patente
· Immobilisations soumises uniquement à la Taxe
Urbaine et la Taxe d'Edilité
· Immobilisations soumises à la Patente, Taxe
Urbaine et Taxe d'Edilité > Segment libre : ce
segment est réservé pour les besoins futurs du groupe OCP
notamment les normes internationales
b- Clé lieu : La clé lieu est
définie pour le suivi géographique des immobilisations du groupe
OCP. Elle est composée de cinq segments (Figure 32).
Figure 32 : Structure de la clé flexible
Lieu
> Section analytique : Il détermine
la section analytique d'affection de l'immobilisation
> Commune : permet de distinguer les
affectations par commune. Chaque commune étant
caractérisée par son propre régime fiscal.
> Nature de zone : utilisé pour
différencier entre les zones : « Dans le périmètre
», « Périphériques » ou « Extra
Périphériques ».
> Pays/Ville : permet de gérer les
immobilisations du Groupe OCP à l'intérieur du pays ou à
l'étranger
> Région : permet de distinguer les
affectations par région. Ce segment sera utilisé après le
découpage régional du territoire marocain.
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c- Clé catégorie : La solution
retenue consiste à adopter une clé catégorie
composée de deux segments (Figure 33):
Figure 33 : Structure de la clé flexible
Catégorie
Cette structure permet de regrouper les immobilisations sur deux
niveaux. Par exemple, « Matériel informatique » en
catégorie principale, et « Imprimantes » en catégorie
secondaire.
Les immobilisations d'une même catégorie,
partageront les mêmes comptes d'immobilisation, la même
méthode d'amortissement, la même durée d'amortissement et
les mêmes comptes d'amortissements. FA utilise trois valeurs de LPR :
· IM210 pour immobilisation en non valeur,
· IM220 pour immobilisation incorporelle,
· IM230 pour immobilisation corporelle
d- Etats : Les états d'Oracle FA sont
gérés au niveau des responsabilités. Chaque utilisateur,
et en fonction des responsabilités dont il dispose, peut lancer
simultanément ou successivement un ensemble d'états de sortie
:
· Balance des comptes d'amortissement.
· Etat annuel des créations d'immobilisations.
· Etat de contrôle des immobilisations.
· Etat de l'historique des transactions
· Etat des cessions d'immobilisations.
· Etat des immobilisations par catégorie.
· Etat des transferts d'immobilisations.
· Grand Livre des comptes d'amortissement.
· Journal d'écritures d'amortissement par centre
d'analyse.
2- : Acquisition des immobilisations : Le
module FA a une particularité au niveau de la responsabilité
d'accès et d'utilisation ; en effet il n'y a pas de spécification
de l'entité utilisatrice, ce qui explique la gestion centralisée
des immobilisations au niveau de la Direction financière.
Dés l'établissement du bulletin d'entrée
en immobilisation (BEI), l'agent responsable du magasin (matériel)
affecte un numéro d'inventaire commençant par G09 et contenant
sept chiffres mentionnant l'ordre chronologique d'acquisition, le saisit dans
le module FA et l'envoie à la Direction financière pour
immatriculation harmonisée.
Oracle FA offre quatre modes de saisie des nouvelles
immobilisations :
a- Acquisition express : L'acquisition
express est un processus de saisie manuelle et rapide des immobilisations.
Seules les informations essentielles sont saisies : description de
l'immobilisation, catégorie, lieu, livre, coût, etc.
b- Acquisition en détail : C'est un mode
de saisie manuelle. En plus des informations citées dans l'acquisition
express, il permet également d'indiquer :
· Les sous-composantes d'immobilisation ;
· Les lignes de la facture d'achat de l'immobilisation ;
· L'affectation de l'immobilisation.
· Acquisition en Haut Volume
c- Acquisition en haut volume :Le processus
d'acquisition en Haut Volume permet de créer une immobilisation dans
Oracle FA à partir des informations reçues du module Oracle AP.
En effet, ce processus transforme les lignes des factures d'achat
d'immobilisations, saisies et approuvées dans Oracle AP, et
centralisées dans Oracle GL, à des immobilisations dans Oracle
FA. La figure 20
illustre ce processus : Oracle AP
Oracle GL
Création d'immobilisation en HV
Transfert de la facture vers GL
Comptabilisation de la facture
Approbation de la facture
Saisie de la facture
Acquisition d'immobilisation HV
Imputation d'immobilisation en HV
Oracle FA
Figure 34 : Processus d'Acquisition en Haut Volume
dans Oracle FA
d- Immobilisations en-cours :Une
immobilisation en cours est une immobilisation que l'entreprise crée ou
transforme pendant une période donnée. Ce mode de saisie permet
de créer une immobilisation au fur et à mesure que les
financements de matières premières et de mains d'oeuvre se
produisent. Une immobilisation en cours, n'étant pas encore en service,
n'est pas amortissable. Une fois les travaux achevés, l'immobilisation
en cours peut être mise en service et amortie : c'est la capitalisation
d'une immobilisation en-cours.
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La création d'une immobilisation en-cours suit le
même processus que l'acquisition en Haut Volume. Initialement, il est
nul, au fur et à mesure que les lignes factures sont acquises à
partir d'Oracle AP, une fois capitalisée, le système met à
jour son coût par la somme des montants de toutes les lignes factures
saisies.
3- Mouvements des immobilisations :
Après l'entrée d'une immobilisation dans le patrimoine
de l'entreprise, celle-ci peut subir plusieurs natures de mouvements :
Ajustement, Transfert, Réévaluation, Reclassement, Cession,
etc.
Assurance et
Maintenance
Ajustement
Réévaluation
Immobilisation
Cession
Reclassement
Transfert
Figure 35 : Processus de gestion des immobilisations
dans Oracle FA
A l'exception de la réévaluation, tous les types
de mouvements sont applicables aussi bien à une immobilisation
capitalisée qu'à une immobilisation en cours. Oracle FA offre
également la possibilité de gérer les
événements de maintenance et l'assurance des immobilisations.
a- Ajustement des immobilisations : Oracle FA
permet de mettre à jour les informations financières pour une ou
plusieurs immobilisations. L'ajustement des immobilisations agit sur les
informations suivantes :
· Nombre d'unités de l'immobilisation ;
· Méthode et la durée d'amortissement de
l'immobilisation ;
· Coüt de l'immobilisation ;
· Date de mise en service de l'immobilisation.
b- Reclassement des immobilisations : Le
reclassement d'une ou plusieurs immobilisations est un processus qui permet de
mettre à jour ou de corriger des informations lors d'un changement de
catégorie. Lors du reclassement d'une immobilisation dans une
période ultérieure à celle dans laquelle elle a
été saisie, Oracle FA crée des pièces pour
transférer le coût et l'amortissement cumulé sur les
comptes coüt de l'immobilisation et amortissement cumulé de la
nouvelle catégorie. Oracle FA change également le compte de
dotation aux amortissements par celui par défaut de la nouvelle
catégorie.
c- Cession et sortie des immobilisations :
Oracle FA permet de gérer les mouvements de sortie des
immobilisations du patrimoine de l'entreprise. Cette opération concerne
toutes les formes de sortie des immobilisations : vol, perte,
détérioration, ventes, renvoi aux fournisseurs, etc. Oracle FA
offre en standard tous les champs nécessaires pour assurer le suivi du
processus de sortie d'une immobilisation du patrimoine de l'entreprise :
Numéro de l'immobilisation, Catégorie, Quantité
cédée, Produit de cession, Coût de cession, etc.
d- Transfert : Transfert : permet de
transférer une ou plusieurs immobilisations entre sites ou comptes
d'amortissements ;
e- Gestion de l'inventaire : Il fait le
rapprochement avec l'inventaire physique réalisé
4- Amortissement des immobilisations :
Oracle FA offre deux fonctionnalités de gestion des
amortissements d'immobilisations :
Lancement des amortissements : le traitement
d'amortissement est exécuté de façon indépendante
pour chacun des livres comptables et de gestion. Ce traitement calcule la
dotation aux amortissements. Il met à jour l'amortissement cumulé
depuis l'acquisition de l'immobilisation et l'amortissement cumulé de
l'exercice (Figure 22).
Simulation d'amortissements : Oracle FA
permet de simuler le processus d'amortissement d'une ou de plusieurs
immobilisations. L'utilisateur peut procéder à cette
opération avant de mettre à jour les paramètres
d'amortissement réels. Cette simulation est basée sur des
paramètres pouvant être différents des règles
d'amortissement définies (méthode et durée
d'amortissement, nombre de périodes, etc.). L'opération de
simulation ne présente aucun impact sur les données
réelles d'Oracle FA.
Figure 36 : Ecran de simulation d'amortissement dans
Oracle FA
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5- Comptabilisation des immobilisations :
Parmi les principaux atouts qu'offre Oracle FA, on trouve la
possibilité de gérer et comptabiliser les immobilisations dans
plusieurs livres. Ces livres sont de deux types :
Livre comptable : c'est le livre d'amortissement
qui alimente la comptabilité générale dans le module
Oracle GL.
Livre de gestion : Permet la gestion
courante des immobilisations. Il peut alimenter ou non la comptabilité
générale. On trouve plusieurs livres de gestion :
· Livre fiscal : c'est un livre
d'amortissement. Il n'alimente pas la comptabilité
générale. Il permet d'analyser les différents aspects
d'amortissement des immobilisations.
· Livre locatif : comme son nom l'indique,
ce livre permet la gestion des locations des immobilisations. Ce livre alimente
la comptabilité analytique.
· Livre budgétaire : ce livre
permet de faire des prévisions et des contrôles
budgétaires. Une immobilisation peut appartenir à plusieurs
livres, mais elle doit appartenir à un seul livre comptable. Chaque
immobilisation doit être affectée à un livre
d'amortissement comptable avant d'être transférée à
un livre de gestion. Une immobilisation peut également être
associée à des informations financières différentes
dans chaque livre. Les livres sont indépendants. Par conséquent,
l'amortissement peut être lancé pour chaque livre selon un
échéancier différent. Oracle FA permet d'ajouter une
immobilisation, mettre à jour les informations financières d'une
immobilisation ou copier un groupe d'immobilisations depuis le livre comptable
vers un livre de gestion.
· Livre de réévaluation :
Propre à l'OCP, il n'alimente pas la comptabilité, il
est utilisé pour gérer les immobilisations selon leurs coüts
d'origine
Création de pièces comptables :
un traitement standard d'Oracle FA permet de créer des
pièces comptables. Le traitement est lancé pour chaque livre pour
lequel la centralisation vers le module GL est autorisée. Le traitement
crée des pièces pour l'entité comptable appropriée
dans Oracle GL. Les différentes pièces créées sont
accessibles dans Oracle GL pour consultation ou imputation : Pièces
d'amortissement, d'ajustement, de réévaluation, de cession, de
capitalisation, etc.
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